Ugoda cywilna, jak ją zawrzeć i zabezpieczyć wykonanie

Ugoda cywilna nie jest zwykłym potwierdzeniem długu. Zgodnie z art. 917 Kodeksu cywilnego strony czynią sobie wzajemne ustępstwa dotyczące istniejącego między nimi stosunku prawnego, aby usunąć niepewność, zapewnić wykonanie roszczeń albo zakończyć istniejący lub możliwy spór. Ustępstwem może być na przykład rozłożenie należności na raty, rezygnacja z części odsetek, obniżenie żądanej kwoty, wydłużenie terminu albo zobowiązanie do wycofania pozwu po zapłacie.

Dobrze przygotowana ugoda powinna nie tylko zamknąć dotychczasowy konflikt, lecz także odpowiedzieć na pytanie, co stanie się wtedy, gdy jedna ze stron ponownie nie wykona zobowiązania. Dlatego trzeba oddzielić treść porozumienia od sposobu zabezpieczenia jego wykonania.

Kiedy powstaje spór i z jakiej umowy wynika

Przed rozpoczęciem negocjacji trzeba ustalić, z jakiego stosunku prawnego wynika spór. Może chodzić o umowę pożyczki, sprzedaży, najmu, dzieło, roboty budowlane, świadczenie usług, rozliczenie wspólnych nakładów albo odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę. Od rodzaju umowy zależą możliwe roszczenia, terminy przedawnienia, wymagane dowody oraz to, czy ugoda wymaga szczególnej formy.

W ugodzie należy krótko opisać podstawę sporu: datę i rodzaj umowy, wykonane świadczenia, wystawione faktury, wpłacone zaliczki, zgłoszone wady, wezwania do zapłaty oraz stanowiska stron. Nie trzeba przepisywać całej historii konfliktu, ale dokument powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, czego dotyczy porozumienie.

Przykładowo spór z wykonawcą może obejmować zwrot zaliczki, koszt poprawek i opóźnienie. W takiej sytuacji pomocne jest wcześniejsze uporządkowanie rozliczeń, podobnie jak w sprawie o nierzetelnego wykonawcę remontu i zwrot pieniędzy. Przy pożyczce kluczowe będą natomiast przelew, wiadomości i ustalony termin zwrotu, co szerzej pokazuje artykuł o tym, jak odzyskać pożyczone pieniądze od znajomego.

Nie każda deklaracja spłaty jest ugodą. Jeżeli jedna strona jedynie potwierdza istniejący obowiązek, a druga nie czyni żadnego ustępstwa, dokument może być uznany za uznanie długu albo porozumienie dotyczące wykonania zobowiązania. Nadal może być bardzo przydatny dowodowo, lecz warto świadomie nazwać jego funkcję.

Jakie prawa i obowiązki ustalić w ugodzie

Najważniejsza część ugody powinna precyzyjnie określać, kto, co, komu, kiedy i w jaki sposób ma wykonać. Przy zapłacie należy podać kwotę cyframi, walutę, rachunek bankowy, terminy poszczególnych rat oraz zasady zaliczania wpłat. Przy obowiązku niepieniężnym trzeba opisać czynność, jej rezultat, miejsce wykonania, termin odbioru i sposób potwierdzenia realizacji.

W praktyce ugoda może obejmować między innymi:

• uznanie przez dłużnika określonej kwoty należności głównej, odsetek i kosztów;
• rozłożenie długu na raty albo odroczenie płatności;
• rezygnację wierzyciela z części odsetek lub części roszczenia pod warunkiem terminowej spłaty;
• wydanie rzeczy, usunięcie wad, wykonanie poprawek albo opróżnienie lokalu;
• wycofanie pozwu, wniosku lub zarzutów po wykonaniu uzgodnionego świadczenia;
• rozliczenie kosztów postępowania, mediacji, opinii lub zastępczego wykonania;
• zasady poufności, o ile nie ograniczają ustawowych obowiązków stron.

Jeżeli płatność ma następować w ratach, warto wskazać, czy opóźnienie jednej raty powoduje natychmiastową wymagalność całej pozostałej kwoty. Taka klauzula powinna określać konkretny warunek, na przykład opóźnienie przekraczające siedem dni i wcześniejsze pisemne wezwanie. Pozwala to uniknąć sporu, czy drobne lub jednodniowe opóźnienie rzeczywiście uruchomiło surowe konsekwencje.

Przy świadczeniu pieniężnym podstawowym zabezpieczeniem są odsetki za opóźnienie. Kara umowna co do zasady służy natomiast zabezpieczeniu zobowiązań niepieniężnych, takich jak terminowe wydanie dokumentów, usunięcie wad lub zachowanie poufności. Nie należy zastępować odsetek karą umowną za sam brak zapłaty.

Szczególnej uwagi wymaga zapis o zakończeniu sporu. Bezpieczniejsze jest postanowienie, że wierzyciel zrzeka się pozostałej części roszczeń dopiero po pełnym i terminowym wykonaniu ugody. Bezwarunkowe zrzeczenie się wszystkich roszczeń już w dniu podpisania może pozbawić wierzyciela części ochrony, mimo że druga strona nie zapłaciła jeszcze ani jednej raty.

Jak udokumentować roszczenie i treść ugody

Przed podpisaniem ugody należy zebrać dokumenty pozwalające ocenić wysokość i zasadność roszczenia. Mogą to być umowy, aneksy, faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru, zdjęcia, kosztorysy, reklamacje, korespondencja e-mailowa, SMS-y, wiadomości z komunikatorów oraz wcześniejsze wezwania.

Dokumenty warto wymienić w ugodzie jako załączniki albo opisać w części dotyczącej stanu faktycznego. Jeżeli strony różnią się co do części kwot, należy wskazać, które należności są bezsporne, które objęto ustępstwem i jak wyliczono ostateczne saldo. Unika się w ten sposób późniejszego twierdzenia, że ugoda obejmowała tylko fragment sprawy.

Trzeba również sprawdzić tożsamość i umocowanie osób podpisujących dokument. W przypadku spółki należy ustalić sposób reprezentacji w rejestrze, a przy pełnomocniku zażądać pełnomocnictwa obejmującego zawarcie ugody. Przy większych kwotach warto zachować kopie dokumentów rejestrowych oraz potwierdzenie, że podpisujący miał prawo do dokonania wzajemnych ustępstw.

Forma pisemna jest praktycznym minimum, nawet gdy przepisy nie wymagają jej dla ważności. Jeżeli jednak ugoda dotyczy czynności wymagającej szczególnej formy, na przykład przeniesienia własności nieruchomości, sama zwykła pisemna ugoda nie zastąpi aktu notarialnego. Także ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd nie uchyla wymogów szczególnej formy czynności prawnej.

Wezwanie, negocjacje i zawarcie ugody krok po kroku

Negocjacje najlepiej rozpocząć od rzeczowego wezwania. Pismo powinno wskazywać podstawę roszczenia, żądaną kwotę lub czynność, termin wykonania, numer rachunku oraz propozycję rozmów ugodowych. Nie trzeba od razu rezygnować z części należności. Najpierw należy ustalić, czy druga strona uznaje odpowiedzialność i jakie ma realne możliwości wykonania zobowiązania.

Praktyczna kolejność działań wygląda następująco:

1. ustal strony, źródło roszczenia, jego wysokość i termin przedawnienia;
2. zabezpiecz dokumenty i oblicz należność główną, odsetki oraz koszty;
3. wyślij wezwanie do zapłaty lub wykonania obowiązku z dowodem doręczenia;
4. określ minimalny akceptowalny rezultat negocjacji i możliwe ustępstwa;
5. uzgodnij terminy, sposób płatności, konsekwencje opóźnienia oraz zabezpieczenia;
6. przygotuj projekt ugody i sprawdź, czy obejmuje wszystkie sporne roszczenia;
7. podpisz dokument w sposób pozwalający ustalić datę i osoby składające oświadczenia;
8. monitoruj wykonanie i reaguj natychmiast po naruszeniu terminu.

Jeżeli spór dotyczy niewykonanej usługi, wezwanie powinno jasno rozróżniać żądanie wykonania, odstąpienia od umowy, zwrotu zaliczki i odszkodowania. Przykład takiego porządkowania roszczeń przedstawia sprawa, w której tłumacz nie wykonał usługi. Podobnie warsztat, któremu klient nie płaci i nie odbiera pojazdu, powinien oddzielić należność za naprawę, ewentualne koszty przechowania oraz obowiązek odbioru auta, co omawia artykuł o odbiorze samochodu z warsztatu.

Kiedy sprawa trafia do sądu i jak zabezpieczyć wykonanie ugody

Najprostsza ugoda prywatna wiąże strony jak umowa. Jeżeli dłużnik jej nie wykona, wierzyciel może wykorzystać dokument jako dowód, ale zwykle musi najpierw wnieść pozew i uzyskać tytuł wykonawczy. Sam zapis, że ugoda jest podstawą egzekucji komorniczej, nie wystarczy.

Silniejsze zabezpieczenie można uzyskać na kilka sposobów:

Akt notarialny z poddaniem się egzekucji

Dłużnik może w akcie notarialnym poddać się egzekucji co do zapłaty oznaczonej kwoty albo świadczenia określonego w sposób przewidziany przez art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego. Po spełnieniu warunków wskazanych w akcie wierzyciel występuje o nadanie klauzuli wykonalności, bez prowadzenia pełnego procesu o istnienie długu. Treść aktu musi precyzyjnie określać obowiązek, zdarzenie uruchamiające egzekucję oraz termin, do którego można wystąpić o klauzulę.

Ugoda przed mediatorem

Strony mogą zawrzeć ugodę w mediacji przed wszczęciem procesu albo w toku sprawy. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności. Po zatwierdzeniu ma ona moc ugody zawartej przed sądem, a ugoda z klauzulą jest tytułem wykonawczym. Sąd odmówi zatwierdzenia w całości lub części, gdy porozumienie jest sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego, zmierza do obejścia prawa, jest niezrozumiałe albo wewnętrznie sprzeczne.

Ugoda sądowa

Ugoda może zostać zawarta w już toczącym się postępowaniu albo w postępowaniu pojednawczym przed wniesieniem pozwu. Jej treść trafia do protokołu sądowego. Po uzyskaniu klauzuli wykonalności może stanowić podstawę egzekucji. Sąd bada dopuszczalność ugody i nie zaakceptuje porozumienia naruszającego prawo lub zmierzającego do jego obejścia.

Dodatkowe zabezpieczenia

Zależnie od rodzaju i wysokości roszczenia można rozważyć poręczenie, gwarancję, zastaw, hipotekę, przewłaszczenie na zabezpieczenie albo zatrzymanie określonej części świadczenia. Każdy z tych instrumentów ma własne wymagania formalne i ryzyka. Zabezpieczenie powinno być proporcjonalne do długu, możliwe do ustanowienia i sprawdzone pod kątem wcześniejszych obciążeń.

Jeżeli ugoda nie zostanie wykonana, należy działać zgodnie z jej treścią: wysłać wymagane wezwanie, wyznaczyć termin dodatkowy, złożyć oświadczenie o postawieniu całej kwoty w stan wymagalności albo wystąpić o klauzulę wykonalności. Nie warto przez wiele miesięcy prowadzić nieformalnych rozmów, jeżeli zbliża się termin przedawnienia lub dłużnik wyzbywa się majątku.

Najczęstsze błędy przy zawieraniu i wykonywaniu ugody

Najwięcej problemów powodują niejasne sformułowania. Zapis, że dłużnik zapłaci w miarę możliwości albo w najbliższym czasie, nie określa realnego terminu. Podobnie samo stwierdzenie, że strony nie mają do siebie pretensji, może wywołać spór o to, jakie roszczenia rzeczywiście wygasły.

Do typowych błędów należą:

• brak precyzyjnego wskazania roszczeń objętych ugodą;
• nieuwzględnienie odsetek, kosztów i dotychczasowych częściowych wpłat;
• brak warunku utraty rat lub brak procedury wezwania;
• zastrzeżenie kary umownej za brak zapłaty zamiast odsetek;
• natychmiastowe i bezwarunkowe zrzeczenie się wszystkich roszczeń przez wierzyciela;
• podpisanie dokumentu przez osobę bez odpowiedniego umocowania;
• przekonanie, że każdą prywatną ugodę można od razu skierować do komornika;
• brak sprawdzenia, czy zabezpieczenie faktycznie istnieje i ma wartość;
• pominięcie wymogu szczególnej formy czynności prawnej;
• pozostawienie sprzecznych terminów lub różnych kwot w treści i załącznikach.

Nie należy też zakładać, że od ugody można łatwo się wycofać. Art. 918 Kodeksu cywilnego ogranicza możliwość uchylenia się od jej skutków z powodu błędu. Samo późniejsze znalezienie korzystniejszych dowodów zwykle nie wystarcza, chyba że ugodę zawarto w złej wierze. Dlatego przed podpisaniem trzeba ocenić dokumenty, ryzyko procesowe i rzeczywistą wartość ustępstw.

FAQ

Czy ugoda cywilna musi być zawarta na piśmie?

Nie zawsze jest to warunek ważności, ale forma pisemna ma podstawowe znaczenie dowodowe. Jeżeli ugoda obejmuje czynność wymagającą szczególnej formy, trzeba zachować tę formę, na przykład akt notarialny przy przeniesieniu własności nieruchomości.

Czy prywatną ugodę można od razu przekazać komornikowi?

Zwykle nie. Prywatna ugoda jest umową i dowodem roszczenia, lecz do egzekucji potrzebny jest tytuł wykonawczy. Może nim być między innymi ugoda sądowa z klauzulą, ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd albo akt notarialny z poddaniem się egzekucji.

Czy w ugodzie można rozłożyć dług na raty?

Tak. Należy wskazać wysokość i termin każdej raty, rachunek, odsetki oraz konsekwencje opóźnienia. Warto również ustalić, kiedy wierzyciel może żądać natychmiastowej zapłaty całej pozostałej kwoty.

Czy można zastrzec karę umowną za brak zapłaty?

Kara umowna służy co do zasady zabezpieczeniu zobowiązań niepieniężnych. Za opóźnienie w zapłacie stosuje się przede wszystkim odsetki. Kara może natomiast zabezpieczać na przykład obowiązek wydania rzeczy, usunięcia wady albo zachowania poufności.

Czy podpisanie ugody oznacza uznanie długu?

Często ugoda zawiera jednoznaczne uznanie określonej należności, ale decyduje jej treść. W dokumencie warto wyraźnie wskazać, jaka kwota jest uznana, z czego wynika i jakie elementy zostały objęte wzajemnymi ustępstwami.

Czy można wycofać się z niekorzystnej ugody?

Możliwość uchylenia się od skutków ugody jest ograniczona. Sam fakt, że po podpisaniu jedna strona ocenia porozumienie jako mniej korzystne albo znajduje nowe dowody, zwykle nie wystarcza. Znaczenie mogą mieć wady oświadczenia woli, ale ich ocena zależy od konkretnych okoliczności.

Czy ugoda przed mediatorem wymaga zatwierdzenia przez sąd?

Aby uzyskała moc ugody sądowej i mogła być podstawą egzekucji, powinna zostać zatwierdzona przez sąd. Gdy świadczenie nadaje się do egzekucji, zatwierdzenie następuje przez nadanie klauzuli wykonalności.

Co zrobić, gdy druga strona nie wykonuje ugody?

Najpierw trzeba zastosować procedurę przewidzianą w dokumencie, na przykład wysłać wezwanie i postawić pozostałą kwotę w stan wymagalności. Następnie, zależnie od formy ugody, można wystąpić o klauzulę wykonalności, wszcząć egzekucję albo wnieść pozew.

Podsumowanie

Skuteczna ugoda cywilna powinna jednoznacznie zamykać określony spór, wskazywać wzajemne ustępstwa i szczegółowo opisywać sposób wykonania zobowiązań. Przed podpisaniem należy policzyć roszczenie, sprawdzić dokumenty, terminy przedawnienia, reprezentację stron i konsekwencje każdego zrzeczenia.

Jeżeli istnieje ryzyko niewykonania ugody, sama forma pisemna może być niewystarczająca. W zależności od sprawy warto rozważyć mediację z zatwierdzeniem ugody przez sąd, ugodę sądową, akt notarialny z poddaniem się egzekucji albo zabezpieczenie rzeczowe lub osobiste.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 353¹, art. 455, art. 481, art. 483–484 oraz art. 917–918.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 183¹–183¹⁵, art. 184–186 oraz art. 777.
• Ministerstwo Sprawiedliwości, informacje o postępowaniu mediacyjnym w sprawach cywilnych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.