Rozwiązanie umowy najmu lokalu użytkowego przed terminem

Najpierw sprawdź, na jaki czas zawarto umowę

Przy lokalu użytkowym podstawowe znaczenie ma to, czy umowę zawarto na czas oznaczony, np. na 3 albo 5 lat, czy na czas nieoznaczony. W pierwszym przypadku strony zakładają większą stabilność stosunku najmu i możliwość jednostronnego zakończenia umowy przed ustaloną datą jest ograniczona.

Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, gdy czas trwania najmu jest oznaczony, wynajmujący i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Dlatego pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza części umowy zatytułowanej np. „czas trwania umowy”, „rozwiązanie umowy”, „wypowiedzenie” albo „ustanie najmu”.

Inaczej wygląda najem bezterminowy. Jeżeli umowa nie przewiduje własnych terminów wypowiedzenia, zastosowanie mają terminy ustawowe. W przypadku najmu lokalu na czas nieoznaczony, przy czynszu płatnym miesięcznie art. 688 Kodeksu cywilnego przewiduje możliwość wypowiedzenia najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Kiedy najem na czas oznaczony można wypowiedzieć wcześniej?

Najczęstsza podstawa wcześniejszego wypowiedzenia wynika bezpośrednio z umowy. Strony mogą wskazać konkretne zdarzenia, które otwierają prawo do jej zakończenia, np. utratę określonego zezwolenia niezbędnego do prowadzenia działalności, długotrwały brak możliwości korzystania z lokalu, naruszenie określonych obowiązków przez drugą stronę albo inne wskazane w kontrakcie okoliczności.

Dopuszczalne jest również posłużenie się w umowie pojęciem „ważnych przyczyn”. Sąd Najwyższy w uchwale z 21 listopada 2006 r., sygn. III CZP 92/06, uznał, że postanowienie przewidujące wypowiedzenie najmu zawartego na czas określony z ważnych przyczyn mieści się w art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego. Nie oznacza to jednak, że każda przyczyna uznana przez jedną ze stron za ważną automatycznie uzasadnia wypowiedzenie. W razie sporu znaczenie mają treść umowy oraz obiektywna doniosłość konkretnego zdarzenia.

Nie należy utożsamiać wypowiedzenia z rozwiązaniem umowy za porozumieniem stron. Porozumienie wymaga zgody wynajmującego i najemcy, lecz może doprowadzić do zakończenia nawet takiej umowy terminowej, której nie da się jednostronnie wypowiedzieć. Więcej o zasadach, na jakich można wypowiedzieć umowę najmu lokalu, wyjaśniamy w odrębnym poradniku.

Ustawowe podstawy wypowiedzenia przez najemcę

Brak odpowiedniej klauzuli w umowie nie oznacza, że najemca nigdy nie może zakończyć najmu przed terminem. Kodeks cywilny przewiduje szczególne przypadki, w których prawo do wypowiedzenia wynika bezpośrednio z ustawy.

Jednym z najważniejszych jest art. 664 § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli lokal ma wady uniemożliwiające przewidziane w umowie korzystanie, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, gdy:

• wady uniemożliwiające używanie istniały już przy wydaniu lokalu albo powstały później,
• wynajmujący mimo zawiadomienia nie usunął takich wad w odpowiednim czasie albo
• wad nie da się usunąć.

Uprawnienie to co do zasady nie przysługuje na podstawie art. 664, jeżeli najemca wiedział o wadach w chwili zawierania umowy. Szczególną regulację zawiera jednak art. 682 Kodeksu cywilnego. Jeżeli wady lokalu zagrażają zdrowiu najemcy albo osób u niego zatrudnionych, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów nawet wtedy, gdy wiedział o tych wadach przy zawieraniu umowy.

Kiedy wynajmujący może zakończyć najem przed terminem?

Również wynajmujący może w określonych sytuacjach skorzystać z ustawowych podstaw wcześniejszego wypowiedzenia. Przykładowo art. 667 § 2 Kodeksu cywilnego pozwala wypowiedzieć najem bez zachowania terminów, jeżeli najemca używa rzeczy sprzecznie z umową lub jej przeznaczeniem i mimo upomnienia nie zaprzestaje takiego sposobu używania albo zaniedbuje rzecz w stopniu narażającym ją na utratę lub uszkodzenie.

W przypadku lokalu zastosowanie może mieć także art. 685 Kodeksu cywilnego. Pozwala on wynajmującemu wypowiedzieć najem bez zachowania terminów, gdy najemca rażąco lub uporczywie narusza obowiązujący porządek albo swoim zachowaniem czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym.

Zaległy czynsz – wynajmujący musi najpierw dać dodatkowy miesiąc

Przy najmie lokalu szczególne znaczenie ma art. 687 Kodeksu cywilnego. Jeżeli najemca pozostaje w zwłoce z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, wynajmujący zamierzający wypowiedzieć najem bez zachowania terminów nie powinien od razu składać wypowiedzenia.

Najpierw musi uprzedzić najemcę na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i udzielić mu dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę zaległego czynszu. Dopiero bezskuteczny upływ tego terminu pozwala skorzystać z tej podstawy wypowiedzenia.

Pominięcie wymaganego uprzedzenia albo skrócenie dodatkowego terminu może prowadzić do sporu o skuteczność wypowiedzenia. Szerzej procedurę tę omawia artykuł dotyczący wypowiedzenia najmu za zaległy czynsz.

Porozumienie stron, gdy umowa nie pozwala na wypowiedzenie

Jeżeli najemca chce wyjść z kilkuletniej umowy, lecz nie ma ani odpowiedniej podstawy umownej, ani ustawowej, rozwiązaniem może być negocjowanie wcześniejszego zakończenia najmu. Wynajmujący nie musi wyrazić zgody, ale strony mogą ustalić warunki, które będą dla obu stron akceptowalne.

Porozumienie powinno określać przede wszystkim:

• dokładną datę zakończenia najmu,
• termin i sposób wydania lokalu oraz przekazania kluczy,
• rozliczenie czynszu i opłat eksploatacyjnych,
• zasady rozliczenia kaucji,
• sposób rozliczenia wyposażenia i nakładów dokonanych przez najemcę,
• ewentualny obowiązek przywrócenia lokalu do określonego stanu,
• rozliczenie istniejących roszczeń stron, jeżeli chcą je definitywnie zamknąć.

Czasami wynajmujący zgadza się na wcześniejsze zakończenie umowy po znalezieniu nowego najemcy, po zapłacie uzgodnionej kwoty albo po zachowaniu dodatkowego okresu pozwalającego ponownie zaoferować lokal na rynku. Takie rozwiązania nie wynikają automatycznie z ustawy – wymagają porozumienia.

Jak przygotować skuteczne wypowiedzenie?

Samo istnienie podstawy do wypowiedzenia nie wystarcza. Trzeba jeszcze prawidłowo wykonać uprawnienie wynikające z umowy albo ustawy.

Przede wszystkim należy sprawdzić, jakiej formy wymaga umowa. Zgodnie z art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie albo wypowiedzenie wymaga co do zasady formy dokumentowej, chyba że ustawa lub sama umowa przewiduje inną formę. Jeżeli kontrakt wymaga np. pisemnego wypowiedzenia pod rygorem określonych skutków, trzeba zastosować postanowienie umowne. Dodatkowo niektóre przepisy ustanawiają własne wymagania – przykładem jest pisemne uprzedzenie najemcy wymagane przez art. 687 Kodeksu cywilnego.

W treści wypowiedzenia najbezpieczniej wskazać:

• strony i umowę, której dotyczy oświadczenie,
• lokal objęty najmem,
• konkretną podstawę umowną lub ustawową wypowiedzenia,
• okoliczności uzasadniające zastosowanie tej podstawy,
• termin, w którym najem ma się zakończyć,
• proponowany termin przekazania lokalu i kluczy.

Jeżeli uprawnienie zależy od wcześniejszego wezwania, upomnienia, zawiadomienia o wadach albo bezskutecznego upływu dodatkowego terminu, należy zachować dowody wykonania również tych czynności. W sporze istotne mogą być e-maile, pisma, fotografie, protokoły, ekspertyzy techniczne, faktury, potwierdzenia przelewów i dowody doręczenia korespondencji.

Sama wyprowadzka z lokalu nie kończy umowy

Jednym z najbardziej ryzykownych błędów jest założenie, że wystarczy opróżnić lokal i oddać klucze. Jeżeli najem zawarty na czas oznaczony nie został skutecznie wypowiedziany ani rozwiązany za porozumieniem stron, samo zaprzestanie korzystania z lokalu nie musi zakończyć stosunku najmu.

W takim przypadku czynsz może nadal stawać się wymagalny w terminach przewidzianych w umowie. Nie oznacza to automatycznie, że całość czynszu za wszystkie pozostałe miesiące staje się natychmiast wymagalna – trzeba zbadać umowę i charakter dochodzonego roszczenia. Najemca nie powinien jednak zakładać, że opuszczenie lokalu samo w sobie zwalnia go z dalszych zobowiązań.

Zwrot lokalu, protokół i kaucja po zakończeniu najmu

Po skutecznym zakończeniu najmu lokal powinien zostać formalnie zwrócony. Zgodnie z art. 675 Kodeksu cywilnego najemca ma obowiązek zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, lecz nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego korzystania.

Przy przekazaniu lokalu dobrze sporządzić protokół zawierający co najmniej datę zwrotu, stan pomieszczeń, wyposażenie, liczbę oddanych kluczy i stany liczników. Dokumentacja fotograficzna może ograniczyć późniejsze spory dotyczące szkód.

W najmie użytkowym zasady rozliczenia kaucji wynikają przede wszystkim z zawartej umowy i ogólnych przepisów prawa cywilnego. Nie należy automatycznie zakładać, że wcześniejsze opuszczenie lokalu powoduje utratę całej kaucji ani że najemca może samodzielnie zaliczyć ją na ostatni czynsz. Decydują postanowienia umowy, istniejące należności oraz okoliczności zakończenia stosunku prawnego. Podobny problem praktyczny opisujemy w materiale o sytuacji, gdy kaucja została zatrzymana po wcześniejszej wyprowadzce.

Trzeba również pamiętać o art. 677 Kodeksu cywilnego. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, a także roszczenia najemcy o zwrot nakładów albo nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.

Najczęstsze pytania o wcześniejsze rozwiązanie najmu lokalu użytkowego

Czy zamknięcie działalności pozwala wypowiedzieć umowę na czas oznaczony?

Nie samo przez się. Likwidacja działalności, spadek obrotów albo utrata zainteresowania lokalem nie stanowią ogólnej ustawowej podstawy wypowiedzenia najmu. Takie zdarzenie może mieć znaczenie, jeżeli odpowiada przypadkowi wskazanemu w umowie, mieści się w przewidzianej przez strony klauzuli ważnych przyczyn albo wynajmujący zgodzi się na rozwiązanie umowy.

Czy wypowiedzenie można wysłać e-mailem?

Zależy to od umowy i podstawy prawnej wypowiedzenia. Przy umowie zawartej pisemnie Kodeks cywilny przewiduje co do zasady formę dokumentową wypowiedzenia, ale umowa może wymagać formy pisemnej albo określać szczególny sposób doręczania oświadczeń. Niektóre czynności mają również szczególną formę ustawową – np. uprzedzenie wymagane przed wypowiedzeniem z powodu zaległości czynszowych na podstawie art. 687 musi nastąpić na piśmie.

Czy wynajmujący musi zgodzić się na rozwiązanie umowy?

Nie. Jeżeli najemca nie ma prawa do jednostronnego wypowiedzenia, rozwiązanie umowy za porozumieniem wymaga zgody obu stron. Wynajmujący może odmówić albo uzależnić zgodę od wynegocjowania warunków wcześniejszego zakończenia najmu.

Czy oddanie kluczy oznacza zgodę wynajmującego na zakończenie umowy?

Nie zawsze. Odbiór kluczy może być jednym z dowodów dotyczących zachowania stron, lecz sam w sobie nie powinien być traktowany jako pewne potwierdzenie rozwiązania umowy. Jeżeli strony rzeczywiście uzgadniają wcześniejsze zakończenie najmu, najlepiej jednoznacznie potwierdzić to w porozumieniu wraz z datą ustania umowy i zasadami rozliczeń.

Czy nowy właściciel lokalu może wypowiedzieć istniejący najem?

Po sprzedaży rzeczy najętej nabywca co do zasady wstępuje w stosunek najmu i art. 678 Kodeksu cywilnego daje mu w określonych warunkach możliwość wypowiedzenia najmu z zachowaniem terminów ustawowych. Uprawnienie to nie przysługuje jednak nabywcy, jeżeli umowa była zawarta na czas oznaczony w formie pisemnej z datą pewną, a lokal został najemcy wydany. Przy sprzedaży wynajętego lokalu użytkowego warto więc zbadać także datę i formę zawarcia umowy.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795, w szczególności art. 61, art. 77, art. 660–668, art. 673–678 oraz art. 680–688.
• Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 listopada 2006 r., III CZP 92/06.