Akceptacja regulaminu online zamiast podpisu

Czy akceptacja regulaminu online zastępuje podpis?

W większości typowych umów o udział dziecka w zajęciach pływania nie jest wymagana forma pisemna. Oznacza to, że umowa może zostać zawarta również przez internet, np. przez wypełnienie formularza, zaznaczenie checkboxa i wysłanie zgłoszenia. Taka akceptacja nie jest jednak „podpisem” w ścisłym znaczeniu, chyba że użyto kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo innej formy wymaganej przez przepisy dla konkretnej czynności.

Dla celów praktycznych najważniejsze jest nie samo słowo „podpis”, lecz to, czy można wykazać, że rodzic przed zawarciem umowy otrzymał regulamin, mógł go zachować lub odtworzyć oraz świadomie zaakceptował jego treść. Jeżeli te warunki są spełnione, regulamin może wiązać jako wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z tą zasadą ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy lub regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. Przy umowach zawieranych elektronicznie istotne jest również udostępnienie wzorca w sposób umożliwiający jego przechowywanie i odtwarzanie w zwykłym toku czynności.

Jak prawidłowo udostępnić regulamin przy zapisach online?

Najbezpieczniejszy model to formularz, w którym rodzic przed wysłaniem zgłoszenia widzi link lub rozwijaną treść regulaminu oraz musi samodzielnie zaznaczyć checkbox, np. „Oświadczam, że zapoznałem się z regulaminem zajęć i akceptuję jego treść”. Checkbox nie może być zaznaczony z góry.

Warto zadbać, aby regulamin był dostępny w formacie umożliwiającym zapisanie lub wydrukowanie, np. jako plik PDF albo stała podstrona z możliwością pobrania. Po zapisie dobrze jest wysłać rodzicowi e-mail z potwierdzeniem zgłoszenia, treścią najważniejszych warunków oraz aktualnym regulaminem albo linkiem do wersji, którą zaakceptował.

Dla celów dowodowych system powinien zapisywać co najmniej: imię i nazwisko rodzica, dane dziecka potrzebne do organizacji zajęć, datę i godzinę akceptacji, adres e-mail, wersję regulaminu oraz treść zaznaczonych zgód i oświadczeń. Jeżeli regulamin zmienia się w czasie, każdą wersję należy archiwizować, aby w razie sporu można było wykazać, jakie warunki obowiązywały w dniu zapisu.

Umowa zawarta na odległość i obowiązek zapłaty

Jeżeli rodzic zapisuje dziecko przez stronę internetową, a przedsiębiorca organizuje płatne zajęcia, co do zasady mamy do czynienia z umową zawieraną na odległość z konsumentem. W takim przypadku trzeba stosować ustawę o prawach konsumenta oraz przepisy dotyczące usług świadczonych drogą elektroniczną.

W szczególności przed złożeniem zamówienia rodzic powinien otrzymać jasne informacje o przedsiębiorcy, cenie, sposobie płatności, terminie i sposobie świadczenia usługi, procedurze reklamacyjnej, czasie trwania umowy, warunkach rezygnacji oraz prawie odstąpienia od umowy albo jego braku, jeżeli zachodzi ustawowy wyjątek.

Zgodnie z art. 17 ustawy o prawach konsumenta, jeżeli umowa zawierana na odległość przy użyciu środków komunikacji elektronicznej nakłada na konsumenta obowiązek zapłaty, przedsiębiorca musi bezpośrednio przed złożeniem zamówienia przekazać wymagane informacje w sposób jasny i widoczny. Konsument musi też wyraźnie potwierdzić, że wie, iż zamówienie pociąga za sobą obowiązek zapłaty.

Jeżeli formularz korzysta z przycisku kończącego rejestrację, powinien on być oznaczony w sposób jednoznaczny, np. „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”, „Zapisuję dziecko i zobowiązuję się do zapłaty” albo innym równoważnym komunikatem. Zwykłe „Wyślij” albo „Zarejestruj” może być niewystarczające, jeżeli z formularza nie wynika jasno obowiązek zapłaty.

Prawo odstąpienia od umowy przy zajęciach sportowych

Konsument, który zawiera umowę na odległość, co do zasady może odstąpić od niej w terminie 14 dni bez podawania przyczyny. Termin ten przy usługach liczy się zasadniczo od dnia zawarcia umowy. Jeżeli przedsiębiorca nie poinformuje konsumenta prawidłowo o prawie odstąpienia, skutki mogą być dla przedsiębiorcy niekorzystne, w tym może wydłużyć się okres, w którym konsument może powoływać się na to uprawnienie.

W przypadku zajęć pływania trzeba jednak ocenić konkretny model sprzedaży. Jeżeli umowa dotyczy usługi związanej ze sportem lub wypoczynkiem, a w umowie oznaczono konkretny dzień lub okres świadczenia usługi, może wchodzić w grę ustawowy wyjątek od prawa odstąpienia. Przykładem może być kurs obejmujący oznaczone terminy zajęć albo karnet na konkretny cykl treningów, ale wymaga to prawidłowego opisania usługi i poinformowania konsumenta.

Jeżeli natomiast usługa zaczyna być wykonywana przed upływem 14 dni, a nie zachodzi wyjątek, warto uzyskać od konsumenta wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia oraz poinformować go o skutkach takiego żądania. Sam zapis w regulaminie może nie wystarczyć, jeżeli zgoda nie jest wyraźna albo rodzic nie został prawidłowo poinformowany.

Czego nie wolno wpisać do regulaminu?

Regulamin szkoły pływania nie może zawierać postanowień niedozwolonych, czyli takich, które nie były indywidualnie uzgodnione z konsumentem i kształtują jego prawa oraz obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy. Wynika to z art. 385¹ Kodeksu cywilnego.

Szczególnie ryzykowne są postanowienia wyłączające lub ograniczające odpowiedzialność przedsiębiorcy za szkody na osobie. Jeżeli dziecko dozna urazu wskutek zawinionego zaniedbania szkoły, np. niebezpiecznej nawierzchni, braku reakcji personelu, niewłaściwej organizacji zajęć albo naruszenia zasad bezpieczeństwa, zapis regulaminu nie zwolni przedsiębiorcy z odpowiedzialności tylko dlatego, że rodzic go zaakceptował.

Można natomiast uregulować obowiązki organizacyjne rodziców, np. że rodzic odpowiada za dziecko w szatni do chwili przekazania go instruktorowi albo po zakończeniu zajęć od chwili odbioru dziecka. Taki zapis powinien być precyzyjny i dostosowany do realnego sposobu organizacji zajęć. Nie powinien sugerować, że przedsiębiorca nigdy nie odpowiada za wypadki w szatni, bo byłoby to zbyt daleko idące.

W orzecznictwie podkreśla się, że niedopuszczalne jest zamykanie konsumentowi drogi do dochodzenia roszczeń albo tworzenie rażącej nierównowagi praw i obowiązków. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 grudnia 2012 r., sygn. akt IV ACa 1101/11, wskazano, że nie można w regulaminie zakazać konsumentowi występowania z żądaniami na drogę sądową. Z kolei w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 5 listopada 2008 r., sygn. akt IV ACa 939/08, zwrócono uwagę na niedopuszczalność postanowień naruszających równowagę kontraktową stron.

Jak zabezpieczyć szkołę pływania dowodowo?

Rezygnacja z papierowych podpisów jest możliwa, ale trzeba zadbać o ścieżkę dowodową. W razie sporu samo twierdzenie, że rodzic „musiał kliknąć checkbox”, może być niewystarczające, jeżeli system nie przechowuje historii akceptacji.

Praktycznie warto wdrożyć następujące rozwiązania:

• osobny checkbox akceptacji regulaminu, niezaznaczony domyślnie;
• osobny komunikat o obowiązku zapłaty przy płatnym zapisie;
• archiwizację wersji regulaminu obowiązującej w dniu zapisu;
• automatyczne potwierdzenie e-mail po rejestracji;
• log techniczny obejmujący datę, godzinę i treść oświadczeń zaakceptowanych przez rodzica;
• jasne określenie momentu zawarcia umowy, np. po potwierdzeniu zapisu przez szkołę albo po opłaceniu miejsca.

Warto też odróżnić zgodę na regulamin od innych zgód. Zgody marketingowe, zgody dotyczące wizerunku dziecka czy zgody związane z przetwarzaniem danych osobowych nie powinny być ukryte w jednym zbiorczym checkboxie. Każda z nich ma inny cel i inne konsekwencje.

FAQ

Czy rodzic musi podpisać regulamin na papierze?

Nie zawsze. Jeżeli dla danej umowy nie jest wymagana forma pisemna, regulamin może zostać skutecznie zaakceptowany online. Kluczowe jest jednak to, aby rodzic miał dostęp do regulaminu przed zawarciem umowy i aby przedsiębiorca mógł później wykazać jego akceptację.

Czy checkbox jest wystarczający?

Checkbox jest dobrym rozwiązaniem, jeżeli nie jest zaznaczony domyślnie, ma jasną treść i jest powiązany z konkretną wersją regulaminu. Warto przechowywać techniczny dowód zaznaczenia checkboxa oraz wysłać rodzicowi potwierdzenie zapisu.

Czy jeden checkbox może obejmować regulamin, płatność, marketing i wizerunek?

To niewskazane. Akceptacja regulaminu, potwierdzenie obowiązku zapłaty, zgody marketingowe i zgody dotyczące wizerunku dziecka powinny być rozdzielone. Dzięki temu rodzic wie, na co dokładnie się zgadza, a przedsiębiorca ma czytelniejszy dowód.

Czy regulamin może wyłączyć odpowiedzialność za wypadek dziecka?

Nie w pełnym zakresie. Regulamin może określać obowiązki rodzica i zasady organizacji opieki, ale nie może wyłączyć odpowiedzialności przedsiębiorcy za jego własne zawinione zaniedbania, zwłaszcza gdy doszło do szkody na osobie.

Czy rodzic może odstąpić od zapisu na zajęcia w ciągu 14 dni?

Co do zasady konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni. Przy zajęciach sportowych mogą jednak wystąpić wyjątki, zwłaszcza gdy umowa dotyczy usługi świadczonej w oznaczonym dniu lub okresie. Każdy model sprzedaży trzeba ocenić indywidualnie.

Podsumowanie

Akceptacja regulaminu online może być skutecznym sposobem zawierania umów z rodzicami zapisującymi dzieci na zajęcia. Nie trzeba automatycznie zbierać podpisów na papierze, o ile formularz jest prawidłowo zaprojektowany, regulamin został udostępniony przed zawarciem umowy, a przedsiębiorca dysponuje dowodem akceptacji.

Największe ryzyka dotyczą nie samej formy online, lecz treści regulaminu. Postanowienia wyłączające odpowiedzialność za szkody na osobie, niejasne zasady płatności, brak informacji o prawie odstąpienia albo nieprawidłowy przycisk zamówienia mogą powodować, że część zapisów będzie nieskuteczna wobec konsumenta.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta
3. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
4. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 grudnia 2012 r., sygn. akt IV ACa 1101/11
5. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 5 listopada 2008 r., sygn. akt IV ACa 939/08

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.