Przedawnienie roszczeń z rękojmi i reklamacji – jak liczyć terminy

Określenia „termin reklamacji”, „termin rękojmi” i „przedawnienie” są często używane zamiennie, choć opisują różne kwestie. Najpierw trzeba ustalić, na jakiej podstawie prawnej kupujący lub zamawiający kieruje żądanie. Dopiero później można prawidłowo policzyć termin i ocenić, czy samo pismo reklamacyjne wystarczyło do ochrony roszczenia.

Znaczenie ma także to, czy umowę zawarto jako konsument, przedsiębiorca czy osoba fizyczna prowadząca działalność, ale kupująca rzecz bez zawodowego charakteru dla swojej firmy. W sprawach sprzed 1 stycznia 2023 r. mogą nadal obowiązywać wcześniejsze przepisy, dlatego data zawarcia umowy jest jednym z pierwszych dokumentów, które trzeba sprawdzić.

Kiedy roszczenie może się przedawnić

Przedawnieniu ulegają co do zasady roszczenia majątkowe, czyli żądania zmierzające do uzyskania świadczenia o wartości ekonomicznej, na przykład naprawy rzeczy, wymiany, zwrotu ceny, zapłaty kwoty odpowiadającej obniżeniu ceny albo odszkodowania. Po upływie terminu roszczenie nie znika automatycznie, ale jego przymusowe dochodzenie może zostać zablokowane przez skuteczny zarzut przedawnienia. Gdy roszczenie jest dochodzone przeciwko konsumentowi, sąd uwzględnia upływ terminu na zasadach szczególnych, co do zasady bez konieczności podnoszenia zarzutu przez konsumenta.

Reklamacja nie jest osobną podstawą prawną

Reklamację można oprzeć między innymi na niezgodności towaru z umową, rękojmi, gwarancji, nienależytym wykonaniu umowy, wadach dzieła albo przepisach szczególnych dotyczących określonej usługi. Każda z tych podstaw może mieć inny termin odpowiedzialności i inny termin przedawnienia. Dlatego samo ustalenie, kiedy wysłano reklamację, nie wystarcza.

Zakup konsumencki od 1 stycznia 2023 r.

Do umów zobowiązujących przedsiębiorcę do przeniesienia własności towaru na konsumenta, zawartych od 1 stycznia 2023 r., stosuje się przede wszystkim ustawę o prawach konsumenta. Przedsiębiorca odpowiada za brak zgodności towaru z umową istniejący w chwili dostarczenia i ujawniony w ciągu 2 lat od tej chwili, chyba że określony termin przydatności towaru do użycia jest dłuższy. Jeżeli brak zgodności ujawni się w tym okresie, domniemywa się zasadniczo, że istniał już przy dostarczeniu.

Dwuletni okres z ustawy o prawach konsumenta określa czasową granicę odpowiedzialności za ujawniony brak zgodności. Nie jest to jednak to samo co termin przedawnienia konkretnego roszczenia. UOKiK wskazuje, że roszczenia konsumenta z tego tytułu przedawniają się co do zasady po 6 latach. Termin należy liczyć od wymagalności konkretnego żądania, z uwzględnieniem reguły końca roku kalendarzowego.

Przepisy rozdziału dotyczącego konsumentów stosuje się również do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zawarta umowa jest bezpośrednio związana z jej działalnością, ale nie ma dla niej charakteru zawodowego wynikającego zwłaszcza z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG.

Klasyczna rękojmia i umowy zawarte wcześniej

Przy sprzedaży, do której stosuje się Kodeks cywilny w zakresie rękojmi, sprzedawca odpowiada zasadniczo wtedy, gdy wada fizyczna zostanie stwierdzona przed upływem 2 lat od wydania rzeczy, a w przypadku nieruchomości przed upływem 5 lat. Roszczenie o usunięcie wady albo wymianę rzeczy na wolną od wad przedawnia się co do zasady po roku od dnia stwierdzenia wady.

W przypadku konsumentów objętych wcześniejszym stanem prawnym roczny termin nie mógł zakończyć się przed upływem podstawowego okresu odpowiedzialności sprzedawcy. Te zasady mogą mieć znaczenie dla umów konsumenckich zawartych przed 1 stycznia 2023 r. oraz dla sprzedaży, w której kupującym nie jest konsument ani przedsiębiorca korzystający z ochrony konsumenckiej.

W obrocie między przedsiębiorcami rękojmia może zostać umownie ograniczona albo wyłączona. Nie chroni to jednak sprzedawcy, który wadę podstępnie zataił. Dodatkowo przedsiębiorca powinien niezwłocznie zbadać rzecz i zawiadomić sprzedawcę o wadzie, jeżeli jest to przyjęte przy rzeczach danego rodzaju; zaniechanie może prowadzić do utraty uprawnień z rękojmi.

Gwarancja, usługa i umowa o dzieło

Gwarancja jest dobrowolnym zobowiązaniem gwaranta, a jej zakres i czas trwania wynikają przede wszystkim z dokumentu gwarancyjnego. Jeżeli nie zastrzeżono innego terminu, gwarancja jakości trwa 2 lata od wydania rzeczy. Skorzystanie z gwarancji nie wyłącza ustawowych praw wobec sprzedawcy.

Przy reklamacji usługi, robót lub dzieła nie wolno automatycznie stosować terminów właściwych dla sprzedaży towaru. Przykładowo roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się co do zasady po 2 latach od oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane. W innych umowach mogą działać ogólne terminy 6-letnie albo 3-letnie, lecz pierwszeństwo ma zawsze przepis szczególny.

Jak liczyć termin przedawnienia w tej sprawie

Najbezpieczniej liczyć termin w pięciu etapach. Pominięcie jednego z nich może prowadzić do błędnego wniosku, że roszczenie nadal można dochodzić albo że jest już przedawnione.

Krok 1: ustal rodzaj umowy i status stron

Trzeba ustalić, czy chodzi o sprzedaż towaru, usługę, umowę o dzieło, roboty budowlane czy gwarancję. Następnie należy sprawdzić, czy kupujący działał jako konsument, przedsiębiorca czy osoba fizyczna objęta ochroną konsumencką z powodu niezawodowego charakteru umowy. W przypadku konsumenta istotne jest też, czy umowę zawarto przed 1 stycznia 2023 r., czy od tej daty.

Krok 2: odróżnij okres odpowiedzialności od przedawnienia

Okres odpowiedzialności odpowiada na pytanie, do kiedy wada albo brak zgodności powinny się ujawnić. Termin przedawnienia odpowiada natomiast na pytanie, jak długo można przymusowo dochodzić konkretnego roszczenia, które już powstało i stało się wymagalne. W praktyce obie daty mogą być różne.

Krok 3: ustal dzień wymagalności żądania

Zgodnie z Kodeksem cywilnym bieg przedawnienia rozpoczyna się zasadniczo w dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeżeli wymagalność zależy od działania uprawnionego, termin jest liczony tak, jakby uprawniony podjął to działanie w najwcześniej możliwym momencie. Nie można więc bez końca odkładać wysłania reklamacji lub wezwania i w ten sposób przesuwać początku przedawnienia.

Przy żądaniu naprawy lub wymiany znaczenie może mieć chwila, w której przedsiębiorca powinien wykonać obowiązek po otrzymaniu reklamacji. Przy zwrocie ceny po skutecznym odstąpieniu od umowy kluczowa będzie data, od której sprzedawca powinien zwrócić zapłatę. Przy odszkodowaniu trzeba ustalić, kiedy poszkodowany mógł skutecznie zażądać zapłaty skonkretyzowanej kwoty.

Krok 4: zastosuj właściwy sposób liczenia końca terminu

Dla ogólnych terminów 6-letniego i 3-letniego koniec przedawnienia przypada zasadniczo na ostatni dzień roku kalendarzowego. Jeżeli więc roszczenie konsumenta stało się wymagalne 15 maja 2024 r. i stosuje się termin 6-letni, termin upłynie co do zasady 31 grudnia 2030 r. Ta reguła nie ma zastosowania, gdy termin jest krótszy niż 2 lata. Dlatego rocznego terminu z art. 568 Kodeksu cywilnego nie przedłuża się automatycznie do końca roku.

Jeżeli ostatni dzień terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym. Trzeba jednak odróżnić termin przedawnienia od terminów zawitych, których skutkiem może być wygaśnięcie uprawnienia.

Krok 5: sprawdź wszystkie zdarzenia wpływające na bieg terminu

Należy przejrzeć korespondencję, protokoły, potwierdzenia napraw, ugody, pozwy, wnioski sądowe i dokumenty egzekucyjne. Szczególne znaczenie ma uznanie roszczenia przez zobowiązanego oraz czynności przed sądem lub organem egzekucyjnym. Daty tych zdarzeń mogą całkowicie zmienić wynik obliczenia.

Co przerywa albo zawiesza bieg przedawnienia

Przerwanie i zawieszenie przedawnienia wywołują różne skutki. Po przerwaniu termin biegnie na nowo. Przy zawieszeniu okres, który upłynął przed rozpoczęciem przeszkody, pozostaje zachowany, a po ustaniu przeszkody termin biegnie dalej.

Czynność przed sądem lub organem

Bieg przedawnienia przerywa co do zasady czynność przed sądem, sądem polubownym albo właściwym organem, podjęta bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. Typowym przykładem jest prawidłowo wniesiony pozew o konkretne roszczenie. Po przerwaniu przedawnienie nie biegnie na nowo do czasu zakończenia postępowania.

Nie każda czynność sądowa wywoła taki skutek w odniesieniu do każdego roszczenia. Pozew musi dotyczyć roszczenia, którego przedawnienie ma zostać przerwane, i powinien być skierowany przeciwko właściwej osobie. Dochodzenie naprawy nie zawsze zabezpieczy odrębne roszczenie o zapłatę innej kwoty, dlatego treść żądania wymaga precyzji.

Uznanie roszczenia przez sprzedawcę lub wykonawcę

Przedawnienie przerywa także uznanie roszczenia przez osobę zobowiązaną. Może to być wyraźne potwierdzenie obowiązku, zawarcie ugody, częściowa zapłata albo zachowanie, z którego jednoznacznie wynika świadomość długu i zamiar jego wykonania. Nie każda odpowiedź reklamacyjna, propozycja sprawdzenia towaru lub rozmowa o możliwości ugody będzie jednak uznaniem roszczenia.

Przy ocenie znaczenia korespondencji liczy się jej rzeczywista treść. Zdanie „przyjmujemy sprzęt do diagnostyki” nie musi oznaczać uznania obowiązku bezpłatnej naprawy, natomiast pisemne przyjęcie odpowiedzialności i zobowiązanie do zwrotu określonej kwoty może wywołać dalej idące skutki.

Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej

Obecnie roszczenia objęte umową o mediację mają zawieszony bieg przedawnienia przez czas trwania mediacji. Podobnie wniosek o zawezwanie do próby ugodowej prowadzi co do zasady do zawieszenia biegu na czas postępowania pojednawczego, a nie do rozpoczęcia całego terminu od nowa. To ważna zmiana w porównaniu z wcześniejszymi zasadami.

W sprawach z rękojmi art. 568 Kodeksu cywilnego przewiduje dodatkowo, że dochodzenie przed sądem albo sądem polubownym jednego z uprawnień z rękojmi zawiesza termin do wykonania pozostałych uprawnień do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Odpowiednie zasady stosuje się do mediacji.

Czego nie robi zwykła reklamacja lub wezwanie

Samo wysłanie reklamacji, ponaglenia, odwołania od odmowy, żądania zapłaty albo propozycji negocjacji nie przerywa automatycznie przedawnienia. Takie pismo może być konieczne do postawienia roszczenia w stan wymagalności, wykazania zachowania procedury albo uzyskania odpowiedzi, lecz nie zastępuje czynności sądowej ani uznania roszczenia przez zobowiązanego.

W relacji konsumenckiej przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Brak odpowiedzi w terminie oznacza co do zasady uznanie reklamacji. Nie należy jednak utożsamiać tego mechanizmu z automatycznym przerwaniem każdego możliwego roszczenia; trzeba zbadać treść reklamacji i dokładnie wskazane żądanie.

Naprawa gwarancyjna a termin gwarancji

Naprawa w ramach gwarancji może wpłynąć na sam okres gwarancyjny. Jeżeli gwarant dostarczył rzecz wolną od wad albo dokonał istotnej naprawy, termin gwarancji biegnie na nowo od dostarczenia rzeczy lub zwrotu rzeczy naprawionej. Gdy wymieniono tylko część, zasada ta dotyczy odpowiednio tej części. W pozostałych przypadkach termin gwarancji przedłuża się o czas, w którym z powodu wady nie można było korzystać z rzeczy.

Jak podnieść zarzut przedawnienia

Zarzut przedawnienia powinien być sformułowany jasno i odnosić się do konkretnego roszczenia. Samo napisanie, że sprawa jest „stara”, może być niewystarczające. W piśmie należy wskazać, że pozwany podnosi zarzut przedawnienia i z tego powodu wnosi o oddalenie powództwa w całości albo w odpowiedniej części.

Co powinno znaleźć się w piśmie

W odpowiedzi na pozew, sprzeciwie od nakazu zapłaty lub zarzutach od nakazu zapłaty warto przedstawić chronologię: datę zawarcia umowy, wydania rzeczy, stwierdzenia wady, reklamacji, wymagalności roszczenia oraz ewentualnych czynności wpływających na bieg terminu. Należy także wskazać właściwy przepis określający długość terminu oraz wyjaśnić, dlaczego upłynął przed wniesieniem pozwu.

• oznacz sąd, strony i sygnaturę akt;
• wskaż, jakiego żądania dotyczy zarzut;
• podaj datę wymagalności i sposób obliczenia końca terminu;
• odnieś się do twierdzeń o uznaniu długu, ugodzie, mediacji, pozwie lub egzekucji;
• dołącz dokumenty potwierdzające daty;
• sformułuj wniosek o oddalenie powództwa w zakresie przedawnionego roszczenia i o zasądzenie kosztów, jeżeli jest to zasadne.

Zarzut przedawnienia przeciwko konsumentowi

Jeżeli przedsiębiorca dochodzi przedawnionego roszczenia przeciwko konsumentowi, po upływie terminu nie można co do zasady domagać się jego zaspokojenia. Sąd powinien uwzględnić przedawnienie z urzędu. Mimo to konsument powinien przedstawić daty i dokumenty, ponieważ sąd może nie znać pełnej historii sprawy, a wierzyciel może powoływać się na przerwanie lub zawieszenie biegu.

W wyjątkowych przypadkach sąd może po rozważeniu interesów stron nie uwzględnić upływu terminu roszczenia przeciwko konsumentowi, jeżeli wymagają tego względy słuszności. Brane są pod uwagę między innymi długość terminu, okres opóźnienia i przyczyny niedochodzenia roszczenia.

Kiedy przedawnienie podnosi sprzedawca lub wykonawca

Jeżeli kupujący albo zamawiający dochodzi roszczenia po upływie terminu, sprzedawca lub wykonawca może podnieść zarzut przedawnienia najpóźniej na etapie, na którym pozwalają na to przepisy postępowania i koncentracja materiału procesowego. Zwlekanie jest ryzykowne, ponieważ spóźnione twierdzenia lub dowody mogą zostać pominięte.

Przedawnienie a wezwanie, pozew, nakaz zapłaty i egzekucja

Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty jest ważne dowodowo i może doprowadzić do wymagalności roszczenia, jeżeli termin świadczenia nie został wcześniej oznaczony. Co do zasady nie przerywa jednak przedawnienia. Nie należy więc zakładać, że każde kolejne wezwanie otwiera nowy termin.

Pozew

Prawidłowe wniesienie pozwu o konkretne roszczenie przed upływem terminu co do zasady przerywa przedawnienie. Skutek należy oceniać w odniesieniu do żądania objętego pozwem, stron procesu i podstawy faktycznej. Jeżeli pozew zostanie skutecznie cofnięty, zwrócony lub odrzucony, wpływ na przedawnienie może być inny niż przy merytorycznym zakończeniu sprawy.

Nakaz zapłaty

Nakaz zapłaty wymaga szybkiej reakcji. Termin na wniesienie sprzeciwu lub zarzutów wynika z pouczenia i rodzaju postępowania. Zarzut przedawnienia trzeba połączyć z innymi zarzutami dotyczącymi istnienia, wysokości i wymagalności roszczenia. Brak reakcji może doprowadzić do uprawomocnienia się nakazu, nawet gdy pozwany uważa roszczenie za bezzasadne.

Po prawomocnym orzeczeniu albo nakazie zapłaty roszczenie stwierdzone tytułem przedawnia się co do zasady po 6 latach. Roszczenia o świadczenia okresowe należne w przyszłości przedawniają się po 3 latach. Nie oznacza to jednak, że wcześniejsze zarzuty materialne można swobodnie podnosić dopiero na etapie egzekucji.

Egzekucja komornicza

Wniosek egzekucyjny i czynności w postępowaniu egzekucyjnym mogą przerwać bieg przedawnienia roszczenia stwierdzonego tytułem wykonawczym. Po zakończeniu postępowania termin biegnie na nowo. Dlatego przy ocenie dawnego długu trzeba przeanalizować wszystkie postępowania egzekucyjne, ich daty, zakres i sposób zakończenia.

Jeżeli egzekucja jest prowadzona na podstawie prawomocnego tytułu, sam zarzut, że pierwotna reklamacja była niezasadna albo towar był wadliwy, może nie wystarczyć. W zależności od sytuacji potrzebne może być powództwo przeciwegzekucyjne, wniosek o przywrócenie terminu lub próba wzruszenia tytułu z powodu wadliwego doręczenia. Dobór środka zależy od dokumentów i etapu sprawy.

Przykłady obliczenia terminu

Poniższe przykłady pokazują, dlaczego nie można stosować jednego schematu do każdej reklamacji.

FAQ

Czy złożenie reklamacji przerywa przedawnienie?

Co do zasady nie. Reklamacja może postawić roszczenie w stan wymagalności i ma znaczenie dowodowe, ale sama nie jest zwykle czynnością przerywającą przedawnienie. Skutek może powstać, jeżeli sprzedawca uzna roszczenie albo zostanie podjęta właściwa czynność przed sądem.

Czy na reklamację zawsze są 2 lata?

Nie. Dwa lata to często okres odpowiedzialności sprzedawcy za brak zgodności towaru albo wadę rzeczy, ale nie jest to uniwersalny termin dla każdej reklamacji. Inne zasady dotyczą usług, dzieła, nieruchomości, gwarancji i umów między przedsiębiorcami.

Czy konsument ma 6 lat na zgłoszenie każdej wady?

Nie. Brak zgodności towaru powinien zasadniczo ujawnić się w ciągu 2 lat od dostarczenia. Sześcioletni termin dotyczy przedawnienia powstałego roszczenia, a nie możliwości zgłaszania po sześciu latach wad, które ujawniły się dopiero po zakończeniu odpowiedzialności sprzedawcy.

Czy brak odpowiedzi na reklamację w 14 dni zatrzymuje przedawnienie?

Brak odpowiedzi przedsiębiorcy na reklamację konsumenta w terminie 14 dni oznacza co do zasady jej uznanie. Może to mieć istotne skutki, ale wpływ na przedawnienie trzeba ocenić na podstawie treści konkretnego żądania i dalszego zachowania stron.

Czy kolejne wezwanie do zapłaty rozpoczyna termin od nowa?

Nie. Jednostronne wezwanie wierzyciela nie rozpoczyna nowego terminu przedawnienia. Termin może biec od wymagalności roszczenia, a przerwać go może między innymi właściwa czynność sądowa lub uznanie roszczenia przez dłużnika.

Czy naprawa w ramach gwarancji przedłuża gwarancję?

Tak, w określonym zakresie. Po dostarczeniu rzeczy wolnej od wad albo istotnej naprawie termin gwarancji biegnie na nowo. W innych przypadkach przedłuża się o czas, w którym z powodu wady nie można było korzystać z rzeczy.

Czy sąd sam uwzględni przedawnienie?

W zwykłym sporze między podmiotami, które nie korzystają ze szczególnej ochrony, pozwany powinien podnieść zarzut przedawnienia. Gdy roszczenie jest dochodzone przeciwko konsumentowi, sąd co do zasady uwzględnia przedawnienie z urzędu, choć konsument nadal powinien przedstawić daty i dokumenty.

Czy przedawniona reklamacja oznacza, że wada nie istniała?

Nie. Przedawnienie nie rozstrzyga, czy wada istniała ani czy reklamacja była merytorycznie zasadna. Oznacza przede wszystkim ograniczenie możliwości przymusowego dochodzenia roszczenia po upływie właściwego terminu.

Podsumowanie

Przedawnienie roszczeń z rękojmi i reklamacji trzeba liczyć odrębnie dla konkretnej podstawy prawnej i konkretnego żądania. Najpierw należy ustalić datę umowy, status stron, moment wydania rzeczy lub oddania dzieła, ujawnienie wady oraz wymagalność roszczenia. Następnie trzeba sprawdzić, czy doszło do uznania roszczenia, mediacji, postępowania pojednawczego, wniesienia pozwu albo egzekucji.

Największym praktycznym błędem jest uznanie, że zwykła reklamacja lub kolejne wezwanie automatycznie zatrzymują termin. Gdy termin jest bliski, potrzebna jest analiza dokumentów i podjęcie środka, który rzeczywiście zabezpiecza roszczenie.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 117–125, art. 563, art. 568, art. 577–581 i art. 646.
• Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, w szczególności art. 7a, art. 7aa oraz art. 43a–43g.
• Materiały Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów dotyczące reklamacji i niezgodności towaru z umową.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.