Przedawnienie zwrotu zaliczki przy zleceniu

Kiedy można żądać zwrotu zaliczki?

Zaliczka to kwota wpłacona z góry na poczet przyszłego wynagrodzenia albo ceny. Jeżeli umowa zostanie prawidłowo wykonana, zaliczkę zalicza się na należność za usługę. Jeżeli jednak usługa nie została wykonana, została wykonana tylko częściowo albo doszło do skutecznego zakończenia umowy, może powstać roszczenie o zwrot całości albo części zaliczki.

Więcej na temat samego obowiązku zwrotu pieniędzy wyjaśniamy w artykule: zwrot zaliczki po rezygnacji.

Przy umowie-zleceniu trzeba najpierw ustalić, z jakiego tytułu wynika żądanie zwrotu. Znaczenie ma między innymi sposób zakończenia umowy, zakres wykonanych czynności, treść rozliczeń stron oraz to, czy zaliczka została przekazana osobie zawodowo wykonującej czynności danego rodzaju. Dopiero po ustaleniu podstawy roszczenia można prawidłowo określić jego wymagalność i termin przedawnienia.

Kiedy zwrot zaliczki przedawnia się po 2 latach?

Szczególne znaczenie ma art. 751 Kodeksu cywilnego. Przepis przewiduje 2-letni termin między innymi dla roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych osobom, które stale albo w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju.

Jeżeli więc zleceniodawca przekazał zaliczkę profesjonaliście zawodowo wykonującemu określony rodzaj usług, w pierwszej kolejności trzeba zbadać właśnie 2-letni termin z art. 751 K.c. Przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio także do umów o świadczenie usług nieuregulowanych innymi przepisami, zgodnie z art. 750 K.c.

Przy roszczeniach wynikających ze zlecenia szerzej omawiamy tę kwestię w materiale: termin roszczeń ze zlecenia.

Kiedy stosować termin 3 lub 6 lat?

Terminu z art. 751 K.c. nie można automatycznie stosować do każdej zaliczki. Jeżeli roszczenie nie mieści się w tym przepisie ani w innym przepisie szczególnym, zastosowanie mają zasady ogólne z art. 118 Kodeksu cywilnego.

Termin przedawnienia wynosi wówczas zasadniczo 6 lat, natomiast dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej — 3 lata. O tym, który termin jest właściwy, decyduje charakter konkretnego roszczenia, a nie samo określenie wpłaconej kwoty jako zaliczki.

Przy terminach przedawnienia wynoszących co najmniej 2 lata koniec terminu przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego. Oznacza to, że regułę końca roku trzeba uwzględnić również przy 2-letnim terminie z art. 751 K.c. Przy starszych roszczeniach dodatkowo należy sprawdzić właściwe przepisy przejściowe.

Od kiedy liczyć przedawnienie zwrotu zaliczki?

Zgodnie z art. 120 § 1 K.c. bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Trzeba więc ustalić moment, od którego wierzyciel mógł skutecznie domagać się zwrotu pieniędzy. Sposób ustalania dat granicznych szerzej wyjaśnia materiał: przedawnienie roszczeń z umowy cywilnej — jak liczyć termin.

Data wymagalności może wynikać z umowy albo z okoliczności powodujących obowiązek rozliczenia zaliczki, na przykład z zakończenia stosunku umownego. Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony, znaczenie może mieć wezwanie dłużnika do zapłaty.

Nie oznacza to jednak, że wierzyciel może bez ograniczeń przesuwać początek przedawnienia przez zwlekanie z wysłaniem wezwania. Art. 120 § 1 K.c. przewiduje, że jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął tę czynność w najwcześniej możliwym terminie. Dlatego przy sporze o zwrot zaliczki trzeba ustalić nie tylko datę faktycznego wezwania, lecz również moment, w którym wezwanie mogło zostać wystosowane.

Co przerywa bieg przedawnienia?

Zgodnie z art. 123 § 1 K.c. przedawnienie przerywa między innymi czynność przed sądem, innym właściwym organem albo sądem polubownym przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia. Typowym przykładem jest skuteczne wniesienie pozwu o zapłatę.

Przedawnienie przerywa również uznanie roszczenia przez dłużnika. Może to być jednoznaczne potwierdzenie długu, a w konkretnych okolicznościach także zachowanie wskazujące, że dłużnik uznaje istnienie zobowiązania, na przykład prośba o rozłożenie konkretnej należności na raty. Skutek zależy jednak od treści oświadczenia i okoliczności sprawy.

Po przerwaniu przedawnienia termin biegnie na nowo. Jeżeli do przerwania doszło przez czynność w postępowaniu przed sądem lub innym właściwym organem albo przed sądem polubownym, zgodnie z art. 124 § 2 K.c. przedawnienie nie biegnie na nowo do czasu zakończenia tego postępowania.

Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej — zawieszenie, a nie przerwanie

Od 30 czerwca 2022 r. mediacji oraz zawezwania do próby ugodowej nie należy traktować tak jak pozwu ani uznania długu. Nowelizacja przeniosła te zdarzenia do art. 121 Kodeksu cywilnego, który reguluje zawieszenie biegu przedawnienia.

Zgodnie z art. 121 pkt 5 K.c. w przypadku roszczeń objętych umową o mediację bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu przez czas trwania mediacji. Art. 121 pkt 6 K.c. przewiduje analogiczny skutek dla roszczeń objętych wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej — przez czas trwania postępowania pojednawczego.

Zawieszenie nie oznacza rozpoczęcia całego terminu od początku. Czas, który upłynął przed rozpoczęciem okresu zawieszenia, nie zostaje wyzerowany. Po ustaniu zawieszenia termin biegnie dalej, z uwzględnieniem części wykorzystanej wcześniej.

Inaczej należy oceniać mediację i postępowanie pojednawcze sprzed zmiany przepisów. Nowelizacja weszła w życie 30 czerwca 2022 r., a jej przepisy przejściowe nakazują stosować dotychczasowe regulacje do mediacji i postępowań pojednawczych wszczętych i niezakończonych przed tą datą. Przy zdarzeniach przypadających na okres zmiany prawa trzeba więc ustalić dokładne daty wszczęcia i zakończenia postępowania, zamiast automatycznie stosować obecne zasady.

Czy decyduje data sporządzenia pozwu, wpływu do sądu czy rozprawy?

Dla przerwania biegu przedawnienia nie wystarcza samo przygotowanie albo podpisanie pozwu. Pozew musi zostać skutecznie wniesiony do sądu zgodnie z przepisami postępowania. Nie decyduje również data pierwszej rozprawy, ponieważ może się ona odbyć wiele miesięcy po wniesieniu sprawy.

Jeżeli pozew zawiera braki formalne, trzeba je prawidłowo uzupełnić w wyznaczonym terminie. Pozew zwrócony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z jego wniesieniem. Dlatego przy terminie bliskim przedawnienia nie należy odkładać czynności do ostatniej chwili.

W sprawie podobnej do sytuacji pana Kamila nie należy więc patrzeć na dzień napisania pozwu ani na termin pierwszej rozprawy. Trzeba ustalić datę skutecznego wniesienia pozwu oraz sprawdzić, czy nastąpiło to przed upływem właściwie obliczonego terminu przedawnienia.

Czego nie warto mylić z przerwaniem albo zawieszeniem przedawnienia?

Samo wezwanie do zapłaty, reklamacja, rozmowa telefoniczna albo zwykła wiadomość wierzyciela do dłużnika co do zasady nie przerywają ani nie zawieszają przedawnienia. Mogą natomiast mieć duże znaczenie dowodowe i pomagać ustalić treść żądania, przebieg rozliczeń albo datę wymagalności.

Inaczej może być wtedy, gdy odpowiedź dłużnika stanowi uznanie roszczenia. Częściowa zapłata, prośba o odroczenie płatności, propozycja rat albo inne zachowanie odnoszące się jednoznacznie do konkretnego długu może w określonych okolicznościach prowadzić do przerwania przedawnienia. Nie można jednak zakładać tego automatycznie bez analizy treści oświadczeń.

Jeżeli roszczenie jest już dochodzone przed sądem, znaczenie może mieć również właściwa obrona przed przedawnionym roszczeniem. Skutki upływu terminu zależą także od statusu stron; szczególne zasady dotyczą roszczeń przysługujących przeciwko konsumentom.

FAQ

Czy roszczenie o zwrot zaliczki zawsze przedawnia się po 2 latach?

Nie. Termin z art. 751 K.c. dotyczy między innymi roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych osobom, które stale albo w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju. Jeżeli ten przepis nie ma zastosowania, trzeba zbadać właściwy termin ogólny albo inny przepis szczególny.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Co do zasady nie. Wezwanie może być potrzebne do ustalenia wymagalności świadczenia i jest ważnym dowodem, ale samo wysłanie wezwania przez wierzyciela nie przerywa ani nie zawiesza biegu przedawnienia.

Czy mediacja przerywa obecnie przedawnienie?

Nie należy już traktować mediacji jako przerwania przedawnienia. Od 30 czerwca 2022 r. roszczenia objęte umową o mediację korzystają z zawieszenia biegu przedawnienia przez czas trwania mediacji. Po jej zakończeniu nie rozpoczyna się automatycznie cały termin od początku.

Czy zawezwanie do próby ugodowej rozpoczyna termin od nowa?

Według przepisów obowiązujących od 30 czerwca 2022 r. nie. Roszczenia objęte wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej mają bieg przedawnienia zawieszony przez czas trwania postępowania pojednawczego. Dotychczas wykorzystana część terminu nie zostaje wyzerowana.

Czy uznanie długu po upływie terminu przywraca całe roszczenie?

Uznanie dokonane przed upływem terminu może przerwać przedawnienie. Jeżeli jednak przedawnienie już nastąpiło, samo późniejsze potwierdzenie istnienia długu nie powinno być automatycznie utożsamiane z rozpoczęciem nowego terminu. Osobno trzeba ocenić, czy oświadczenie dłużnika może oznaczać zrzeczenie się zarzutu przedawnienia, które jest dopuszczalne dopiero po upływie terminu.

Przy obliczaniu przedawnienia roszczenia o zwrot zaliczki najbezpieczniej ustalić chronologicznie wszystkie istotne zdarzenia: powstanie obowiązku zwrotu, wymagalność, wezwania, ewentualne uznanie długu, mediację, postępowanie pojednawcze i czynności sądowe. Dopiero taka oś czasu pozwala ocenić, czy termin nadal biegnie i kiedy rzeczywiście się zakończy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 795 — Kodeks cywilny.

2. Ustawa z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy — Kodeks cywilny, ustawy — Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2021 r. poz. 2459 — nowelizacja dotycząca mediacji i zawezwania do próby ugodowej.