Najdroższe błędy w postępowaniu przetargowym

Błędy w postępowaniu przetargowym

Złożenie oferty bez sprawdzenia warunków udziału

Pierwszym pytaniem nie powinno być to, czy da się przygotować ofertę, lecz czy wykonawca rzeczywiście spełnia wymagania zamawiającego. Warunki udziału muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i mają pozwalać na ocenę zdolności do należytego wykonania umowy. Jeżeli firma nie ma wymaganego doświadczenia, personelu, zdolności finansowej albo odpowiednich uprawnień, samo przygotowanie oferty nie poprawi jej sytuacji. W takich sprawach koszt błędu nie polega wyłącznie na utracie czasu. Może oznaczać także wydatki poniesione na przygotowanie dokumentów i brak realnych szans na uzyskanie zamówienia od samego początku.

Skupienie się wyłącznie na cenie 

Drugim częstym błędem jest skupienie się wyłącznie na cenie. Tymczasem zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów określonych w dokumentach zamówienia, a kryteria te powinny być opisane jednoznacznie i w sposób zrozumiały. Oznacza to, że wykonawca powinien wcześniej ocenić nie tylko własną kalkulację, ale również to, ile punktów może uzyskać za termin, parametry jakościowe, doświadczenie personelu lub inne elementy wskazane w SWZ. Oferta zgodna formalnie z wymaganiami może przegrać już na poziomie samej punktacji.

Przyjęcie ceny, której nie da się uzasadnić

Cena nadal ma duże znaczenie, ale problemem nie jest wyłącznie jej wysokość. Jeżeli zostanie skalkulowana zbyt nisko, zamawiający może zażądać wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny lub kosztu. Jeżeli wykonawca nie złoży wyjaśnień w terminie albo nie wykaże realności swojej kalkulacji, oferta podlega odrzuceniu. Z kolei cena zbyt wysoka może od początku pozbawiać ofertę konkurencyjności. Najdroższy błąd polega więc często nie na samej liczbie wpisanej w formularzu, lecz na przyjęciu kalkulacji, której nie da się później obronić ani ekonomicznie, ani prawnie.

Pominięcie ryzyk wynikających z projektu umowy

Wielu wykonawców zbyt późno analizuje projektowane postanowienia umowy. Tymczasem już w SWZ zamawiający określa warunki realizacji zamówienia, odpowiedzialność stron i często także mechanizmy kar umownych, terminy czy ryzyka organizacyjne. Może się więc okazać, że nawet wygrany przetarg nie będzie bezpieczny z perspektywy wykonawcy. Najdroższy błąd w postępowaniu przetargowym polega wtedy na tym, że firma walczy o kontrakt, którego warunki od początku były dla niej nadmiernie obciążające. Na tym etapie część przedsiębiorców zaczyna analizować, czy w danej sprawie potrzebne będzie wsparcie prawnika od zamówień publicznych, gdy ocena projektu umowy i dokumentacji przestaje być wyłącznie kwestią organizacyjną, a zaczyna bezpośrednio wpływać na bezpieczeństwo udziału w postępowaniu. Firmy korzystające ze stałej obsługi prawnej firm w Warszawie zwykle wychwytują takie ryzyka wcześniej, ponieważ mają projekt umowy przeanalizowany jeszcze przed przystąpieniem do postępowania.

Podsumowanie

Najczęściej popełnianym błędem w postępowaniu przetargowym jest złożenie oferty bez pełnej analizy SWZ, warunków udziału, kryteriów oceny, realności ceny i projektu umowy. To właśnie taka wstępna ocena pozwala odpowiedzieć, czy postępowanie jest dla danej firmy rzeczywiście osiągalne i opłacalne. Przedsiębiorcy najczęściej szukają właśnie pomocy na etapie oceny ryzyk jeszcze przed złożeniem oferty. W praktyce to właśnie ten moment najczęściej decyduje o tym, czy udział w przetargu będzie racjonalną decyzją biznesową, czy źródłem kosztownego błędu. Wsparciem w tym zakresie może być przykładowo Kancelaria Lenarczyk. W zamówieniach publicznych dobrze przygotowana decyzja przed złożeniem oferty bardzo często ma większe znaczenie niż późniejsze próby korygowania błędów.