Zaległy czynsz i media – jak skutecznie wezwać najemcę do zapłaty

Zaległość powstaje, gdy upłynął uzgodniony termin płatności, a należność nie została zapłacona. W praktyce pierwszy krok powinien polegać nie na natychmiastowym wypowiedzeniu umowy, lecz na sprawdzeniu jej treści, rozliczeniu wszystkich wpłat i przygotowaniu zestawienia zadłużenia. Błąd w kwocie, okresie rozliczeniowym albo adresie doręczenia może później utrudnić dochodzenie należności.

Trzeba też oddzielić trzy kwestie: wezwanie do zapłaty, wypowiedzenie najmu oraz odzyskanie lokalu. Każda z nich ma inny cel i może wymagać osobnego pisma. Wynajmujący nie powinien samowolnie wymieniać zamków, odcinać mediów ani usuwać rzeczy najemcy, nawet gdy dług jest bezsporny.

Jaki rodzaj najmu ma znaczenie dla sprawy

Przed przygotowaniem pisma trzeba ustalić, jaki przedmiot został oddany w najem i jaki reżim prawny stosuje się do umowy. Inne zasady dotyczą mieszkania służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, inne lokalu użytkowego, biura, magazynu czy garażu, a jeszcze inne najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego.

Nazwa umowy nie zawsze rozstrzyga sprawę. Garaż będący samodzielnym pomieszczeniem może być traktowany jako lokal, natomiast miejsce postojowe albo fragment nieruchomości może wymagać innej oceny. Znaczenie ma również to, czy najemca korzysta z lokalu w celach mieszkaniowych, czy gospodarczych.

Jeżeli w jednej umowie rozliczane są czynsz, zaliczki na media, opłaty administracyjne i inne świadczenia, trzeba ustalić, które z nich rzeczywiście obciążają najemcę. Przy lokalu mieszkalnym ustawa obejmuje również określone opłaty niezależne od właściciela pobierane przez niego wtedy, gdy najemca nie ma umowy bezpośrednio z dostawcą.

Obowiązki wynajmującego i najemcy

Podstawowym obowiązkiem najemcy jest płacenie czynszu w terminie określonym w umowie. Jeżeli umowa nie wskazuje terminu, zastosowanie mogą mieć reguły ustawowe. Najemca powinien także ponosić te opłaty za media i usługi, które zostały na niego prawidłowo przeniesione w umowie albo wynikają z przepisów.

Wynajmujący ma z kolei obowiązek udostępnić rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie w zakresie, który go obciąża. Przy mieszkaniach część obowiązków naprawczych wynika wprost z ustawy, choć w prywatnym zasobie strony mogą w pewnym zakresie uregulować je odmiennie.

Najpierw sprawdź, czy najemca miał podstawę do obniżenia płatności

Najemca nie może dowolnie wstrzymać całego czynszu tylko dlatego, że zgłosił usterkę. W konkretnych sytuacjach wady lokalu mogą jednak uzasadniać obniżenie czynszu, a poważne wady nawet rozwiązanie umowy. Dlatego przed wezwaniem warto przejrzeć korespondencję o awariach, zgłoszenia napraw, protokoły i rachunki. Jeżeli strony spierały się o wadę lokalu, żądanie pełnej kwoty bez odniesienia się do zarzutów najemcy może doprowadzić do sporu sądowego.

Rozlicz wpłaty zgodnie z ich opisem

Jeżeli najemca wskazał w tytule przelewu, za jaki miesiąc albo jaką należność płaci, wynajmujący powinien uwzględnić to przy księgowaniu. Gdy opis jest niejasny, znaczenie mają zasady zaliczania świadczeń oraz wcześniejsze ustalenia stron. W wezwaniu nie należy wykazywać jako niezapłaconej należności, która została pokryta, ale zaksięgowana na inny okres bez podstawy.

Przy kilku najemcach trzeba ustalić, czy odpowiadają solidarnie. W lokalu mieszkalnym za czynsz i inne należne opłaty mogą odpowiadać solidarnie z najemcą również pełnoletnie osoby stale z nim zamieszkujące, w granicach okresu ich stałego zamieszkiwania, z ustawowymi wyjątkami. Przed skierowaniem żądania do takiej osoby należy mieć dowody jej faktycznego zamieszkiwania.

Czynsz, kaucja, naprawy i rozliczenia

Skuteczne wezwanie powinno opierać się na przejrzystym saldzie. Najlepiej przygotować tabelę miesiąc po miesiącu, wskazując kwotę należną, termin płatności, otrzymaną wpłatę i pozostałe zadłużenie. Media należy rozliczać według zasad z umowy: na podstawie faktur, liczników, zaliczek albo rozliczeń zarządcy.

Czy można od razu potrącić dług z kaucji

Przy zwykłym najmie mieszkania kaucja zabezpiecza należności przysługujące wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu i co do zasady jest rozliczana po zakończeniu najmu. Nie należy automatycznie uznawać, że najemca może przestać płacić ostatnie miesiące, bo wynajmujący ma kaucję. Z drugiej strony wynajmujący nie powinien bez podstawy traktować kaucji jako bieżącej zapłaty, jeśli umowa i przepisy tego nie przewidują.

W najmie instytucjonalnym przepisy wyraźnie dopuszczają zaspokojenie zaległej płatności z kaucji w okresie trwania umowy, z obowiązkiem jej uzupełnienia przez najemcę. Przy innych rodzajach najmu trzeba oprzeć się na umowie i właściwych przepisach. Rozliczenie kaucji powinno być zawsze udokumentowane.

Nie doliczaj kosztów bez podstawy

Do długu nie należy dopisywać dowolnych kar, kosztów administracyjnych lub ryczałtów za sporządzenie wezwania, jeżeli nie mają podstawy w ważnym postanowieniu umowy albo przepisie. Można natomiast żądać odsetek za opóźnienie w płatności świadczenia pieniężnego. Jeżeli umowa nie określa skutecznie stawki odsetek, stosuje się odpowiednią stawkę ustawową.

Wypowiedzenie, wezwanie i protokół zdawczo-odbiorczy

Wezwanie do zapłaty może mieć dwa różne cele. Pierwszym jest zwykłe dochodzenie wymagalnego długu. Drugim jest spełnienie ustawowego warunku poprzedzającego wypowiedzenie najmu z powodu zaległości. Pismo powinno jasno wskazywać, którą funkcję pełni.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty

Dobre wezwanie nie musi być długie, ale powinno być jednoznaczne. Należy w nim podać:

• dane wynajmującego i najemcy,
• oznaczenie umowy oraz wynajmowanego lokalu lub rzeczy,
• kwotę główną z podziałem na czynsz, media i inne należności,
• miesiące lub okresy, których dotyczy zaległość,
• sposób obliczenia odsetek albo informację, że będą naliczane do dnia zapłaty,
• konkretny termin zapłaty i numer rachunku,
• żądanie zapłaty należności bieżących, jeżeli wymaga tego podstawa wypowiedzenia,
• informację o możliwych dalszych krokach, takich jak wypowiedzenie, pozew i obciążenie kosztami postępowania,
• datę i podpis osoby składającej oświadczenie.

Termin siedmiu albo czternastu dni często wystarcza w zwykłym przedsądowym wezwaniu do zapłaty, ale nie zastąpi dodatkowego miesięcznego terminu, gdy taki termin jest wymagany przed wypowiedzeniem. Najbezpieczniej nie mieszać tych dwóch terminów w jednym zdaniu. Jeżeli pismo ma być ustawowym uprzedzeniem, powinno wyraźnie wskazywać zamiar wypowiedzenia umowy i udzielać pełnego dodatkowego miesiąca.

Jak doręczyć pismo

Wynajmujący powinien zachować dowód, że pismo dotarło do najemcy albo zostało wysłane w sposób przewidziany w umowie lub ustawie. Najczęściej stosuje się list polecony za potwierdzeniem odbioru, przesyłkę rejestrowaną z dokumentacją doręczenia albo osobiste wręczenie za pisemnym pokwitowaniem.

W przypadku lokalu mieszkalnego strony mają obowiązek informować się na piśmie o zmianie adresu. Jeżeli najemca tego nie zrobi, korespondencja wysłana na ostatni podany adres listem poleconym za potwierdzeniem odbioru może być uznana za doręczoną na zasadach określonych w ustawie. Mimo to praktycznie warto wysłać pismo również na adres wynajmowanego lokalu i dodatkowo poinformować najemcę e-mailem lub wiadomością, zachowując dowody.

Kiedy można wypowiedzieć najem mieszkania

Przy zwykłym najmie lokalu mieszkalnego właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny z powodu zaległości, gdy lokator pozostaje w zwłoce co najmniej za trzy pełne okresy płatności. Wcześniej trzeba pisemnie uprzedzić go o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległych oraz bieżących należności.

Jeżeli najemca nie zapłaci, wypowiedzenie powinno być dokonane na piśmie pod rygorem nieważności, wskazywać przyczynę i zachowywać ustawowy termin: nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Samo wcześniejsze wezwanie nie rozwiązuje umowy. Potrzebne jest odrębne oświadczenie o wypowiedzeniu.

Kiedy można wypowiedzieć najem innego lokalu

Przy najmie lokalu użytkowego lub innego lokalu podlegającego Kodeksowi cywilnemu wynajmujący zamierzający wypowiedzieć najem bez zachowania terminów z powodu zaległości powinien sprawdzić, czy najemca pozostaje w zwłoce co najmniej za dwa pełne okresy płatności. Następnie należy uprzedzić go na piśmie i udzielić dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty zaległego czynszu.

Umowa może zawierać dodatkowe obowiązki, sposoby doręczeń albo postanowienia dotyczące zaległości. Nie wolno jednak zakładać, że dowolna klauzula pozwala pominąć przepisy chroniące lokatora lub wymagane formy oświadczeń. Treść umowy trzeba ocenić łącznie z właściwą ustawą.

Po co protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół sporządzony przy rozpoczęciu najmu pomaga ustalić stan lokalu, wyposażenie i stany liczników. Przy zakończeniu umowy należy przygotować drugi protokół, odnotować datę wydania kluczy, stan pomieszczeń, pozostawione rzeczy oraz końcowe wskazania liczników. Dokument jest ważny przy rozliczeniu kaucji, mediów i ewentualnych szkód.

Brak protokołu nie przekreśla roszczeń, ale zwiększa ryzyko dowodowe. Wtedy większe znaczenie mają zdjęcia, nagrania, korespondencja, zeznania świadków, faktury oraz dokumenty od zarządcy i dostawców mediów.

Kiedy potrzebny jest pozew albo eksmisja

Jeżeli najemca nie płaci mimo wezwania, wynajmujący może dochodzić zapłaty przed sądem. Pozew powinien obejmować wymagalne kwoty, odsetki oraz dowody: umowę, aneksy, zestawienie salda, faktury lub rozliczenia mediów, historię wpłat, wezwanie i dowód doręczenia. W sprawach o roszczenia pieniężne sąd może wydać nakaz zapłaty, jeżeli spełnione są warunki proceduralne.

Roszczenia o czynsz są świadczeniami okresowymi i co do zasady przedawniają się po trzech latach. Każda miesięczna należność ma własny termin wymagalności i własny bieg przedawnienia. Także w odniesieniu do innych opłat nie należy zwlekać, ponieważ kwalifikacja roszczenia może zależeć od umowy, sposobu rozliczania i statusu stron.

Pozew o zapłatę nie zastępuje sprawy o opróżnienie lokalu

Nakaz lub wyrok zasądzający pieniądze pozwala prowadzić egzekucję długu, ale nie daje automatycznie prawa do usunięcia najemcy. Aby odzyskać lokal po skutecznym zakończeniu umowy, zwykle trzeba uzyskać tytuł wykonawczy nakazujący jego opróżnienie, chyba że zastosowanie ma szczególny tryb, na przykład prawidłowo zawarty i zgłoszony najem okazjonalny z aktem notarialnym.

W zwykłym najmie mieszkania przed pozwem o opróżnienie lokalu trzeba przede wszystkim wykazać skuteczne wypowiedzenie. Jeżeli brakuje ustawowego uprzedzenia, pełnego dodatkowego terminu, wymaganej przyczyny albo właściwej formy pisemnej, sąd może uznać, że stosunek najmu nadal trwa.

Czego wynajmujący nie powinien robić samodzielnie

Nawet poważne zaległości nie uprawniają do samowolnego wejścia do lokalu, wymiany zamków, odcięcia prądu lub wody, wyniesienia rzeczy czy fizycznego usunięcia najemcy. Takie działania mogą naruszać posiadanie, dobra osobiste, a w skrajnych sytuacjach prowadzić do odpowiedzialności cywilnej albo karnej. Odzyskanie lokalu powinno nastąpić dobrowolnie albo w legalnym postępowaniu egzekucyjnym.

FAQ

Czy wezwanie do zapłaty musi być wysłane przed pozwem?

Nie w każdej sprawie jest to bezwzględny warunek wniesienia pozwu, ale wezwanie jest bardzo przydatne dowodowo, pozwala wykazać próbę polubownego rozwiązania sporu i może mieć znaczenie dla rozliczenia kosztów procesu. Umowa może też nakładać obowiązek wcześniejszego wezwania.

Jaki termin zapłaty wpisać w zwykłym wezwaniu?

Najczęściej wyznacza się 7 albo 14 dni od doręczenia pisma. Gdy wezwanie ma być ustawowym uprzedzeniem przed wypowiedzeniem najmu z powodu zaległości, trzeba zastosować dodatkowy miesięczny termin wymagany przez właściwe przepisy.

Czy można wypowiedzieć mieszkanie po jednym niezapłaconym czynszu?

Nie na podstawie ustawowej przesłanki dotyczącej zaległości za lokal mieszkalny. Wymagane są co najmniej trzy pełne okresy płatności, pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia i dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległych oraz bieżących należności.

Czy e-mail wystarczy jako pisemne uprzedzenie?

Zwykły e-mail może nie spełniać wymaganej formy pisemnej. Dla bezpieczeństwa należy sporządzić podpisane pismo i doręczyć je w sposób pozwalający wykazać odbiór. E-mail lub wiadomość może być dodatkowym kanałem informacyjnym.

Czy można doliczyć odsetki bez zapisu w umowie?

Tak. W razie opóźnienia w zapłacie świadczenia pieniężnego wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie, nawet jeżeli umowa nie przewiduje odsetek. Należy prawidłowo ustalić datę wymagalności każdej należności.

Czy kaucja automatycznie pokrywa ostatni czynsz?

Nie. Najemca nie może samodzielnie założyć, że ostatni czynsz zostanie potrącony z kaucji. Sposób rozliczenia zależy od rodzaju najmu, umowy i przepisów. Przy zwykłym najmie mieszkania kaucja jest zasadniczo rozliczana po opróżnieniu lokalu.

Czy po wypowiedzeniu można od razu wymienić zamki?

Nie. Jeżeli najemca nie wydaje lokalu dobrowolnie, wynajmujący powinien skorzystać z właściwej procedury sądowej lub szczególnego trybu przewidzianego dla najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego. Samowolna wymiana zamków może naruszać prawo.

Podsumowanie

Skuteczne dochodzenie zaległego czynszu i mediów zaczyna się od prawidłowego salda oraz ustalenia rodzaju najmu. Wezwanie powinno precyzyjnie wskazywać dług, dokumenty, termin zapłaty i dalsze konsekwencje. Jeżeli wynajmujący planuje wypowiedzenie, musi zastosować odrębną procedurę właściwą dla mieszkania, lokalu użytkowego, najmu okazjonalnego lub innego stosunku prawnego.

Przed wysłaniem wypowiedzenia warto sprawdzić umowę, historię płatności, doręczenia i treść wcześniejszych pism. Jeden pominięty warunek formalny może spowodować, że umowa nadal będzie trwała, mimo że zaległość jest rzeczywista.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 118, art. 481, art. 659, art. 669, art. 672 i art. 687.
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6, art. 6g, art. 11 oraz art. 19a–19e.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, przepisy o dochodzeniu roszczeń pieniężnych i postępowaniu egzekucyjnym.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.