Najem okazjonalny – co musi zawierać umowa i oświadczenie notarialne

Najem okazjonalny jest szczególną odmianą najmu mieszkania. Jego praktyczną zaletą dla właściciela jest uproszczona droga do wykonania obowiązku opróżnienia lokalu po skutecznym zakończeniu umowy. Aby jednak z tych rozwiązań skorzystać, trzeba prawidłowo przygotować nie tylko samą umowę, lecz także wymagane ustawą załączniki i dochować obowiązku zgłoszenia najmu.

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu najmu okazjonalnego jak zwykłej umowy najmu z dodatkową wizytą u notariusza. Tymczasem oświadczenie notarialne jest tylko jednym z elementów całej konstrukcji. Znaczenie mają również treść umowy, lokal wskazany na wypadek opróżnienia wynajmowanego mieszkania, zgoda osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu oraz terminy ustawowe.

Kiedy można zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.

Jeżeli lokal jest wynajmowany w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w zakresie wynajmu, trzeba ocenić zastosowanie innych regulacji, w szczególności dotyczących najmu instytucjonalnego. Nie należy automatycznie posługiwać się wzorem najmu okazjonalnego tylko dlatego, że wynajmowany jest lokal mieszkalny.

Przy współwłasności, reprezentowaniu właściciela przez pełnomocnika albo ograniczeniach dotyczących zdolności do czynności prawnych jednej z osób uprawnionych do lokalu należy dodatkowo sprawdzić, kto może skutecznie zawrzeć umowę i czy potrzebna jest zgoda innej osoby lub organu. Dotyczy to między innymi bardziej nietypowych sytuacji, takich jak najem z ubezwłasnowolnionym współwłaścicielem.

Co musi zawierać umowa najmu okazjonalnego?

Ustawa nie tworzy jednego obowiązkowego formularza umowy. Najem okazjonalny pozostaje umową najmu, dlatego dokument powinien przede wszystkim pozwalać jednoznacznie ustalić strony, wynajmowany lokal, obowiązek oddania lokalu do używania oraz czynsz należny wynajmującemu. Dodatkowo z umowy powinno jasno wynikać, że została zawarta na czas oznaczony oraz że strony korzystają z konstrukcji najmu okazjonalnego.

Elementy podstawowe umowy

W prawidłowo przygotowanej umowie należy określić przede wszystkim:

• dane właściciela i najemcy pozwalające ich jednoznacznie zidentyfikować;
• dokładny adres i opis wynajmowanego lokalu;
• czas trwania umowy, który przy najmie okazjonalnym nie może przekraczać 10 lat;
• wysokość czynszu, termin i sposób jego zapłaty;
• zasady rozliczania mediów, opłat administracyjnych i innych kosztów;
• wysokość i zasady rozliczenia kaucji, jeżeli jest pobierana;
• zasady korzystania z lokalu i ewentualne ograniczenia dotyczące podnajmu lub użyczania;
• przypadki, w których umowa zawarta na czas oznaczony może zostać wcześniej wypowiedziana;
• sposób doręczania oświadczeń związanych z umową;
• wykaz dokumentów stanowiących załączniki do umowy.

Warto również przygotować protokół przekazania lokalu, spisać stan liczników, wyposażenie i zauważalne uszkodzenia. Nie są to elementy, które same decydują o uznaniu umowy za najem okazjonalny, ale mogą mieć duże znaczenie przy późniejszym rozliczaniu kaucji i odpowiedzialności za stan mieszkania.

Forma pisemna jest obowiązkowa

Art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów wymaga, aby umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany były dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Dotyczy to również późniejszego zmieniania postanowień umowy. Jeżeli strony chcą zmienić istotne warunki kontraktu, powinny zadbać o właściwą formę aneksu do najmu okazjonalnego, zamiast poprzestawać na nieformalnych ustaleniach w wiadomościach.

Przy umowie zawartej na czas oznaczony szczególne znaczenie ma także dokładne opisanie sytuacji pozwalających na wcześniejsze wypowiedzenie. Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego strony mogą wypowiedzieć najem na czas oznaczony w przypadkach określonych w umowie. Niezależnie od tego mogą mieć zastosowanie szczególne podstawy ustawowe.

Jakie załączniki są potrzebne do najmu okazjonalnego?

Najważniejsza różnica pomiędzy zwykłym najmem a najmem okazjonalnym dotyczy dokumentów dołączanych do umowy. Art. 19a ust. 2 ustawy wymienia trzy podstawowe dokumenty.

Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego

Najemca składa przed notariuszem oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania wynajmowanego lokalu w terminie wskazanym w późniejszym żądaniu właściciela sporządzonym zgodnie z ustawą.

Nie oznacza to, że cała umowa najmu okazjonalnego musi zostać sporządzona przez notariusza. Szczególnej formy aktu notarialnego wymaga ustawowe oświadczenie najemcy. Sama umowa wymaga natomiast formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia do kwoty nieprzekraczającej jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy ustalaniu rzeczywistego kosztu konkretnej czynności warto jednak wcześniej uzyskać informację bezpośrednio w wybranej kancelarii notarialnej.

Wskazanie innego lokalu

Najemca musi wskazać lokal, w którym będzie mógł zamieszkać, jeżeli dojdzie do wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Nie musi być właścicielem tego lokalu. Może to być przykładowo mieszkanie należące do rodziców, innych krewnych albo innej osoby, która posiada odpowiedni tytuł prawny do lokalu i wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy.

Zgoda osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu

Do dokumentów dołącza się również oświadczenie właściciela wskazanego lokalu albo innej osoby posiadającej do niego tytuł prawny, że zgadza się na zamieszkanie najemcy oraz osób z nim zamieszkujących. Ustawa nie wymaga automatycznie notarialnego poświadczenia podpisu pod każdym takim oświadczeniem. Poświadczenie jest wymagane na żądanie wynajmującego.

Co powinno zawierać oświadczenie notarialne najemcy?

Najważniejsza treść oświadczenia wynika bezpośrednio z art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy. Najemca ma poddać się egzekucji oraz zobowiązać się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie określonej umowy najmu okazjonalnego w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.

W praktyce notariusz powinien mieć dane pozwalające na prawidłowe zidentyfikowanie najemcy, umowy oraz wynajmowanego lokalu. Dlatego przed wizytą należy ustalić z kancelarią notarialną, jakie dokumenty trzeba przynieść. Najczęściej potrzebna będzie przede wszystkim zawarta umowa najmu oraz dokument tożsamości najemcy.

Nie należy samodzielnie zastępować ustawowego oświadczenia ogólnym zapisem w umowie, że najemca zobowiązuje się wyprowadzić po zakończeniu najmu. Takie postanowienie nie zastępuje aktu notarialnego wymaganego dla szczególnego mechanizmu najmu okazjonalnego.

Najem okazjonalny krok po kroku

Najbezpieczniej przygotować cały proces tak, aby przed rozpoczęciem wykonywania umowy strony dysponowały kompletem wymaganych dokumentów.

1. Sprawdź, czy można zastosować najem okazjonalny. Właściciel powinien upewnić się, że spełnia ustawowe warunki i że umowa będzie dotyczyła lokalu mieszkalnego oraz czasu oznaczonego nieprzekraczającego 10 lat.
2. Przygotuj umowę. Należy określić strony, lokal, czas trwania, czynsz, opłaty, kaucję, zasady korzystania z mieszkania i przypadki wcześniejszego wypowiedzenia.
3. Ustal lokal wskazywany przez najemcę. Najemca powinien wcześniej uzgodnić możliwość zamieszkania w nim w razie konieczności opuszczenia wynajmowanego mieszkania.
4. Uzyskaj zgodę osoby dysponującej wskazanym lokalem. Dokument powinien obejmować również osoby zamieszkujące razem z najemcą, jeżeli takie osoby występują.
5. Przygotuj akt notarialny najemcy. Najemca składa wymagane ustawą oświadczenie o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia oraz wydania lokalu.
6. Zbierz komplet załączników. Właściciel powinien przechowywać umowę i wszystkie dokumenty razem, ponieważ mogą być potrzebne przy późniejszej procedurze.
7. Przekaż lokal i sporządź protokół. Warto opisać wyposażenie, stan mieszkania, liczniki oraz liczbę przekazanych kluczy.
8. Zgłoś najem do urzędu skarbowego. Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania właściciela.

Co zrobić, gdy najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu?

Wskazanie innego lokalu nie jest formalnością obowiązującą tylko w dniu podpisania umowy. Jeżeli podczas trwania najmu najemca utraci możliwość zamieszkania w tym miejscu, art. 19a ust. 3 ustawy nakłada na niego konkretny obowiązek.

Najemca powinien w ciągu 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o utracie tej możliwości, wskazać inny lokal, w którym mógłby zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia mieszkania. Musi również przedstawić zgodę osoby posiadającej tytuł prawny do nowego lokalu.

Jeżeli najemca tego obowiązku nie wykona, właściciel może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Dlatego zmiana sytuacji dotyczącej wskazanego mieszkania nie powinna być ignorowana przez żadną ze stron.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie 14 dni od samego podpisania umowy. Daty te mogą być różne, dlatego powinny być jasno zapisane w dokumentach.

Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie dokonania zgłoszenia.

Niedochowanie 14-dniowego terminu jest istotne, ponieważ zgodnie z art. 19b ust. 3 w takim przypadku nie stosuje się art. 19c i art. 19d ustawy. W praktyce oznacza to utratę kluczowych szczególnych rozwiązań związanych z najmem okazjonalnym, w tym szczególnej procedury prowadzącej do opróżnienia lokalu.

Kaucja, czynsz i podwyżki w najmie okazjonalnym

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia kaucji. W przypadku najmu okazjonalnego nie może ona przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Kaucja może zabezpieczać należności właściciela istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku jego opróżnienia.

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela podlegających zabezpieczeniu.

Istotne jest również precyzyjne opisanie zasad zmiany czynszu. Art. 19c przewiduje, że w najmie okazjonalnym właściciel może podwyższać czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. W interesie obu stron jest więc ustalenie już przy podpisaniu kontraktu, czy i według jakiego mechanizmu czynsz może się zmieniać.

Zmiana i wcześniejsze zakończenie umowy

Umowa najmu okazjonalnego jest zawierana na czas oznaczony. Może wygasnąć po upływie ustalonego okresu albo wcześniej ulec rozwiązaniu zgodnie z przepisami i warunkami umowy. Przy redagowaniu kontraktu nie warto pozostawiać kwestii wcześniejszego wypowiedzenia bez regulacji, ponieważ art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego wiąże możliwość wypowiedzenia najmu zawartego na czas oznaczony z przypadkami określonymi w umowie, z uwzględnieniem dodatkowych podstaw wynikających z przepisów szczególnych.

Szczegółowe problemy, takie jak zakończenie najmu przed terminem, porozumienie o rozwiązaniu najmu, najem okazjonalny po rozstaniu stron czy przygotowanie aneksu do najmu okazjonalnego, wymagają uwzględnienia treści konkretnej umowy i przyczyny planowanej zmiany. W tym miejscu najważniejsza jest zasada, że również zmiana umowy najmu okazjonalnego wymaga zachowania wymaganej formy.

Co się dzieje, gdy najemca nie opuszcza lokalu?

Akt notarialny nie oznacza, że po zakończeniu umowy właściciel może samodzielnie usunąć najemcę z mieszkania. Ustawa przewiduje określoną procedurę.

Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy, jeżeli najemca nie opróżni lokalu dobrowolnie, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę oraz przyczynę ustania stosunku najmu, a także wyznaczać termin na opuszczenie mieszkania. Termin nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.

Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy. Do wniosku dołącza się dokumenty wymagane przez art. 19d ustawy, w tym żądanie opróżnienia lokalu z dowodem jego doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

Na tym etapie szczególnie istotne są prawidłowość wcześniejszych dokumentów, skuteczność zakończenia umowy i sposób doręczeń. Jeżeli któryś z tych elementów jest sporny, przed podjęciem czynności egzekucyjnych warto przeanalizować cały komplet dokumentów.

FAQ

Czy cała umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta u notariusza?

Nie. Umowa najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Formy aktu notarialnego wymaga natomiast szczególne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu.

Czy najem okazjonalny można zawrzeć na czas nieokreślony?

Nie. Zgodnie z art. 19a ust. 1 jest to umowa zawierana na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Czy lokal wskazany przez najemcę musi należeć do niego?

Nie. Najemca ma wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Konieczna jest jednak zgoda właściciela tego lokalu albo innej osoby posiadającej do niego tytuł prawny.

Czy zgoda właściciela lokalu zastępczego zawsze musi być poświadczona przez notariusza?

Nie. Ustawa stanowi, że oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym załącza się na żądanie wynajmującego. Wynajmujący może więc wymagać takiego dodatkowego zabezpieczenia, ale nie jest ono automatycznie konieczne w każdej umowie.

Ile czasu ma właściciel na zgłoszenie najmu okazjonalnego?

14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Zgłoszenia dokonuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela.

Co zrobić, gdy wskazany lokal przestanie być dostępny?

Najemca ma 21 dni od dnia uzyskania informacji o utracie możliwości zamieszkania w dotychczas wskazanym lokalu na wskazanie nowego miejsca i przedstawienie wymaganej zgody. Brak wykonania tego obowiązku może skutkować wypowiedzeniem umowy przez właściciela z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Czy najem okazjonalny można wypowiedzieć przed końcem umowy?

Może być to możliwe, ale trzeba sprawdzić podstawę wypowiedzenia. Przy umowie na czas oznaczony szczególnie ważne są przypadki wypowiedzenia wskazane w samej umowie oraz szczególne podstawy ustawowe. Przed wypowiedzeniem warto sprawdzić dokładne brzmienie kontraktu.

Czy akt notarialny pozwala właścicielowi samodzielnie usunąć najemcę?

Nie. Jeżeli najemca nie opuszcza mieszkania po zakończeniu umowy, właściciel musi wykonać procedurę określoną w art. 19d ustawy, w tym doręczyć odpowiednie żądanie opróżnienia lokalu, a następnie – jeżeli jest to konieczne – wystąpić do sądu o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności.

Podsumowanie

Prawidłowy najem okazjonalny wymaga więcej niż standardowego wzoru umowy. Trzeba zawrzeć umowę na czas oznaczony w wymaganej formie, przygotować notarialne oświadczenie najemcy, wskazanie innego lokalu i zgodę osoby posiadającej do niego tytuł prawny, a następnie dopilnować 14-dniowego terminu zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.

Przed podpisaniem dokumentów warto również sprawdzić zasady wcześniejszego wypowiedzenia, wysokość kaucji, sposób rozliczania opłat oraz poprawność wszystkich załączników. Jeżeli sytuacja właścicielska jest nietypowa, wskazany lokal budzi wątpliwości albo umowa ma zawierać niestandardowe podstawy rozwiązania, ocena powinna uwzględniać konkretne dokumenty i stan faktyczny.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 19a–19e, tekst jednolity ogłoszony w Dz. U. z 2023 r. poz. 725.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity ogłoszony w Dz. U. z 2026 r. poz. 795 – w szczególności przepisy o umowie najmu, w tym art. 659 i art. 673 § 3.