Przedawnienie roszczenia o zapłatę kary umownej – terminy i zasady

Kara umowna zabezpiecza wykonanie zobowiązania niepieniężnego i może być należna między innymi za niewykonanie obowiązku, opóźnienie, zwłokę albo inne określone w umowie nienależyte wykonanie zobowiązania. Dla oceny przedawnienia nie wystarczy jednak znaleźć datę wystawienia noty księgowej i dodać do niej trzech lat.

Najpierw trzeba ustalić, jakie zdarzenie zgodnie z umową powodowało powstanie prawa do kary, kiedy wierzyciel mógł najwcześniej żądać jej zapłaty oraz jaki termin przedawnienia wynika z rodzaju roszczenia i stosunku prawnego. Szczególne znaczenie mają art. 117–125, art. 455 oraz art. 483–484 Kodeksu cywilnego.

Kiedy roszczenie o karę umowną staje się wymagalne

Wymagalność to moment, od którego wierzyciel może skutecznie domagać się spełnienia świadczenia. Zgodnie z art. 120 § 1 k.c. właśnie od wymagalności co do zasady rozpoczyna się bieg przedawnienia.

Jeżeli strony wskazały w umowie konkretny termin zapłaty kary albo określiły mechanizm pozwalający jednoznacznie ustalić ten termin, należy w pierwszej kolejności stosować postanowienia umowy. Przykładowo strony mogą ustalić, że kara staje się płatna w ciągu 7 dni od określonego zdarzenia albo w określonym dniu po stwierdzeniu naruszenia.

Jeżeli natomiast termin zapłaty nie został określony i nie wynika z właściwości zobowiązania, zastosowanie ma art. 455 k.c. Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem Sądu Najwyższego zobowiązanie do zapłaty kary umownej jest w takiej sytuacji co do zasady zobowiązaniem bezterminowym i powinno zostać wykonane niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do zapłaty.

Nie oznacza to jednak, że wierzyciel może przesuwać początek przedawnienia w nieskończoność. Art. 120 § 1 zdanie drugie k.c. stanowi, że jeżeli wymagalność zależy od czynności wierzyciela, termin przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby wierzyciel podjął tę czynność w najwcześniej możliwym terminie.

Termin przedawnienia w relacjach konsumenckich i między przedsiębiorcami

Art. 118 k.c. przewiduje obecnie, że jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat. Dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin wynosi 3 lata.

Przy karze umownej status dłużnika nie jest jedynym kryterium. Należy przede wszystkim zbadać, czy roszczenie wierzyciela jest związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą oraz czy dla danego rodzaju umowy ustawodawca nie przewidział terminu szczególnego.

Dla terminów z art. 118 k.c. koniec przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Przykładowo jeżeli trzyletni termin rozpoczyna bieg w 2026 r., to przy zastosowaniu wyłącznie art. 118 k.c. przedawnienie co do zasady nastąpi z końcem odpowiedniego roku kalendarzowego po upływie trzech lat.

Nie należy jednak automatycznie przyjmować terminu 3 albo 6 lat bez ustalenia rodzaju umowy. Przepisy szczególne mogą regulować przedawnienie odmiennie. Przykładem jest art. 646 k.c. dotyczący roszczeń z umowy o dzieło. Sąd Najwyższy wskazywał, że kara umowna zabezpieczająca obowiązek należący do istoty takiej umowy może podlegać szczególnym zasadom przedawnienia właściwym dla umowy o dzieło. Nie każda kara wpisana do dokumentu nazwanego umową o dzieło automatycznie podlega jednak art. 646 k.c.

Jeżeli roszczenie powstało przed 9 lipca 2018 r., konieczne może być również zastosowanie przepisów przejściowych nowelizacji Kodeksu cywilnego z 13 kwietnia 2018 r. W starszych sprawach nie powinno się zatem ustalać terminu wyłącznie według obecnego brzmienia art. 118 k.c.

Kara za opóźnienie, zwłokę, odstąpienie albo niewykonanie umowy — moment rozpoczęcia biegu

Moment rozpoczęcia przedawnienia zależy od tego, jakie dokładnie naruszenie zostało zabezpieczone karą. Samo określenie kary procentowo nie przesądza jeszcze początku biegu terminu.

Kara za opóźnienie lub zwłokę

Jeżeli kara została zastrzeżona za nieterminowe wykonanie obowiązku niepieniężnego, podstawowym zdarzeniem jest upływ terminu, w którym dłużnik powinien był wykonać zobowiązanie. Od tego momentu może powstać stan opóźnienia albo zwłoki i zaczynają występować przesłanki naliczania kary.

Trzeba następnie sprawdzić sposób określenia wymagalności samej kary. Jeżeli umowa przewiduje osobny termin jej zapłaty, istotny jest ten mechanizm. Jeżeli terminu nie ma, zastosowanie może mieć art. 455 k.c., z uwzględnieniem art. 120 § 1 k.c. dotyczącego najwcześniejszego możliwego podjęcia czynności przez wierzyciela.

W orzecznictwie występują również rozstrzygnięcia odnoszące początek przedawnienia kary za zwłokę w wykonaniu określonego obowiązku do chwili bezskutecznego upływu terminu wykonania tego obowiązku. Przykładowo w sprawach dotyczących kar za zwłokę w usunięciu wad Sąd Najwyższy wskazywał na pierwszy dzień po upływie wyznaczonego terminu do usunięcia wad. Dlatego mechanizm z konkretnej umowy i rodzaj zabezpieczonego obowiązku mają zasadnicze znaczenie.

Kara związana z odstąpieniem od umowy

Jeżeli kara została skutecznie zastrzeżona na wypadek odstąpienia od umowy z określonej przyczyny, trzeba sprawdzić moment ziszczenia się wszystkich przesłanek takiej kary. Zwykle istotne będzie skuteczne złożenie oświadczenia o odstąpieniu oraz wystąpienie przyczyny objętej postanowieniem o karze.

Nie można automatycznie liczyć terminu od pierwotnej daty zawarcia umowy ani od dnia, w którym wierzyciel po raz pierwszy zaczął rozważać odstąpienie. Znaczenie ma treść klauzuli i zdarzenie, z którym strony rzeczywiście powiązały obowiązek zapłaty.

Kara za całkowite niewykonanie zobowiązania

Przy karze za niewykonanie trzeba ustalić, kiedy można było definitywnie stwierdzić, że obowiązek nie zostanie wykonany w sposób przewidziany przez umowę. Czasami będzie to bezskuteczny upływ określonego terminu, a w innych sytuacjach dodatkowe zdarzenie przewidziane przez strony.

Kolejne naruszenia i kary naliczane za każdy dzień — jedno czy wiele roszczeń

Postanowienie przewidujące przykładowo 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia określa przede wszystkim sposób obliczania wysokości kary. Nie oznacza automatycznie, że kara jest świadczeniem okresowym albo że każdego dnia powstaje całkowicie niezależne roszczenie przedawniające się na zasadach właściwych dla odsetek.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszcza się ustalanie kary jako określonej stawki za dzień zwłoki. Sam taki sposób obliczenia nie rozstrzyga jednak wszystkich zagadnień związanych z wymagalnością. Trzeba ustalić, czy umowa tworzy jedną karę narastającą do określonego zdarzenia, czy też przewiduje odrębne kary za osobne naruszenia.

Przykładowo czym innym jest jedna kara za 40 dni zwłoki w oddaniu tego samego przedmiotu umowy, a czym innym cztery niezależne naruszenia czterech różnych obowiązków, z których każde zostało objęte osobną karą. W drugim przypadku poszczególne roszczenia mogą mieć różne daty powstania i wymagalności, a w konsekwencji różne daty przedawnienia.

Nie można także przyjmować, że wierzyciel może dowolnie zwiększać karę przez wieloletnie pozostawianie naruszenia bez reakcji. Znaczenie mogą mieć między innymi przedawnienie, zasady odpowiedzialności kontraktowej, sposób skonstruowania klauzuli oraz możliwość miarkowania rażąco wygórowanej kary.

Wezwanie do zapłaty, nota obciążeniowa, uznanie długu i przerwanie biegu

Wezwanie do zapłaty ma duże znaczenie dla wymagalności kary, jeżeli strony wcześniej nie oznaczyły terminu jej zapłaty. Nie należy jednak mylić wymagalności z przerwaniem przedawnienia.

Samo wysłanie przez wierzyciela wezwania do zapłaty zasadniczo nie przerywa biegu przedawnienia. Podobnie jest z jednostronnym wystawieniem noty obciążeniowej. Dokument taki może w konkretnych okolicznościach pełnić funkcję wezwania do zapłaty, jeżeli jego treść i sposób doręczenia wskazują, że wierzyciel żąda spełnienia świadczenia, ale nie oznacza to automatycznie przerwania przedawnienia.

Art. 123 k.c. przewiduje natomiast przerwanie przedawnienia między innymi przez odpowiednią czynność przed sądem, innym właściwym organem albo sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia. Bieg przerywa również uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.

Uznanie może przybrać formę wyraźnego oświadczenia, ale w określonych okolicznościach znaczenie może mieć także zachowanie dłużnika wskazujące, że traktuje on roszczenie jako istniejące, na przykład jednoznaczna prośba o rozłożenie konkretnego długu na raty. Każdy taki przypadek wymaga jednak oceny treści oświadczeń i całego kontekstu. Nie każde podjęcie negocjacji oznacza uznanie roszczenia.

Po przerwaniu przedawnienia co do zasady biegnie ono na nowo. Jeżeli przerwanie nastąpiło przez czynność w postępowaniu przed sądem, odpowiednim organem albo sądem polubownym, przedawnienie nie biegnie na nowo do chwili zakończenia tego postępowania.

Trzeba odróżnić przerwanie od zawieszenia. W aktualnym stanie prawnym roszczenia objęte umową o mediację podlegają zawieszeniu przedawnienia przez czas trwania mediacji, a roszczenia objęte wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej – przez czas trwania postępowania pojednawczego. Nie należy więc posługiwać się dawną zasadą, zgodnie z którą samo wszczęcie tych procedur zawsze rozpoczynało cały termin od nowa.

Zarzut przedawnienia, miarkowanie kary i roszczenie o odszkodowanie ponad karę

W sporze między podmiotami, do którego nie stosuje się szczególnej ochrony konsumenta, upływ terminu przedawnienia co do zasady umożliwia dłużnikowi uchylenie się od zaspokojenia roszczenia. W praktyce procesowej konieczne jest więc prawidłowe powołanie się na przedawnienie i wskazanie okoliczności pozwalających obliczyć termin.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedawnione roszczenie przysługuje przeciwko konsumentowi. Art. 117 § 2¹ k.c. przewiduje, że po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia takiego roszczenia. Sąd bierze tę ochronę pod uwagę niezależnie od typowego mechanizmu zarzutu stosowanego w sporach między profesjonalistami. W wyjątkowych przypadkach art. 117¹ k.c. pozwala sądowi, po rozważeniu interesów stron i względów słuszności, nie uwzględnić upływu terminu roszczenia przeciwko konsumentowi.

Przedawnienie i miarkowanie to dwa odrębne sposoby obrony. Jeżeli kara nie jest przedawniona, dłużnik może w odpowiedniej sytuacji domagać się jej zmniejszenia na podstawie art. 484 § 2 k.c. Przepis pozwala na miarkowanie, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Sam fakt, że kara jest wysoka, nie oznacza automatycznie jej przedawnienia ani odwrotnie.

Trzeba też odróżnić karę od dodatkowego odszkodowania. Z art. 484 § 1 k.c. wynika, że wierzyciel nie może żądać odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę, chyba że strony dopuściły taką możliwość w umowie. Jeżeli umowa przewiduje dochodzenie szkody ponad karę, roszczenie odszkodowawcze należy zbadać osobno również pod względem jego podstawy i przedawnienia.

Tak samo osobno należy analizować odsetki należne z powodu nieterminowej zapłaty już wymagalnej kary. Nie należy utożsamiać terminu przedawnienia samej kary z terminem dotyczącym należności odsetkowych.

FAQ

Czy kara umowna zawsze przedawnia się po 3 latach?

Nie. Trzyletni termin jest typowy dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą. Na zasadach ogólnych inne roszczenia przedawniają się po 6 latach, a przepisy szczególne dotyczące danego rodzaju umowy mogą przewidywać jeszcze inny termin.

Czy wystawienie noty obciążeniowej rozpoczyna termin przedawnienia?

Nie zawsze. Nota może mieć znaczenie jako wezwanie do zapłaty, gdy umowa nie wskazuje terminu spełnienia świadczenia. Początek przedawnienia trzeba jednak oceniać także według art. 120 § 1 k.c., który nie pozwala wierzycielowi dowolnie opóźniać rozpoczęcia biegu przez zwlekanie z czynnością potrzebną do uzyskania wymagalności.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie kary umownej?

Co do zasady nie. Jest to jednostronna czynność wierzyciela. Przerwanie może nastąpić między innymi przez uznanie roszczenia przez dłużnika albo odpowiednią czynność przed sądem lub innym właściwym organem wskazanym w art. 123 k.c.

Czy kara naliczana za każdy dzień jest świadczeniem okresowym?

Nie należy tego zakładać tylko dlatego, że do jej obliczenia wykorzystano stawkę dzienną. Taki zapis może oznaczać jedynie metodę ustalenia wysokości jednej narastającej kary. O charakterze roszczenia decyduje konstrukcja konkretnego postanowienia i zabezpieczonego obowiązku.

Czy strony mogą w umowie wydłużyć termin przedawnienia kary do 10 lat?

Nie. Zgodnie z art. 119 k.c. terminów przedawnienia nie można skracać ani przedłużać przez czynność prawną. Strony mogą natomiast regulować termin wykonania zobowiązania i zasady zapłaty kary, co w granicach prawa może wpływać na ustalenie wymagalności.

Czy przedawnienie oznacza, że kara umowna automatycznie znika?

W zwykłych stosunkach cywilnych przedawnienie co do zasady daje dłużnikowi możliwość uchylenia się od zaspokojenia roszczenia. Szczególna reguła obowiązuje dla roszczeń przeciwko konsumentom – po przedawnieniu nie można żądać ich zaspokojenia, z zastrzeżeniem wyjątkowej kompetencji sądu wynikającej z art. 117¹ k.c.

Czy można jednocześnie podnosić przedawnienie i żądać zmniejszenia kary?

Są to odrębne zagadnienia. Przedawnienie dotyczy możliwości skutecznego dochodzenia roszczenia po upływie określonego czasu, natomiast miarkowanie z art. 484 § 2 k.c. dotyczy wysokości kary, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana.

Od jakiej daty liczyć termin, jeżeli w umowie nie ma terminu zapłaty kary?

Należy uwzględnić art. 455 i art. 120 § 1 k.c. Kara jest co do zasady świadczeniem bezterminowym wymagającym wezwania, ale dla przedawnienia znaczenie ma również najwcześniejszy moment, w którym wierzyciel mógł podjąć czynność prowadzącą do jej wymagalności. Dokładna data zależy od rodzaju naruszenia i treści umowy.

Podsumowanie

Przy ocenie przedawnienia kary umownej należy rozpocząć od umowy, a nie od samej noty obciążeniowej. Trzeba ustalić zabezpieczony obowiązek, datę jego naruszenia, zasady wymagalności kary oraz najwcześniejszy moment, w którym wierzyciel mógł żądać zapłaty.

Następnie należy określić właściwy termin – najczęściej 3 albo 6 lat – i sprawdzić przepisy szczególne dotyczące rodzaju umowy. Na końcu trzeba przeanalizować zdarzenia, które mogły przerwać lub zawiesić bieg, w szczególności czynności sądowe, uznanie roszczenia, mediację i postępowanie pojednawcze. W starszych sprawach znaczenie mogą mieć także przepisy przejściowe z 2018 r.

Jeżeli termin jest bliski albo jedna ze stron twierdzi, że kara już się przedawniła, praktycznie najważniejsze jest przygotowanie chronologii zdarzeń wraz z dokumentami. Kilka różnych dat – termin wykonania, naruszenie, odstąpienie, wezwanie, uznanie długu czy pozew – może prowadzić do zupełnie odmiennego wyniku.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 117–125, art. 455, art. 483–484 oraz art. 646.
• Ustawa z dnia 13 kwietnia 2018 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw – przepisy przejściowe dotyczące przedawnienia.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 5 listopada 2014 r., III CZP 76/14 – wymagalność roszczenia o karę umowną przy braku określonego terminu zapłaty.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 19 października 2018 r., I CSK 249/18 – wezwanie do zapłaty a wymagalność kary umownej.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 maja 2021 r., IV CSKP 58/21 – kara naliczana za każdy dzień zwłoki i znaczenie przedawnienia.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 2006 r., IV CSK 178/06 – termin przedawnienia kary a charakter obowiązku wynikającego z umowy o dzieło.