Kiedy można żądać zwrotu zaliczki po rezygnacji z umowy

Spór o zaliczkę najczęściej zaczyna się wtedy, gdy jedna ze stron chce zakończyć współpracę, a druga odpowiada, że wpłata jest „bezzwrotna”. Takie określenie nie rozstrzyga jeszcze sprawy. O prawie do pieniędzy decydują treść umowy, charakter wpłaty, przyczyna zakończenia umowy, zakres jej wykonania oraz przepisy właściwe dla danego rodzaju umowy.

Najbezpieczniej oddzielić dwa zagadnienia. Pierwsze to skuteczność zakończenia umowy. Drugie to rozliczenie tego, co strony już sobie świadczyły. Dopiero po ustaleniu obu kwestii można prawidłowo określić kwotę zwrotu.

Kiedy powstaje problem i z jakiej umowy wynika

Problem ze zwrotem zaliczki może dotyczyć sprzedaży, umowy o dzieło, usług remontowych, zlecenia, rezerwacji, organizacji wydarzenia albo innej umowy odpłatnej. Rodzaj umowy ma znaczenie, ponieważ poszczególne przepisy przewidują różne sposoby jej zakończenia i odmienne zasady rozliczeń.

Najpierw należy sprawdzić, czy strona rzeczywiście ma prawo jednostronnie zakończyć umowę. Takie uprawnienie może wynikać między innymi z:

• ustawy, na przykład prawa konsumenta do odstąpienia od niektórych umów zawartych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa,
• postanowienia umownego przyznającego prawo odstąpienia w określonym terminie,
• zwłoki albo innego istotnego naruszenia obowiązków przez kontrahenta,
• wypowiedzenia przewidzianego dla danego rodzaju umowy,
• zgodnego rozwiązania umowy przez obie strony.

Jeżeli konsument zawarł umowę przez internet, telefon albo poza lokalem przedsiębiorstwa, zasadniczo może odstąpić od niej bez podawania przyczyny w terminie 14 dni. W przypadku umowy zawartej podczas nieumówionej wizyty przedsiębiorcy w domu konsumenta albo podczas wycieczki termin wynosi 30 dni. Trzeba jednak sprawdzić ustawowe wyjątki, między innymi dotyczące niektórych świadczeń wykonywanych według indywidualnej specyfikacji, w pełni wykonanych usług oraz usług związanych z oznaczonym terminem.

Przy umowie zawartej w sklepie stacjonarnym nie istnieje ogólne ustawowe prawo do rezygnacji tylko dlatego, że klient zmienił zdanie. Zwrot zaliczki może jednak wynikać z umowy, porozumienia stron albo z naruszenia zobowiązania przez sprzedawcę lub usługodawcę.

W przypadku umów dotyczących samochodów szczegółowe problemy zależą od dokumentów i sposobu opisania wpłaty. Osobno omawiamy zwrot zaliczki za auto po rezygnacji kupującego oraz zwrot zaliczki za samochód po rezygnacji z zakupu.

Jakie prawa i obowiązki mają strony umowy

Zaliczka nie została uregulowana w Kodeksie cywilnym jako odrębne zabezpieczenie wykonania umowy. Najczęściej jest po prostu częścią ceny albo wynagrodzenia płatną przed wykonaniem świadczenia. Jeżeli umowa zostanie wykonana, zaliczkę zalicza się na należność. Jeżeli podstawa wpłaty odpadnie, kwota niewykorzystana do prawidłowego rozliczenia powinna zostać zwrócona.

Inne skutki może wywoływać zadatek. Zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego, w razie niewykonania umowy przez jedną stronę druga może w określonych warunkach odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek albo żądać sumy dwukrotnie wyższej, jeżeli sama go dała. O tym, czy wpłata była zaliczką czy zadatkiem, nie powinien decydować wyłącznie tytuł przelewu. Trzeba zbadać umowę, pokwitowanie, korespondencję i zgodny zamiar stron. Szerzej wyjaśnia to artykuł zaliczka czy zadatek u wykonawcy.

Jeżeli usługodawca wykonał część świadczenia, zwrot całej zaliczki nie zawsze będzie uzasadniony. Trzeba ustalić wartość prawidłowo wykonanej i przydatnej części usługi. Nie oznacza to jednak, że wykonawca może dowolnie zatrzymać całą wpłatę. Powinien wskazać podstawę rozliczenia i wykazać zakres wykonania albo swoje roszczenie.

Również osoba, która bez podstawy porzuca nadal wiążącą umowę, może narazić się na roszczenie odszkodowawcze drugiej strony. Przy niektórych umowach przepisy pozwalają na wypowiedzenie w każdym czasie, ale nakazują rozliczyć wykonane czynności, wydatki, a czasem także szkodę spowodowaną zakończeniem współpracy bez ważnego powodu. Dlatego żądanie zwrotu powinno uwzględniać nie tylko nazwę wpłaty, lecz także cały mechanizm rozwiązania umowy.

Jak udokumentować roszczenie albo naruszenie umowy

W sporze o zaliczkę ciężar udowodnienia istotnych faktów spoczywa na stronie, która wywodzi z nich skutki prawne. Osoba żądająca zwrotu powinna więc wykazać przede wszystkim zawarcie umowy, dokonanie wpłaty, sposób zakończenia umowy oraz wysokość należnego rozliczenia.

Najważniejsze dowody to:

• umowa, zamówienie, regulamin, oferta i potwierdzenie rezerwacji,
• potwierdzenie przelewu, pokwitowanie gotówki, faktura zaliczkowa albo wiadomość potwierdzająca otrzymanie pieniędzy,
• e-maile, SMS-y i wiadomości z komunikatorów dotyczące warunków umowy oraz przyczyny jej zakończenia,
• oświadczenie o odstąpieniu, wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy wraz z dowodem wysłania i doręczenia,
• zdjęcia, protokoły, kosztorysy i opinie pokazujące zakres lub wady wykonanych prac,
• rachunki dokumentujące koszty poniesione przez każdą ze stron.

Przy płatności gotówką brak pokwitowania utrudnia sprawę, ale nie musi jej przekreślać. Pomocne mogą być wiadomości, w których kontrahent potwierdza kwotę, zeznania świadków, potwierdzenie wypłaty gotówki, faktura zaliczkowa albo późniejsze rozliczenia odnoszące się do wpłaty.

Wezwanie, negocjacje i rozwiązanie umowy krok po kroku

Skuteczne dochodzenie zwrotu zaliczki wymaga zachowania właściwej kolejności. Samo wezwanie do zapłaty nie zastąpi oświadczenia o odstąpieniu lub wypowiedzeniu, jeżeli umowa nadal obowiązuje. Z kolei samo odstąpienie nie zawsze określa kwotę i termin rozliczenia.

1. Przeanalizuj umowę i przepisy. Ustal rodzaj umowy, charakter wpłaty, terminy, zasady rezygnacji oraz przewidziane kary, odstępne i koszty.
2. Wybierz właściwy sposób zakończenia umowy. Może to być odstąpienie konsumenckie, odstąpienie z powodu zwłoki, wypowiedzenie, skorzystanie z prawa umownego albo porozumienie stron.
3. Jeżeli wymagają tego przepisy, wyznacz dodatkowy termin. Przy zwłoce w wykonaniu umowy wzajemnej art. 491 Kodeksu cywilnego zasadniczo wymaga odpowiedniego terminu dodatkowego z zagrożeniem odstąpieniem. W niektórych sytuacjach ustawa pozwala odstąpić bez takiego terminu.
4. Złóż jednoznaczne oświadczenie. Pismo powinno wskazywać umowę, podstawę faktyczną i prawną oraz wyraźnie określać, czy strona odstępuje od umowy, wypowiada ją czy proponuje jej rozwiązanie.
5. Przedstaw rozliczenie. Wskaż wysokość wpłaconej zaliczki, wartość uznawanych świadczeń i ostateczną kwotę żądanego zwrotu.
6. Wezwij do zapłaty. Podaj numer rachunku, konkretny termin, na przykład 7 lub 14 dni, oraz informację o odsetkach i możliwości skierowania sprawy do sądu.
7. Zachowaj dowód wysłania. Pismo można wysłać listem poleconym, a dodatkowo e-mailem, jeżeli strony korzystały z tej formy kontaktu.
8. Rozważ ugodę lub mediację. Jeżeli sporna jest jedynie wartość częściowo wykonanej usługi, szybkie rozliczenie może być korzystniejsze niż proces wymagający opinii biegłego.

Jeżeli umowa nie wskazuje terminu zwrotu, świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Przy odstąpieniu od umowy wzajemnej art. 494 Kodeksu cywilnego nakazuje stronom zwrócić to, co otrzymały, a zwrot na rzecz konsumenta powinien nastąpić niezwłocznie.

W sprawach remontowych wybór podstawy odstąpienia zależy między innymi od stopnia opóźnienia, wad robót i tego, czy wykonawca porzucił prace. Praktyczną procedurę opisuje artykuł zwłoka wykonawcy remontu i zwrot zaliczki.

Kiedy sprawa trafia do sądu i czego można żądać

Pozew staje się potrzebny, gdy druga strona odmawia zwrotu, nie odpowiada na wezwanie albo kwestionuje wysokość rozliczenia. Roszczenie może obejmować:

• zwrot całej zaliczki albo jej nierozliczonej części,
• odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia wymagalności,
• odszkodowanie za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności,
• zwrot kosztów procesu na zasadach wynikających z przepisów postępowania cywilnego.

W pozwie trzeba precyzyjnie opisać podstawę zakończenia umowy i sposób obliczenia żądanej kwoty. Nie wystarczy stwierdzić, że kontrahent „nic nie zrobił”, jeżeli część świadczenia została wykonana. W takim przypadku należy przedstawić zdjęcia, kosztorysy, protokoły, rachunki lub inne dowody pozwalające porównać kwotę zaliczki z rzeczywistą wartością wykonania.

Roszczenie o zwrot zaliczki ulega przedawnieniu. Termin nie jest jednak identyczny w każdej sprawie. Zasadą ogólną jest sześć lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą trzy lata, chyba że przepis szczególny przewiduje termin krótszy. Przy niektórych roszczeniach z umowy-zlecenia zastosowanie może mieć termin dwuletni. Szczegółowe zasady omawia artykuł przedawnienie zwrotu zaliczki przy zleceniu.

Samo wysłanie zwykłego wezwania do zapłaty co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Jeżeli termin jest bliski, trzeba rozważyć czynność wywołującą skutek przewidziany w przepisach, na przykład wniesienie pozwu lub prawidłowe wszczęcie mediacji. Ocena powinna uwzględniać aktualne przepisy i daty konkretnej sprawy.

Najczęstsze błędy przy dochodzeniu roszczeń z umowy

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że każda zaliczka musi zostać zwrócona w całości natychmiast po zmianie decyzji. W rzeczywistości trzeba najpierw ustalić, czy umowę skutecznie zakończono oraz czy druga strona wykonała część świadczenia albo posiada własne roszczenie.

Problemy powodują także:

• mylenie zaliczki z zadatkiem i pomijanie treści całej umowy,
• używanie słowa „rezygnacja” bez wskazania, czy chodzi o odstąpienie, wypowiedzenie czy propozycję rozwiązania umowy,
• odstąpienie bez wcześniejszego dodatkowego terminu, mimo że był wymagany,
• żądanie całej wpłaty bez rozliczenia prawidłowo wykonanej części usługi,
• zgoda na potrącenie nieudokumentowanych kosztów lub dowolnej „opłaty manipulacyjnej”,
• wysłanie pisma na nieaktualny adres i brak dowodu doręczenia,
• odkładanie sprawy w przekonaniu, że kolejne wiadomości automatycznie zatrzymują przedawnienie,
• łączenie w jednym piśmie sprzecznych żądań, na przykład jednoczesnego domagania się pełnego wykonania umowy i zwrotu całej zaliczki bez wskazania żądania ewentualnego.

Niebezpieczne jest również bezkrytyczne przyjmowanie zapisu „zaliczka bezzwrotna”. W relacji z konsumentem postanowienie przygotowane przez przedsiębiorcę może podlegać kontroli pod kątem niedozwolonego charakteru, zwłaszcza gdy pozwala zatrzymać całą wpłatę niezależnie od rzeczywistych kosztów i zakresu wykonania. Nie oznacza to jednak, że każdy taki zapis jest automatycznie nieważny. Potrzebna jest analiza jego treści, sposobu uzgodnienia i skutków dla stron.

FAQ

Czy zaliczka zawsze podlega zwrotowi po rezygnacji?

Nie. Zwrot zależy od tego, czy umowę skutecznie zakończono, jaka była podstawa rezygnacji oraz czy druga strona wykonała część świadczenia lub ma własne roszczenie. Zaliczka nie przepada automatycznie, ale też nie zawsze musi zostać zwrócona w pełnej wysokości.

Czy wykonawca może potrącić swoje koszty z zaliczki?

Może powołać się na własne wymagalne roszczenie i złożyć oświadczenie o potrąceniu, jeżeli spełnione są ustawowe warunki. Powinien jednak wskazać podstawę, wysokość i sposób obliczenia kosztów. Sam ogólny argument, że „zarezerwował termin”, nie zawsze wystarczy do zatrzymania całej zaliczki.

Czy e-mail wystarczy do odstąpienia od umowy?

W wielu przypadkach tak, jeżeli ustawa lub umowa nie wymagają szczególnej formy. Trzeba jednak zachować dowód wysłania i treść wiadomości. Przy umowach o szczególnej formie albo gdy umowa wprowadza określony sposób składania oświadczeń, konieczna jest dokładniejsza analiza.

Czy zawsze trzeba wyznaczyć 7 dni na zwrot zaliczki?

Nie istnieje jeden obowiązkowy siedmiodniowy termin dla wszystkich spraw. Termin może wynikać z ustawy, umowy albo charakteru zobowiązania. Gdy nie został ustalony, wierzyciel powinien wezwać do niezwłocznej zapłaty, a w praktyce często wyznacza 7 lub 14 dni.

Czy zapis „zaliczka bezzwrotna” zawsze jest skuteczny?

Nie. Trzeba zbadać charakter wpłaty, treść całej umowy, sposób uzgodnienia postanowienia i status stron. W umowie konsumenckiej zapis pozwalający przedsiębiorcy zatrzymać całą kwotę niezależnie od rzeczywistych kosztów może być kwestionowany jako niedozwolony.

Od kiedy należą się odsetki za opóźnienie?

Najczęściej od dnia następującego po upływie terminu zwrotu wynikającego z umowy, ustawy albo wezwania do zapłaty. W piśmie warto wskazać konkretną datę końcową i zastrzec żądanie odsetek ustawowych za opóźnienie.

Ile czasu jest na pozew o zwrot zaliczki?

Termin zależy od podstawy roszczenia i rodzaju umowy. Może wynosić sześć lat, trzy lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą albo krócej, gdy przepis szczególny tak stanowi. Początek biegu terminu trzeba ustalić na podstawie daty wymagalności konkretnego roszczenia.

Podsumowanie

Żądanie zwrotu zaliczki powinno rozpocząć się od ustalenia, czy wpłata rzeczywiście była zaliczką i czy umowę skutecznie zakończono. Następnie trzeba rozliczyć wykonane świadczenia, zabezpieczyć dokumenty i wysłać jednoznaczne wezwanie z konkretną kwotą oraz terminem zapłaty.

Gdy druga strona odmawia zwrotu, kluczowe są dowody i prawidłowa podstawa prawna, a nie sama nazwa pisma. Przy spornej wartości wykonanych prac, niejednoznacznych zapisach o zadatku albo zbliżającym się przedawnieniu warto ocenić dokumenty przed skierowaniem sprawy do sądu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 118–120, art. 394–396, art. 405–410, art. 455, art. 481 oraz art. 491–496.
2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, w szczególności art. 27–38.
3. Serwis Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów „Prawa konsumenta” – informacje o terminach, skutkach i wyłączeniach prawa odstąpienia od umowy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.