Zwolnienie od kosztów sądowych – jak wykazać sytuację finansową

W sprawie o zwolnienie od kosztów sądowych sąd nie bada wyłącznie wysokości miesięcznej pensji. Znaczenie ma cała sytuacja ekonomiczna: skład gospodarstwa domowego, regularne i nieregularne dochody, oszczędności, nieruchomości i inne składniki majątku, zadłużenie oraz rzeczywiście konieczne koszty utrzymania. Dlatego skuteczny wniosek powinien przedstawiać spójny obraz domowego budżetu i umożliwiać sądowi ocenę, czy zapłata kosztów postępowania uszczupli środki potrzebne na podstawowe utrzymanie.

Jaki środek procesowy wybrać

Właściwym środkiem jest wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych. Osoba fizyczna może domagać się zwolnienia, jeżeli z jej oświadczenia wynika, że nie jest w stanie ponieść kosztów bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny albo że poniesienie kosztów narazi ją na taki uszczerbek. Wynika to z art. 102 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Nie trzeba ograniczać żądania do wariantu „wszystko albo nic”. Jeżeli część kosztów jesteś w stanie ponieść, możesz wnioskować o zwolnienie częściowe. Na podstawie art. 101 tej ustawy sąd może zwolnić stronę od ułamkowej lub procentowej części kosztów, od określonej kwoty, od niektórych opłat lub wydatków, a w odpowiednich przypadkach także w odniesieniu do części dochodzonego roszczenia.

Kiedy warto wnosić o zwolnienie częściowe

Zwolnienie częściowe jest praktycznym rozwiązaniem wtedy, gdy jednorazowa pełna opłata przekracza możliwości domowego budżetu, ale zapłata mniejszej kwoty nie zagraża podstawowym potrzebom. W samym wniosku można wskazać, jaką część kosztów wnioskodawca jest realnie w stanie ponieść. Nie wiąże to sądu, ale pokazuje konkretnie skalę trudności finansowej.

Jeżeli problemem jest także koszt profesjonalnego pełnomocnika, trzeba odróżnić dwie instytucje. Zwolnienie od kosztów sądowych dotyczy kosztów sądowych, natomiast ustanowienie adwokata lub radcy prawnego z urzędu wymaga odrębnego wniosku i oceny przesłanek z Kodeksu postępowania cywilnego. Oba wnioski mogą być jednak składane łącznie, a osoba fizyczna dołącza wówczas jedno oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania.

Terminy, opłaty i wymogi formalne pisma

Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych można zgłosić na piśmie albo ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. Osoba fizyczna, która nie mieszka w miejscowości będącej siedzibą tego sądu, może złożyć wniosek w sądzie rejonowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania; sąd ten przesyła wniosek sądowi właściwemu.

Sam wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych jest wolny od opłaty sądowej.

Ustawa nie ustanawia jednego ogólnego terminu, w którym zawsze trzeba złożyć pierwszy wniosek. Jeżeli jednak obowiązek zapłaty opłaty już powstał i biegnie termin do jej uiszczenia, nie należy czekać do jego końca. Wniosek powinien trafić do sądu przed upływem terminu do opłacenia pisma, aby można było zastosować reguły z art. 112 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Co powinno znaleźć się we wniosku

Pismo powinno spełniać ogólne wymagania pisma procesowego. W praktyce warto zamieścić:

• oznaczenie sądu i wydziału, a w toczącej się sprawie także sygnaturę,
• dane wnioskodawcy i jego status procesowy,
• jednoznaczne żądanie zwolnienia w całości albo w określonej części,
• krótkie uzasadnienie wyjaśniające, dlaczego zapłata kosztów naruszyłaby konieczne utrzymanie wnioskodawcy lub rodziny,
• wskazanie najważniejszych załączników,
• podpis.

Najważniejszym obowiązkowym załącznikiem osoby fizycznej jest oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania, sporządzone według urzędowego wzoru. Jeżeli oświadczenia nie ma albo nie zawiera wszystkich wymaganych danych, stosuje się art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego. Zasadniczo oznacza to wezwanie do uzupełnienia braku w terminie tygodniowym pod rygorem zwrotu pisma. Jest jednak istotny wyjątek: gdy stronę reprezentuje adwokat lub radca prawny, a wniosek o zwolnienie złożono bez wymaganego oświadczenia, przewodniczący zwraca taki wniosek bez wzywania do uzupełnienia.

Ustawa przewiduje, że wniosek powinien zostać rozpoznany w terminie 7 dni od złożenia albo uzupełnienia braków formalnych. Jest to ustawowy termin rozpoznania wniosku; nie należy jednak zakładać, że w praktyce zawsze oznacza doręczenie rozstrzygnięcia w ciągu dokładnie siedmiu dni.

Co dzieje się z terminem do opłacenia pisma

Jeżeli wniosek o zwolnienie został złożony przed upływem terminu do opłacenia pisma, a następnie prawomocnie oddalony, przewodniczący wzywa stronę do opłacenia pisma na podstawie art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego. Dla strony niereprezentowanej przez profesjonalnego pełnomocnika oznacza to co do zasady tygodniowy termin wskazany w tym przepisie.

Od profesjonalnych pełnomocników ustawa wymaga większej samodzielności. W przypadku pisma podlegającego opłacie stałej albo stosunkowej obliczonej od wartości podanej przez stronę art. 112 ust. 3 przewiduje szczególny tygodniowy termin liczony od doręczenia lub ogłoszenia postanowienia oddalającego wniosek, a po wniesieniu zażalenia w terminie – od doręczenia lub ogłoszenia postanowienia oddalającego zażalenie.

Dowody, świadkowie i dokumenty w sprawie

Urzędowe oświadczenie jest punktem wyjścia, ale jego treść powinna być konkretna. Formularz wymaga podania danych o gospodarstwie domowym, nieruchomościach, oszczędnościach, prawach majątkowych, wierzytelnościach, wartościowych ruchomościach, dochodach oraz stałych zobowiązaniach i wydatkach. Dane należy podawać według stanu aktualnego na dzień sporządzenia oświadczenia.

Jak opisać dochody

Nie ograniczaj się do jednej kwoty wynagrodzenia. Wskaż wszystkie realne źródła utrzymania członków wspólnego gospodarstwa domowego, na przykład wynagrodzenie za pracę, emeryturę, rentę, umowy cywilnoprawne, alimenty, dochód z najmu czy działalności gospodarczej. Jeżeli dochód jest nieregularny, dobrze pokazać kilka miesięcy i wyjaśnić wahania zamiast wybierać tylko miesiąc najkorzystniejszy dla wniosku.

Jak opisać majątek i oszczędności

Trzeba ujawnić posiadane nieruchomości, oszczędności, środki na rachunkach, wartościowe prawa majątkowe i inne składniki wymagane formularzem. Sam fakt posiadania mieszkania, samochodu albo innego majątku nie przesądza automatycznie o odmowie, ale zatajenie składnika majątkowego podważa wiarygodność całego oświadczenia. Jeżeli składnik majątku nie zapewnia środków, które można realnie przeznaczyć na opłatę, warto krótko wyjaśnić dlaczego, na przykład z powodu współwłasności, obciążenia kredytem albo koniecznego wykorzystania do codziennego funkcjonowania.

Jak opisać wydatki

Najlepiej oddzielić wydatki konieczne od wydatków uznaniowych. Do pierwszej grupy mogą należeć czynsz, media, żywność, leki, leczenie, rehabilitacja, koszty dojazdów niezbędnych do pracy, alimenty czy raty zobowiązań, jeżeli rzeczywiście obciążają miesięczny budżet. Samo podanie łącznej kwoty „wydatki 5000 zł” jest mało czytelne. Sąd powinien móc zobaczyć, z czego ta kwota wynika.

Jakie dokumenty warto dołączyć

Przepisy wymagają przede wszystkim prawidłowo wypełnionego urzędowego oświadczenia. Dodatkowe dokumenty nie mają jednak charakteru zbędnego dodatku: mogą potwierdzać twierdzenia, szczególnie gdy sytuacja jest złożona albo kwoty budzą wątpliwości. W zależności od sytuacji przydatne mogą być:

• zaświadczenie o wynagrodzeniu lub odcinki wypłat,
• decyzja o emeryturze, rencie albo świadczeniu,
• zeznanie podatkowe lub dokumenty rozliczeniowe przedsiębiorcy,
• wyciągi z rachunków bankowych pokazujące wpływy i stan środków,
• umowa najmu i potwierdzenia czynszu,
• rachunki za media,
• dokumenty dotyczące kosztów leczenia, leków lub rehabilitacji,
• umowy kredytowe, harmonogramy spłat i potwierdzenia bieżących rat,
• dokumenty potwierdzające obowiązek alimentacyjny albo inne stałe obciążenia.

Nie ma potrzeby załączać przypadkowego stosu dokumentów. Każdy załącznik powinien potwierdzać konkretną informację z oświadczenia albo uzasadnienia. Jeżeli dokument obejmuje dane niezwiązane ze sprawą, warto rozważyć, czy są potrzebne w pełnym zakresie.

Czy potrzebni są świadkowie

W typowym wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych najważniejsze są oświadczenie i dokumenty. Dowód z zeznań świadków nie jest standardowym sposobem wykazywania wysokości dochodu czy salda rachunku. Może mieć znaczenie wyjątkowo, gdy określonej okoliczności nie da się rozsądnie wykazać dokumentem, ale wniosek finansowy powinien być przede wszystkim możliwie dobrze udokumentowany.

Co zrobić po zwrocie, oddaleniu albo przegranej

Zwrot z powodu braków

Jeżeli sąd wezwie do uzupełnienia formularza lub innego braku, trzeba wykonać wezwanie dokładnie w zakreślonym terminie. Art. 130 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje zasadniczo termin tygodniowy. Po bezskutecznym upływie terminu przewodniczący zwraca pismo. Jeżeli wniosek składa profesjonalny pełnomocnik bez obowiązkowego oświadczenia, działa wspomniana wyżej reguła szczególna z art. 102 ust. 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – zwrot następuje bez wezwania do uzupełnienia.

Oddalenie wniosku

Na postanowienie sądu pierwszej instancji odmawiające zwolnienia od kosztów sądowych przysługuje zażalenie do innego składu tego sądu na podstawie art. 394^1a § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Do tego zażalenia stosuje się odpowiednio art. 394 § 2 i 3, dlatego termin wynosi co do zasady tydzień od doręczenia postanowienia z uzasadnieniem, a w przypadkach wskazanych w przepisie – od ogłoszenia albo doręczenia postanowienia.

W zażaleniu nie wystarczy napisać, że decyzja jest niesprawiedliwa. Trzeba wskazać, gdzie sąd błędnie ocenił materiał: pominął rzeczywisty koszt leczenia, przyjął dochód brutto zamiast realnie dostępnych środków, nie uwzględnił osób pozostających na utrzymaniu albo niewłaściwie ocenił dostępność określonego majątku. Jeżeli pojawiły się nowe dokumenty, należy wyjaśnić ich znaczenie i – gdy to potrzebne – dlaczego nie zostały przedstawione wcześniej.

Jeżeli odmowę wydał sąd drugiej instancji w sytuacji objętej art. 394² § 1¹ pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego, zażalenie przysługuje do innego składu tego sądu, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków dotyczących orzeczeń wydanych po rozpoznaniu wcześniejszego zażalenia.

Ponowny wniosek po odmowie

Po oddaleniu wniosku nie można ponownie żądać zwolnienia, powołując się na dokładnie te same okoliczności. Art. 107 ustawy stanowi, że taki ponowny wniosek jest niedopuszczalny i pozostawia się go w aktach bez dalszych czynności. Nowy wniosek ma sens wtedy, gdy sytuacja rzeczywiście się zmieniła, na przykład nastąpiła utrata pracy, istotny spadek dochodu, choroba powodująca nowe koszty albo pojawił się inny trwały ciężar finansowy. Zmianę trzeba konkretnie wykazać.

Co po przegraniu sprawy

Zwolnienie od kosztów sądowych nie jest gwarancją, że strona nie poniesie żadnych kosztów związanych z procesem. Zgodnie z art. 108 ustawy zwolnienie nie zwalnia z obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. O tym, kto ostatecznie ponosi koszty procesu, sąd rozstrzyga według reguł Kodeksu postępowania cywilnego i wyniku sprawy. To odrębna kwestia od tego, czy na początku lub w toku postępowania strona musiała uiścić opłatę sądową albo zaliczkę.

Koszty sądowe i pełnomocnik

Zwolnienie może obejmować opłaty sądowe i wydatki w takim zakresie, jaki wynika z postanowienia sądu. Przy zwolnieniu całkowitym strona nie uiszcza objętych nim opłat i nie ponosi objętych zwolnieniem wydatków, które tymczasowo wykłada Skarb Państwa. Przy zwolnieniu częściowym trzeba natomiast zapłacić tę część opłat lub wydatków, która nie została objęta zwolnieniem.

Wniosek o ustanowienie adwokata albo radcy prawnego z urzędu jest inną czynnością niż sam wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych. Strona zwolniona przez sąd w całości lub części może wystąpić o ustanowienie pełnomocnika z urzędu. Osoba fizyczna niezwolniona od kosztów również może złożyć taki wniosek, jeżeli wykaże, że nie jest w stanie ponieść kosztów wynagrodzenia pełnomocnika bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Sąd dodatkowo ocenia, czy udział adwokata lub radcy prawnego w sprawie jest potrzebny.

Jeżeli oba wnioski składane są jednocześnie, osoba fizyczna dołącza tylko jedno oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania. Nie oznacza to jednak automatycznego uwzględnienia obu żądań – każde ma własne przesłanki.

Trzeba też pamiętać, że sąd może zweryfikować sytuację majątkową. Art. 109 ust. 1 ustawy pozwala zarządzić stosowne dochodzenie, gdy powstaną wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony. Jeżeli okoliczności, na podstawie których przyznano zwolnienie, nie istniały lub przestały istnieć, sąd cofa zwolnienie. Świadome podanie nieprawdziwych okoliczności może dodatkowo skutkować grzywną i obowiązkiem uiszczenia należnych kosztów.

Praktyczna procedura krok po kroku

1. Ustal, jakie koszty masz ponieść. Sprawdź wysokość opłaty od pozwu, wniosku, apelacji lub innego pisma oraz czy sąd wezwał już do zapłaty zaliczki na wydatki.
2. Zdecyduj, czy wnosisz o zwolnienie całkowite czy częściowe. Jeżeli możesz zapłacić część kosztów bez naruszenia podstawowego utrzymania, rozważ wniosek częściowy.
3. Pobierz aktualny urzędowy formularz oświadczenia. Wypełnij wszystkie wymagane rubryki zgodnie ze stanem na dzień sporządzenia.
4. Policz realny miesięczny budżet. Zestaw dochody całego gospodarstwa domowego z koniecznymi wydatkami i zobowiązaniami.
5. Zgromadź dokumenty potwierdzające kluczowe kwoty. Dobierz je do informacji podanych w formularzu, zamiast dołączać przypadkowe dokumenty.
6. Napisz krótkie, konkretne uzasadnienie. Wyjaśnij, jaki koszt sądowy masz ponieść i dlaczego jego zapłata pozbawiłaby Ciebie lub rodzinę środków potrzebnych na konieczne utrzymanie albo naraziła na taki skutek.
7. Złóż wniosek do właściwego sądu. Jeżeli biegnie termin do zapłaty, złóż wniosek przed jego upływem i zachowaj dowód nadania lub złożenia.
8. Odbieraj korespondencję z sądu. Wezwanie do uzupełnienia braków może wyznaczać krótki termin, najczęściej tygodniowy.
9. Po rozstrzygnięciu sprawdź zakres zwolnienia. Przy zwolnieniu częściowym ustal dokładnie, jaka kwota pozostaje do zapłaty.
10. Po odmowie pilnuj terminu na zażalenie i ewentualnej opłaty. Nie składaj identycznego ponownego wniosku opartego na tych samych faktach.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak ta sama reguła może prowadzić do różnych ocen w zależności od całego budżetu i dostępnego majątku.

FAQ

Czy do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych trzeba dołączyć formularz?

Tak. Osoba fizyczna powinna dołączyć oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania, sporządzone według urzędowego wzoru. Przy wniosku składanym ustnie do protokołu oświadczenie może zostać złożone także do protokołu.

Czy sam brak pieniędzy na koncie wystarczy?

Nie. Sąd ocenia całą sytuację finansową, a więc nie tylko aktualne saldo, lecz także dochody, majątek, oszczędności, osoby na utrzymaniu, zobowiązania i konieczne wydatki.

Czy muszę dołączać wyciąg z konta bankowego?

Ustawa jako obowiązkowy element wskazuje przede wszystkim urzędowe oświadczenie. Wyciąg z rachunku nie jest uniwersalnym obowiązkowym załącznikiem w każdej sprawie, ale może być bardzo przydatnym dokumentem potwierdzającym wpływy, oszczędności i rzeczywistą sytuację wskazaną we wniosku.

Czy sąd może zwolnić tylko z części opłaty?

Tak. Art. 101 ustawy pozwala na zwolnienie częściowe. Sąd może określić zwolnienie procentowo, ułamkowo, kwotowo albo objąć nim tylko niektóre opłaty lub wydatki.

Czy po oddaleniu wniosku mogę złożyć taki sam wniosek ponownie?

Nie, jeżeli opiera się na tych samych okolicznościach. Ponowny wniosek oparty na tych samych faktach jest niedopuszczalny. Nowy wniosek może być uzasadniony, gdy sytuacja finansowa rzeczywiście się zmieniła i można tę zmianę wykazać.

Ile mam czasu na zażalenie na odmowę zwolnienia?

Co do zasady termin wynosi tydzień zgodnie z art. 394 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, stosowanym odpowiednio do zażalenia na odmowę zwolnienia. Początek biegu terminu zależy od sposobu wydania i doręczenia postanowienia, dlatego trzeba kierować się pouczeniem otrzymanym z sądu.

Czy zwolnienie od kosztów sądowych oznacza adwokata z urzędu?

Nie. Ustanowienie adwokata lub radcy prawnego z urzędu wymaga odrębnego wniosku i spełnienia własnych przesłanek. Wnioski można złożyć jednocześnie i wtedy osoba fizyczna dołącza jedno oświadczenie o sytuacji rodzinnej i majątkowej.

Czy po uzyskaniu zwolnienia mogę zostać obciążony kosztami przeciwnika?

Tak. Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia automatycznie z obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. O kosztach procesu sąd rozstrzyga według zasad właściwych dla wyniku sprawy.

Podsumowanie

Najlepszy wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych nie jest najdłuższy, lecz najbardziej przejrzysty i spójny. Powinien pokazywać, ile środków rzeczywiście wpływa do gospodarstwa domowego, jaki majątek pozostaje do dyspozycji, jakie wydatki są konieczne oraz dlaczego konkretna opłata sądowa przekracza realną zdolność płatniczą. Wypełnij urzędowe oświadczenie bez pomijania składników majątku i dochodu, dobierz dokumenty do najważniejszych pozycji i pilnuj terminów z korespondencji sądowej.

Jeżeli sąd odmówi zwolnienia, sprawdź uzasadnienie i pouczenie. Zamiast powtarzać ten sam wniosek, oceń, czy są podstawy do zażalenia albo czy po rozstrzygnięciu nastąpiła rzeczywista zmiana sytuacji finansowej.

Źródła

• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 100–112; tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1228, ze zm.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 117–117³, art. 130, art. 394, art. 394^1a i art. 394²; tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 468, ze zm.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 stycznia 2006 r. w sprawie określenia wzoru oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby fizycznej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych w postępowaniu cywilnym; tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2015 r. poz. 574.
• Ministerstwo Sprawiedliwości – aktualny wzór oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania udostępniany w serwisie gov.pl.