Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron — co wpisać w dokumencie

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to praktyczny sposób zakończenia stosunku prawnego bez sporu o skuteczność wypowiedzenia. Strony mogą ustalić, że umowa kończy się od razu, z konkretną datą w przyszłości albo po wykonaniu określonej czynności, na przykład po wydaniu lokalu, zwrocie dokumentów albo zapłacie ostatniej kwoty.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy dokument jest zbyt krótki. Samo zdanie, że strony rozwiązują umowę za porozumieniem, często nie wystarcza, jeżeli trzeba jeszcze rozliczyć zaliczkę, kaucję, karę umowną, zaległe wynagrodzenie, sprzęt, dostęp do konta, lokal albo dokumentację.

Kiedy powstaje problem i z jakiej umowy wynika

Problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy jedna ze stron chce zakończyć umowę, ale nie ma pewności, czy może ją skutecznie wypowiedzieć albo odstąpić od niej jednostronnie. Porozumienie stron jest wtedy rozwiązaniem polubownym: nie wymaga wykazywania winy ani naruszenia umowy, ale wymaga rzeczywistej zgody drugiej strony.

Porozumienie może dotyczyć różnych umów: najmu, zlecenia, dzieła, usług, współpracy B2B, dostawy, remontu, pożyczki, umowy o pracę czy umowy zawartej między przedsiębiorcami. W każdym przypadku trzeba sprawdzić, czy umowa albo ustawa nie przewiduje szczególnej formy, dodatkowych obowiązków albo skutków finansowych wcześniejszego zakończenia współpracy.

Na początku warto ustalić trzy rzeczy: jaką dokładnie umowę strony chcą zakończyć, czy po jej rozwiązaniu zostaną rozliczenia oraz czy któraś ze stron chce zachować prawo do dochodzenia roszczeń. Jeżeli między stronami były kolejne umowy lub aneksy, porozumienie powinno wskazywać, których dokumentów dotyczy. Podobny problem omawia sprawa: nowa umowa najmu a wcześniejsza umowa.

Jakie prawa i obowiązki mają strony umowy

Przy porozumieniu stron podstawową zasadą jest swoboda ustaleń. Strony mogą zakończyć umowę na warunkach innych niż przy wypowiedzeniu, o ile nie naruszają przepisów bezwzględnie obowiązujących, zasad współżycia społecznego ani natury danego stosunku prawnego.

W porozumieniu warto wpisać przede wszystkim:

Jeżeli porozumienie dotyczy umowy o pracę, trzeba odróżnić je od wypowiedzenia. Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron jest jednym ze sposobów zakończenia stosunku pracy. Zwykle nie wskazuje się przyczyny, ale trzeba ustalić datę zakończenia zatrudnienia, rozliczenie urlopu, wynagrodzenia, premii, sprzętu służbowego i obowiązek wydania świadectwa pracy.

Przy umowach cywilnych szczególną uwagę trzeba zwrócić na klauzulę o braku dalszych roszczeń. Jest wygodna, ale może być niebezpieczna, jeżeli nie wszystkie należności są znane. Jeżeli jedna strona chce zachować prawo do dochodzenia odszkodowania, zwrotu kosztów albo kary umownej, powinna to wyraźnie zastrzec.

Jak udokumentować roszczenie albo naruszenie umowy

Porozumienie stron nie zawsze oznacza, że między stronami nie ma sporu. Często jest podpisywane dlatego, że jedna ze stron opóźnia wykonanie umowy, wykonuje usługę wadliwie, nie płaci, odmawia odbioru rzeczy albo nie chce dalej współpracować. Wtedy dokument powinien rozdzielać dwie sprawy: samo zakończenie umowy oraz rozliczenie naruszeń.

Przed podpisaniem porozumienia warto zebrać umowę główną, aneksy, faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów, korespondencję e-mail, SMS-y, zdjęcia, protokoły odbioru, dokumentację wad, wezwania do wykonania umowy i potwierdzenia doręczenia pism.

Jeżeli spór dotyczy prac remontowych albo budowlanych, dokumentacja ma szczególne znaczenie, bo trzeba ustalić zakres prac, stopień wykonania, wady, terminy i rozliczenie zaliczek. W podobnych sytuacjach pomocny może być osobny materiał: problem z ekipą remontową - jak rozwiązać umowę.

Wezwanie, negocjacje i rozwiązanie umowy krok po kroku

Najbezpieczniej potraktować porozumienie jako wynik krótkiej, ale uporządkowanej procedury. Najpierw trzeba sprawdzić umowę, ustalić swoje minimum negocjacyjne, przygotować propozycję na piśmie, uzgodnić rozliczenia, a dopiero potem podpisać dokument i wykonać czynności końcowe.

1. Sprawdź umowę. Ustal, czy można ją rozwiązać za porozumieniem, jaka forma jest wymagana i czy są postanowienia o karach, kaucji, zaliczkach albo protokole zdawczo-odbiorczym.
2. Ustal warunki zakończenia. Określ datę rozwiązania, kwoty do rozliczenia, rzeczy do zwrotu i roszczenia, których nie chcesz się zrzekać.
3. Wyślij projekt porozumienia. Może to być pismo, e-mail albo podpisany projekt. Ważne, aby dało się wykazać, co zostało zaproponowane.
4. Negocjuj konkretne punkty. Ustal terminy, kwoty, sposób przekazania rzeczy i konsekwencje niewykonania porozumienia.
5. Podpisz dokument. Jeżeli umowa była pisemna, najbezpieczniej podpisać pisemne porozumienie. Jeżeli wymagała szczególnej formy, trzeba sprawdzić, czy rozwiązanie również jej wymaga.
6. Zachowaj dowody wykonania. Przechowaj przelewy, protokoły, potwierdzenia odbioru, e-maile i dokumentację przekazania rzeczy.

W sprawach najmu strony często mylą porozumienie z wypowiedzeniem. Jeżeli najemca chce zakończyć umowę wcześniej, a wynajmujący się zgadza, najlepszym rozwiązaniem bywa porozumienie określające dzień wydania lokalu, rozliczenie czynszu i kaucji. Szerzej o jednym z takich przypadków mówi artykuł: wcześniejsze rozwiązanie najmu okazjonalnego.

Kiedy sprawa trafia do sądu i czego można żądać

Sprawa trafia do sądu przede wszystkim wtedy, gdy druga strona nie chce podpisać porozumienia, nie wykonuje go po podpisaniu albo po zakończeniu umowy powstaje spór o pieniądze. Sam brak zgody na porozumienie zwykle nie daje podstawy do żądania, aby sąd rozwiązał umowę za strony. Trzeba sprawdzić, czy istnieje inna podstawa prawna: wypowiedzenie, odstąpienie, niewykonanie zobowiązania, bezpodstawne zatrzymanie pieniędzy albo szkoda.

W pozwie można żądać w szczególności zapłaty zaległego wynagrodzenia, czynszu, faktury, zwrotu zaliczki albo kaucji, odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, zapłaty kary umownej, wydania rzeczy, dokumentów, sprzętu albo lokalu.

Przed sądem znaczenie mają nie tylko przepisy, ale też treść porozumienia. Jeżeli strony napisały, że po wykonaniu porozumienia nie mają wobec siebie żadnych roszczeń, sąd będzie oceniał tę klauzulę razem z okolicznościami podpisania dokumentu. Jeżeli natomiast określone roszczenia zostały zastrzeżone, łatwiej wykazać, że porozumienie nie zamknęło całego sporu.

Trzeba też pamiętać o przedawnieniu. W wielu sprawach cywilnych podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata, ale przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy. Dlatego przy sporze o pieniądze nie warto odkładać wezwania i pozwu bez analizy konkretnej umowy.

Najczęstsze błędy przy dochodzeniu roszczeń z umowy

Najczęstszym błędem jest podpisanie zbyt ogólnego porozumienia. Jeżeli strony nie wpiszą rozliczeń, terminu płatności albo zwrotu rzeczy, po kilku tygodniach mogą różnie rozumieć skutki dokumentu.

• brak dokładnego oznaczenia umowy, zwłaszcza gdy strony zawierały kilka aneksów albo kolejne umowy,
• użycie słowa „wypowiedzenie”, gdy strony naprawdę chcą podpisać porozumienie,
• brak daty zakończenia umowy lub pozostawienie jej do późniejszego ustalenia,
• ogólne stwierdzenie o rozliczeniu stron bez wskazania kwot i terminów,
• zrzeczenie się wszystkich roszczeń mimo niewyjaśnionych wad, kosztów albo zaległości,
• brak protokołu zdawczo-odbiorczego przy lokalu, sprzęcie albo dokumentach,
• podpisanie dokumentu przez osobę, która nie była uprawniona do reprezentacji strony.

Nie każde porozumienie musi być długie, ale musi być precyzyjne. Dobrze napisany dokument powinien pozwolić osobie trzeciej, na przykład prawnikowi albo sądowi, zrozumieć, co strony zakończyły, kiedy, na jakich warunkach i co jeszcze pozostało do wykonania.

FAQ

Czy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron musi być pisemne?

Nie zawsze, ale forma pisemna jest najbezpieczniejsza dowodowo. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron co do zasady wymaga co najmniej formy dokumentowej, chyba że ustawa albo umowa przewiduje inną formę.

Co wpisać jako datę rozwiązania umowy?

Można wpisać dzień podpisania porozumienia, konkretną datę w przyszłości albo moment wykonania określonej czynności, na przykład dzień wydania lokalu lub zwrotu sprzętu. Najważniejsze, aby data była jednoznaczna i możliwa do wykazania.

Czy w porozumieniu trzeba podawać powód zakończenia umowy?

Zwykle nie trzeba. Porozumienie opiera się na zgodzie stron, a nie na jednostronnym zarzucie. Powód warto wskazać tylko wtedy, gdy ma znaczenie dla rozliczeń, podatków, świadectwa pracy, dokumentacji firmowej albo późniejszych roszczeń.

Czy można rozwiązać umowę za porozumieniem od razu?

Tak, jeżeli obie strony się na to zgadzają. Nie obowiązuje wtedy typowy okres wypowiedzenia, chyba że strony same postanowią, że umowa zakończy się po określonym czasie albo po wykonaniu określonych czynności.

Czy porozumienie zamyka wszystkie roszczenia?

Tylko wtedy, gdy tak wynika z jego treści i okoliczności. Jeżeli strony chcą zamknąć wszystkie rozliczenia, powinny wpisać to jasno. Jeżeli jedna ze stron chce zachować wybrane roszczenia, na przykład o zapłatę albo odszkodowanie, trzeba je wyraźnie zastrzec.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać porozumienia?

Nie można jednostronnie narzucić porozumienia. Trzeba sprawdzić, czy umowę można wypowiedzieć, czy istnieje podstawa do odstąpienia, czy doszło do naruszenia umowy oraz jakie roszczenia można kierować do drugiej strony.

Czy można podpisać porozumienie e-mailem?

W wielu sytuacjach forma dokumentowa może wystarczyć, ale zależy to od rodzaju umowy, jej zapisów i przepisów szczególnych. Przy większych kwotach, sporze albo zwrocie rzeczy bezpieczniej podpisać jeden dokument albo wymienić podpisane skany z jednoznacznym potwierdzeniem zgody.

Podsumowanie

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest najbezpieczniejsze wtedy, gdy dokument nie ogranicza się do jednego zdania o zakończeniu współpracy. Powinien precyzyjnie wskazywać rozwiązywaną umowę, datę zakończenia, zasady rozliczeń, zwrot rzeczy i dokumentów oraz to, czy strony zachowują jakiekolwiek roszczenia.

Przed podpisaniem warto sprawdzić formę wymaganą przez umowę lub ustawę, zebrać dowody wykonania i naruszeń oraz policzyć wszystkie należności. Jeżeli w sprawie występuje spór, zaliczka, kaucja, wada, kara umowna albo zaległa płatność, treść porozumienia powinna być przygotowana szczególnie ostrożnie.

Źródła

• Kodeks cywilny: art. 60, art. 61, art. 65, art. 77, art. 353¹, art. 471 i art. 118.
• Kodeks pracy: art. 30 i art. 97, w zakresie rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron oraz świadectwa pracy.
• Kodeks postępowania cywilnego: art. 187, w zakresie podstawowych elementów pozwu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.