Jak zdobyć fakturę do rejestracji samochodu?

Dlaczego urząd żąda faktury z wcześniejszej sprzedaży?

Podstawą rejestracji pojazdu jest między innymi dowód własności. Wynika to z art. 72 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym oraz z aktualnych przepisów wykonawczych dotyczących rejestracji i oznaczania pojazdów.

Dowodem własności pojazdu może być w szczególności:

• faktura sprzedaży, w tym faktura VAT albo faktura VAT marża,
• umowa sprzedaży, zamiany albo darowizny,
• prawomocne orzeczenie sądu rozstrzygające o własności,
• inny dokument, z którego jednoznacznie wynika przejście własności pojazdu.

Jeżeli dane sprzedawcy z Państwa faktury nie pokrywają się z danymi właściciela widniejącego w dotychczasowych dokumentach pojazdu, wydział komunikacji ma prawo oczekiwać wykazania pełnego ciągu nabycia. W opisanej sytuacji oznacza to potrzebę okazania dokumentu potwierdzającego sprzedaż samochodu z firmy A do firmy B, a następnie dokumentu sprzedaży z firmy B do Państwa firmy.

W praktyce urząd najczęściej chce zobaczyć oryginał dokumentu tylko do wglądu. Po sprawdzeniu zgodności dokumentu z kopią oryginał powinien wrócić do osoby, która go przedłożyła.

Czy kserokopia faktury wystarczy do rejestracji auta?

Samo niepoświadczone ksero faktury może okazać się niewystarczające. Urząd musi mieć możliwość oceny, czy dokument rzeczywiście pochodzi od zbywcy i czy potwierdza przeniesienie własności pojazdu. Dlatego przy dokumentach własności najbezpieczniejsze jest okazanie oryginału.

Od tej zasady istnieją praktyczne wyjątki. Jeżeli w łańcuchu sprzedaży występował przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie obrotu pojazdami, przepisy dopuszczają w określonych przypadkach posłużenie się notarialnie poświadczoną kopią dokumentu potwierdzającego nabycie pojazdu przez tego przedsiębiorcę. Warto ustalić w wydziale komunikacji, czy w Państwa stanie faktycznym taka forma zostanie zaakceptowana.

Jeżeli urząd kwestionuje kserokopię, warto poprosić o dokładne wskazanie, jakiego dokumentu brakuje i w jakiej formie ma zostać przedłożony. Najlepiej uzyskać tę informację na piśmie albo co najmniej w formie urzędowego wezwania do uzupełnienia braków.

Czy syndyk może udostępnić oryginał faktury?

Syndyk zarządza majątkiem i dokumentacją upadłego przedsiębiorcy w granicach prawa upadłościowego oraz obowiązków dotyczących przechowywania dokumentów. Jeżeli faktura znajduje się w dokumentacji upadłej firmy, syndyk co do zasady może mieć możliwość udostępnienia jej do wglądu, wydania kopii albo podjęcia działań potrzebnych do uzyskania duplikatu. Nie oznacza to jednak obowiązku przekazania oryginału na stałe.

W praktyce syndyk może obawiać się wypożyczenia oryginału dokumentu, ponieważ odpowiada za dokumentację upadłego. Dlatego lepiej nie ograniczać wniosku wyłącznie do prośby o wydanie faktury do ręki. Rozsądne są trzy warianty:

• umówienie się z syndykiem i urzędem na okazanie oryginału faktury tylko do wglądu,
• uzyskanie notarialnie poświadczonej kopii, jeżeli urząd ją zaakceptuje,
• wystąpienie o duplikat faktury, jeżeli pierwotny egzemplarz po stronie nabywcy zaginął albo nie został przekazany.

Wniosek do syndyka powinien być konkretny. Warto podać numer VIN, markę i model samochodu, datę sprzedaży, numer faktury, dane nabywcy i sprzedawcy oraz wskazać, że dokument jest potrzebny wyłącznie do rejestracji pojazdu.

Duplikat faktury jako rozwiązanie problemu

Jeżeli pierwotna faktura uległa zniszczeniu albo zaginęła, przepisy ustawy o podatku od towarów i usług przewidują możliwość wystawienia faktury ponownie. Obecnie zasady wystawiania duplikatu reguluje art. 106l ustawy o VAT.

Duplikat faktury ma znaczenie dowodowe zbliżone do faktury pierwotnej, ponieważ odtwarza jej treść. W sprawie rejestracji pojazdu może więc rozwiązać problem braku egzemplarza faktury z wcześniejszego etapu sprzedaży. Trzeba jednak pamiętać, że duplikat powinien pochodzić od podmiotu uprawnionego do jego wystawienia albo od osoby działającej w jego imieniu, a w przypadku upadłości praktycznie wymaga to kontaktu z syndykiem lub osobą dysponującą dokumentacją podatkową upadłego.

Jeżeli samochód został sprzedany przez firmę B Państwa firmie, a brakujący dokument dotyczy wcześniejszej transakcji firmy A z firmą B, najlepiej aby z wnioskiem do syndyka wystąpiła również firma B jako nabywca z pierwotnej faktury. Może to ułatwić wykazanie interesu w uzyskaniu duplikatu albo kopii dokumentu.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal dokładnie, czego żąda urząd. Poproś o wskazanie, czy konieczny jest oryginał faktury, notarialnie poświadczona kopia, czy wystarczy duplikat.
2. Sprawdź pełny ciąg własności. Porównaj dane z dowodu rejestracyjnego, faktur, umów i ewentualnych dokumentów poprzednich właścicieli.
3. Skontaktuj się z firmą B. To ona była stroną transakcji z firmą A i może mieć większe możliwości uzyskania dokumentu od syndyka.
4. Złóż pisemny wniosek do syndyka. Wskaż, że dokument ma zostać użyty wyłącznie do rejestracji pojazdu, i zaproponuj bezpieczną formę udostępnienia.
5. Zaproponuj pokrycie kosztów. Dotyczy to zwłaszcza kosztów notarialnego poświadczenia kopii, korespondencji albo sporządzenia odpisu.
6. W razie odmowy urzędu żądaj decyzji. Jeżeli organ odmawia rejestracji, powinien wydać decyzję administracyjną, od której co do zasady przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego.

Jak napisać do syndyka?

W piśmie do syndyka warto zachować rzeczowy ton i nie żądać wydania oryginału bez żadnych zabezpieczeń. Można poprosić o jedną z poniższych czynności:

• udostępnienie oryginału faktury do wglądu w obecności syndyka albo upoważnionej osoby,
• czasowe wydanie dokumentu za pisemnym pokwitowaniem, jeżeli syndyk uzna to za możliwe,
• sporządzenie notarialnie poświadczonej kopii faktury,
• wystawienie lub zorganizowanie wystawienia duplikatu faktury, jeżeli są ku temu podstawy,
• przesłanie do urzędu pisma wyjaśniającego, że dokument znajduje się w aktach upadłego oraz w jakiej formie może być okazany.

Do wniosku dobrze jest dołączyć kopię posiadanej faktury, kopię faktury zakupu od firmy B, kopię wezwania z wydziału komunikacji oraz dane kontaktowe urzędu prowadzącego sprawę.

FAQ

Czy urząd zawsze musi zobaczyć oryginał faktury?

Nie w każdej sprawie, ale przy dowodach własności pojazdu urząd często wymaga oryginału do wglądu albo dokumentu urzędowo poświadczonego. Zależy to od rodzaju dokumentu, liczby wcześniejszych właścicieli i tego, czy istnieją rozbieżności w danych.

Czy syndyk ma obowiązek wydać oryginał faktury nabywcy auta?

Nie zawsze. Syndyk odpowiada za dokumentację upadłego przedsiębiorcy, dlatego może odmówić swobodnego wypożyczenia oryginału. Może jednak rozważyć udostępnienie dokumentu do wglądu, przygotowanie kopii albo pomoc w uzyskaniu duplikatu.

Czy duplikat faktury wystarczy do rejestracji samochodu?

W wielu sprawach duplikat może być wystarczający, ponieważ odtwarza treść faktury pierwotnej. Przed jego uzyskaniem warto jednak zapytać wydział komunikacji, czy w konkretnym postępowaniu zaakceptuje duplikat zamiast oryginału.

Co zrobić, gdy firma, która wystawiła fakturę, już nie istnieje?

Należy ustalić, kto przechowuje dokumentację tej firmy. Może to być syndyk, likwidator, następca prawny albo podmiot prowadzący archiwum. Jeżeli dokumentacja istnieje, można wnioskować o kopię, odpis albo działania zmierzające do wystawienia duplikatu.

Czy można odwołać się od odmowy rejestracji pojazdu?

Tak. Jeżeli organ wyda decyzję odmowną, strona może skorzystać ze środków zaskarżenia przewidzianych w procedurze administracyjnej. W praktyce najpierw warto jednak uzupełnić dokumenty albo uzyskać od urzędu precyzyjne wezwanie wskazujące braki.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najważniejsze jest wykazanie pełnego ciągu własności pojazdu. Jeżeli brakuje oryginału faktury z wcześniejszej sprzedaży, zwykłe ksero może nie wystarczyć. Należy ustalić z wydziałem komunikacji akceptowalną formę dokumentu, a następnie zwrócić się do syndyka o okazanie oryginału, przygotowanie poświadczonej kopii albo pomoc w uzyskaniu duplikatu faktury. Im bardziej precyzyjny wniosek i komplet załączników, tym większa szansa na sprawne rozwiązanie problemu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym, Dz.U. 1997 nr 98 poz. 602

2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, Dz.U. 2022 poz. 1847 z późn. zm.

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2024 poz. 361 z późn. zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.