Najem instytucjonalny a zwykły najem – najważniejsze różnice

Określenie „zwykły najem” nie jest odrębną nazwą ustawową. W praktyce chodzi o standardową umowę najmu lokalu mieszkalnego podlegającą Kodeksowi cywilnemu i zasadom ochrony lokatorów, bez zastosowania szczególnego reżimu najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego. Różnice między tymi modelami mają znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy pojawia się spór o wypowiedzenie, zaległości w czynszu, podwyżkę opłat albo obowiązek wyprowadzki.

Czym jest najem instytucjonalny i kto może go stosować?

Najem instytucjonalny lokalu został uregulowany w art. 19f–19j ustawy o ochronie praw lokatorów. Jest to umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.

Nie oznacza to, że wynajmującym musi być duża spółka posiadająca setki mieszkań. Z tego reżimu może korzystać także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą obejmującą wynajem lokali. Sam fakt, że właściciel ma jedno lub kilka mieszkań, nie wystarcza jednak do uznania umowy za najem instytucjonalny, jeżeli nie działa w wymaganym przez ustawę modelu działalności gospodarczej i nie spełniono pozostałych warunków tej umowy.

Dla najemcy praktyczne znaczenie ma więc nie nazwa dokumentu, lecz jego treść i status wynajmującego. W umowie powinno być jednoznacznie wskazane, że chodzi o najem instytucjonalny, na jaki okres jest zawierany oraz jakie dokumenty stanowią załączniki.

Najem instytucjonalny a zwykły najem – najważniejsze różnice

Największa różnica nie polega więc na samym sposobie płacenia czynszu, lecz na konstrukcji całego stosunku najmu. W najmie instytucjonalnym znacznie większe znaczenie ma treść umowy, ponieważ to ona wyznacza między innymi zasady podwyższania czynszu oraz powinna precyzyjnie regulować przesłanki wcześniejszego zakończenia umowy zawartej na czas oznaczony.

Forma umowy i akt notarialny – co musi podpisać najemca?

Umowa najmu instytucjonalnego oraz każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. To istotnie surowsza zasada niż w zwykłym najmie, w którym brak formy pisemnej nie zawsze oznacza nieważność całej umowy.

Do umowy najmu instytucjonalnego załącza się oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w późniejszym żądaniu właściciela. Jednocześnie przyjmuje do wiadomości, że w razie wykonywania tego obowiązku nie będzie mu przysługiwało prawo do najmu socjalnego lokalu ani do tymczasowego pomieszczenia.

Akt notarialny nie oznacza, że cała umowa najmu musi być zawarta u notariusza. Ustawa wymaga formy notarialnej dla oświadczenia najemcy, a sama umowa ma być zawarta na piśmie. Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia jest ustawowo ograniczone do maksymalnie jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy ustalaniu rzeczywistego kosztu trzeba uwzględnić także należności związane z czynnością notarialną, dlatego przed wizytą warto zapytać kancelarię o łączną kwotę.

W odróżnieniu od najmu okazjonalnego najem instytucjonalny nie wymaga wskazania przez najemcę innego lokalu, do którego będzie mógł się wyprowadzić, ani przedstawienia zgody właściciela takiego lokalu. Są to dwa różne reżimy prawne i nie należy przenosić dokumentów wymaganych w jednym modelu na drugi.

Czas trwania umowy, czynsz i kaucja

Umowa tylko na czas oznaczony

Najem instytucjonalny zawiera się wyłącznie na czas oznaczony. Ustawa wyłącza w tym zakresie art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego, dlatego sam fakt zawarcia umowy na okres dłuższy niż dziesięć lat nie powoduje po upływie tego terminu automatycznego przekształcenia jej w umowę na czas nieoznaczony.

Najemca powinien zwrócić uwagę nie tylko na datę końcową, ale także na to, czy umowa przewiduje możliwość wcześniejszego wypowiedzenia i w jakich dokładnie sytuacjach. Przy najmie na czas oznaczony Kodeks cywilny przewiduje zasadę, że strony mogą wypowiedzieć umowę w przypadkach określonych w umowie. Niezależnie od tego mogą mieć znaczenie przepisy szczególne dające prawo do rozwiązania najmu w określonych sytuacjach.

Podwyżka czynszu musi wynikać z umowy

W najmie instytucjonalnym właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Dlatego klauzula dotycząca podwyżek powinna być przeczytana przed podpisaniem dokumentu, a nie dopiero po otrzymaniu informacji o nowej stawce. Warto sprawdzić, czy umowa wskazuje częstotliwość zmian, sposób obliczenia podwyżki, wskaźnik waloryzacji, termin zawiadomienia oraz moment wejścia nowej stawki w życie.

W zwykłym najmie lokalu mieszkalnego właściciel podlega ustawowym regułom dotyczącym wypowiadania dotychczasowej wysokości czynszu, w tym zasadzie pisemnego wypowiedzenia wysokości czynszu i co do zasady trzymiesięcznemu terminowi. W najmie instytucjonalnym punkt ciężkości jest przesunięty na warunki zapisane w umowie.

Kaucja do sześciokrotności czynszu

Zawarcie najmu instytucjonalnego może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej należności właściciela oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela.

Jeżeli w czasie trwania umowy najemca nie zapłaci należnej płatności z tytułu najmu, właściciel może zaspokoić wierzytelność z kaucji. W takiej sytuacji najemca ma obowiązek uzupełnić kaucję do pełnej wysokości w terminie wskazanym w umowie, a gdy umowa terminu nie określa – w terminie wskazanym przez właściciela w pisemnym wezwaniu.

Wypowiedzenie najmu instytucjonalnego – dlaczego umowa jest kluczowa?

Umowa najmu instytucjonalnego wygasa z upływem czasu, na jaki została zawarta, albo rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia. Ponieważ jest to umowa terminowa, strony powinny bardzo dokładnie opisać przesłanki wcześniejszego wypowiedzenia. Zbyt ogólne albo sprzeczne postanowienie może stać się źródłem sporu o to, czy najem rzeczywiście ustał.

Do najmu instytucjonalnego stosuje się również art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Obejmuje on między innymi sytuacje, gdy lokator mimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu sprzecznie z umową lub jego przeznaczeniem, zalega z należnościami za co najmniej trzy pełne okresy płatności mimo uprzedzenia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty albo podnajmuje lokal bez wymaganej pisemnej zgody właściciela.

Szczególnie przy zaległościach czynszowych nie należy zakładać, że samo opóźnienie o kilka dni pozwala natychmiast zakończyć umowę i usunąć najemcę. Jeżeli właściciel opiera wypowiedzenie na ustawowej przesłance zaległości z art. 11 ust. 2 pkt 2, musi zachować przewidzianą tam sekwencję: zaległość za co najmniej trzy pełne okresy płatności, pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia, dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych i bieżących należności, a następnie wypowiedzenie z wymaganym terminem. Dopiero po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu właściciel może, przy tej podstawie ustawowej, wypowiedzieć stosunek prawny nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, a następnie oceniać dalszą procedurę opróżnienia lokalu.

Najemca powinien z kolei pamiętać, że zawarcie umowy na czas oznaczony może ograniczać możliwość swobodnego wyjścia z umowy przed terminem. Jeżeli strony chcą dopuścić wcześniejszą rezygnację z powodu przeprowadzki, zmiany pracy, utraty dochodów lub innych określonych zdarzeń, bezpieczniej opisać te sytuacje wprost w umowie wraz z terminem i formą wypowiedzenia.

Jak wygląda opróżnienie lokalu po zakończeniu najmu instytucjonalnego?

To właśnie na etapie opróżnienia lokalu najem instytucjonalny najbardziej różni się od zwykłego najmu. Notarialne poddanie się egzekucji ma umożliwić właścicielowi przejście do egzekucji bez konieczności uzyskiwania w odrębnym procesie klasycznego wyroku eksmisyjnego.

Krok 1: umowa musi wygasnąć albo zostać skutecznie rozwiązana

Najpierw musi ustać stosunek najmu. Może to nastąpić wskutek upływu okresu, na który zawarto umowę, albo wskutek skutecznego wypowiedzenia. Jeżeli samo wypowiedzenie jest wadliwe, późniejsza egzekucja może zostać zakwestionowana.

Krok 2: właściciel doręcza żądanie opróżnienia lokalu

Jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę oraz przyczynę ustania stosunku najmu, a także termin na opuszczenie lokalu. Termin ten nie może być krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia żądania.

Krok 3: wniosek do sądu o klauzulę wykonalności

Po bezskutecznym upływie terminu właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia najemcy albo dowodem wysłania przesyłką poleconą oraz dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu.

Krok 4: egzekucja przez komornika

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawa może zostać skierowana do komornika. Właściciel nie może natomiast samowolnie wymieniać zamków, usuwać rzeczy najemcy, odcinać mediów ani siłą usuwać lokatora. Uproszczony tryb nie oznacza prawa do samodzielnej eksmisji.

W najmie instytucjonalnym osoba zobowiązana do opróżnienia lokalu nie ma prawa do tymczasowego pomieszczenia. Już w akcie notarialnym przyjmuje też do wiadomości, że nie przysługuje jej prawo do najmu socjalnego lokalu. Jest to jedna z najbardziej doniosłych konsekwencji tej formy najmu i powinna być zrozumiana przed podpisaniem dokumentów.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy najmu instytucjonalnego?

Jeżeli umowa ma nietypowe postanowienia, na przykład wysokie kary umowne, automatyczne przedłużenie, złożony mechanizm indeksacji, obowiązek dodatkowych zabezpieczeń albo niejasne podstawy wypowiedzenia, warto ocenić te klauzule przed zawarciem umowy. Późniejszy spór może dotyczyć nie tylko samego czynszu, ale też skuteczności rozwiązania umowy i egzekucji obowiązku opuszczenia mieszkania.

FAQ

Czy osoba fizyczna może zawrzeć najem instytucjonalny jako wynajmujący?

Tak, jeżeli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali i spełnione są pozostałe ustawowe warunki najmu instytucjonalnego. Nie jest to rozwiązanie zastrzeżone wyłącznie dla spółek.

Czy umowa najmu instytucjonalnego musi być zawarta u notariusza?

Nie cała umowa. Sama umowa oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W formie aktu notarialnego składane jest natomiast wymagane oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.

Czy najemca musi wskazać lokal, do którego się wyprowadzi?

Nie. Taki obowiązek jest charakterystyczny dla najmu okazjonalnego. Przy najmie instytucjonalnym najemca nie wskazuje lokalu zastępczego ani nie przedstawia zgody jego właściciela.

Czy najem instytucjonalny można zawrzeć na czas nieoznaczony?

Nie. Ustawa wymaga zawarcia tej umowy na czas oznaczony. Strony powinny wskazać konkretny okres najmu albo sposób pozwalający jednoznacznie ustalić jego zakończenie.

Czy najemca może wcześniej wypowiedzieć umowę najmu instytucjonalnego?

Możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy terminowej zależy przede wszystkim od przypadków przewidzianych w umowie oraz od szczególnych podstaw wynikających z przepisów. Dlatego przed podpisaniem należy sprawdzić, czy najemca ma prawo zakończyć umowę na przykład przy przeprowadzce lub zmianie sytuacji życiowej i z jakim terminem.

Jaka jest maksymalna kaucja w najmie instytucjonalnym?

Maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Ustawa przewiduje również możliwość wykorzystania kaucji na nieuregulowane należności w trakcie najmu i obowiązek jej uzupełnienia.

Czy wynajmujący może od razu wysłać komornika po zakończeniu umowy?

Nie. Jeżeli najemca nie opuszcza lokalu dobrowolnie, właściciel musi najpierw doręczyć ustawowe żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 14 dni. Po bezskutecznym upływie terminu może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a dopiero potem skierować sprawę do egzekucji.

Czy najemca instytucjonalny traci wszystkie prawa lokatorskie?

Nie. Do tej umowy nadal stosuje się wskazane w ustawie przepisy ochronne oraz odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Ochrona jest jednak węższa niż w zwykłym najmie w zakresie wyraźnie wyłączonym przez ustawę, szczególnie przy opróżnianiu lokalu po zakończeniu umowy.

Podsumowanie

Najem instytucjonalny jest bardziej sformalizowany na starcie i łatwiejszy do egzekwowania po zakończeniu umowy niż zwykły najem. Dla wynajmującego kluczowe znaczenie ma prawidłowa forma umowy, oświadczenie notarialne i zachowanie procedury przed skierowaniem sprawy do komornika. Dla najemcy najważniejsze jest dokładne przeczytanie zasad wypowiedzenia, podwyższania czynszu, kaucji oraz skutków poddania się egzekucji.

Jeżeli umowa już została wypowiedziana, powstały zaległości albo właściciel doręczył żądanie opróżnienia lokalu, trzeba analizować konkretne dokumenty i daty. Samo określenie umowy jako najmu instytucjonalnego nie przesądza jeszcze, że każda czynność wynajmującego została wykonana prawidłowo.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 6, art. 8a, art. 11, art. 19f–19j i art. 25d.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – w szczególności art. 659–673 oraz przepisy o najmie lokali.
• Stan prawny zweryfikowany na 17 sierpnia 2026 r.