Dlaczego nabywca nie poprawi już faktury samodzielnie?

Faktura przyjęta przez system staje się dokumentem zapisanym w rejestrze państwowym i nie można jej edytować. 

Numer KSeF przypisany do pliku XML identyfikuje konkretną treść, więc jakakolwiek zmiana musiałaby oznaczać powstanie nowego dokumentu. Stąd jedyną dopuszczalną formą poprawki jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Dla nabywcy zmiana ma wymiar praktyczny. Zauważony błąd trzeba zgłosić kontrahentowi i poczekać, aż ten wystawi korektę, co wydłuża obieg dokumentu i bywa źródłem nieporozumień przy rozliczeniu płatności. W interesie obu stron leży więc wychwycenie pomyłki jeszcze przed wysyłką pliku do systemu. Programy zintegrowane z KSeF, takie jak Afaktury, pobierają dane kontrahenta z bazy GUS i pozwalają sprawdzić je na białej liście podatników VAT, zanim dokument opuści firmę.

Warto dodać, że KSeF nie zlikwidował not księgowych. Nadal można je wystawiać, ale poza systemem, bo nie są fakturami w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak poprawić błąd w fakturze przyjętej do systemu?

System nie weryfikuje poprawności merytorycznej dokumentu. Sprawdza wyłącznie zgodność pliku ze wzorem struktury logicznej oraz uprawnienia osoby wysyłającej. Faktura z zawyżoną kwotą, błędną stawką czy pomyloną nazwą usługi zostanie przyjęta i otrzyma numer KSeF. Sposób poprawy zależy od rodzaju błędu:

  • błędna cena, ilość, stawka VAT lub kwota należności ogółem – wystarczy zwykła faktura korygująca,
  • pomyłka w nazwie towaru lub usługi – również faktura korygująca,
  • błąd w adresie sprzedawcy lub nabywcy – także korekta, mimo że ewidencja JPK_VAT nie zawiera pola adresowego,
  • niewłaściwy numer NIP nabywcy – korekta do zera oraz nowa faktura pierwotna,
  • plik odrzucony przez system – ani korekta, ani anulowanie, tylko poprawiony plik wysłany ponownie.

Ostatni przypadek bywa mylony z pozostałymi. Odrzucenie pliku oznacza, że faktura w ogóle nie została wystawiona, więc nie ma czego korygować ani anulować. Trzeba przygotować nowy dokument i przesłać go jeszcze raz. 

Przepisy nie ograniczają natomiast liczby korekt do jednego dokumentu. Można ich wystawić tyle, ile potrzeba, aby doprowadzić rozliczenie do prawidłowego stanu.

Co zrobić, gdy faktura trafiła na niewłaściwego kontrahenta?

Błędny numer NIP nabywcy to najczęstszy przypadek wymagający dwóch dokumentów zamiast jednego. Ministerstwo Finansów zaleca wystawienie faktury korygującej do zera z błędnym numerem NIP, a następnie nowej faktury pierwotnej z poprawnym numerem. Wynika to z konstrukcji systemu: dokument z błędnym NIP pozostaje widoczny dla podmiotu o tym numerze, jeżeli taki istnieje.

Osobna zasada obowiązuje przy fakturach wystawionych w trybach offline. Korektę można wystawić dopiero po tym, jak faktura pierwotna otrzyma numer KSeF. Dopóki dokument czeka na dosłanie do systemu, nie ma do czego odnieść korekty. Z tego powodu wystawienie faktury korygującej wymaga wcześniejszego sprawdzenia, czy dokument pierwotny jest już zarejestrowany.

Jakie dane musi zawierać korekta zbiorcza?

Przy korekcie obejmującej kilka faktur przepisy wymagają pełnej identyfikacji dokumentów pierwotnych. Faktura korygująca zbiorcza wskazuje dla każdej z nich:

  • numer nadany przez podatnika,
  • numer KSeF przydzielony przez system,
  • datę wystawienia.

Czy można skorygować fakturę wystawioną przed wejściem KSeF?

System obsługuje korekty do faktur z poprzednich lat, w tym z 2025 r., czyli sprzed obowiązkowego fakturowania w KSeF. Korektę wystawia sprzedawca, a dokument pierwotny identyfikuje się numerem, który nadał mu podatnik, ponieważ numeru KSeF wtedy nie było. Dla firm oznacza to, że przejście na faktury w KSeF nie zamyka drogi do rozliczenia starszych transakcji.

Zmiana zasad korygowania jest tym elementem reformy, który najmocniej dotyka relacji między kontrahentami. Ciężar poprawienia dokumentu spoczywa wyłącznie na wystawcy, a nabywcy pozostaje zgłoszenie uwag i oczekiwanie na korektę. Dlatego weryfikacja danych przed wysłaniem pliku do systemu przestaje być formalnością, a staje się elementem ograniczającym spory o rozliczenia.

Źródła:

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/