Kara umowna w umowie cywilnej kiedy można jej żądać

Kara umowna jest praktycznym narzędziem zabezpieczenia umowy. Ma mobilizować drugą stronę do wykonania obowiązków i uprościć dochodzenie roszczenia, gdy umowa nie zostanie wykonana prawidłowo. Nie oznacza jednak, że każda nota obciążeniowa jest automatycznie zasadna.

Najpierw trzeba ustalić, czy w umowie rzeczywiście przewidziano karę, za jakie zachowanie, w jakiej wysokości i czy naruszenie mieści się w tym zapisie. Inaczej ocenia się karę za przekroczenie terminu wykonania prac, inaczej karę za naruszenie zakazu konkurencji, a jeszcze inaczej opłatę nazwaną przez firmę karą za rezygnację z usługi.

Kiedy powstaje problem i z jakiej umowy wynika

Problem z karą umowną powstaje najczęściej wtedy, gdy jedna strona twierdzi, że druga naruszyła umowę, i wystawia notę obciążeniową albo wezwanie do zapłaty. Może to dotyczyć umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy o roboty budowlane, umowy najmu, umowy sprzedaży z dodatkowymi obowiązkami albo umowy między przedsiębiorcami.

Zgodnie z art. 483 Kodeksu cywilnego kara umowna służy naprawieniu szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. W praktyce oznacza to, że kara może być zastrzeżona np. za:

• opóźnienie albo zwłokę w wykonaniu usługi, dzieła lub etapu prac,
• niedostarczenie dokumentów, materiałów, projektu albo dokumentacji,
• naruszenie zakazu konkurencji, poufności lub zakazu kontaktu z klientem,
• nieusunięcie wad w ustalonym terminie,
• odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie kontrahenta, jeżeli zapis jest prawidłowo skonstruowany i dotyczy naruszenia obowiązku niepieniężnego.

Kara umowna nie jest natomiast typowym narzędziem do karania za samo opóźnienie w zapłacie pieniędzy. W takim przypadku podstawowym roszczeniem są odsetki za opóźnienie, a nie kara umowna za brak zapłaty ceny lub wynagrodzenia.

W sprawach budowlanych częstym sporem jest to, czy wykonawca może żądać dodatkowych kosztów obok kary albo czy generalny wykonawca prawidłowo obciążył podwykonawcę. Taki szczegółowy problem omawia artykuł opóźnienie podwykonawcy a koszty sprzętu budowlanego.

Jakie prawa i obowiązki mają strony umowy

Strona żądająca kary umownej powinna działać w granicach umowy. Musi sprawdzić, czy zapis o karze obejmuje dokładnie to naruszenie, które zarzuca kontrahentowi. Jeżeli kara dotyczy opóźnienia w oddaniu całości prac, nie zawsze można naliczać ją za opóźnienie pojedynczego etapu, chyba że umowa tak stanowi.

Wierzyciel powinien również prawidłowo obliczyć wysokość kary. Jeżeli umowa przewiduje 0,2% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, trzeba ustalić, od jakiej kwoty liczy się procent, od którego dnia nalicza się karę i kiedy naruszenie ustało. Błędy w tych obliczeniach są jedną z najczęstszych przyczyn sporów.

Dłużnik, czyli osoba lub firma, od której żąda się zapłaty, nie musi przyjmować noty obciążeniowej bez analizy. Może żądać wskazania podstawy umownej, zakwestionować liczbę dni, podnieść, że opóźnienie wynikało z okoliczności niezależnych od niego, powołać się na wykonanie umowy w znacznej części albo żądać zmniejszenia kary jako rażąco wygórowanej.

Ważna jest różnica między opóźnieniem a zwłoką. Opóźnienie oznacza niedotrzymanie terminu. Zwłoka to opóźnienie kwalifikowane, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Jeżeli umowa przewiduje karę za zwłokę, spór często koncentruje się na tym, czy przyczyna przekroczenia terminu rzeczywiście obciąża dłużnika.

Jeżeli problem dotyczy konkretnego zamówienia, np. nieterminowego wykonania mebli, warto porównać ogólne zasady kary umownej z praktyką dochodzenia roszczeń przy usłudze. Szerzej opisuje to artykuł opóźnienie w wykonaniu mebli na zamówienie – co zrobić.

Jak udokumentować roszczenie albo naruszenie umowy

Dochodzenie kary umownej wymaga porządku w dokumentach. Sama informacja, że druga strona się spóźniła albo wykonała umowę źle, może nie wystarczyć, jeżeli sprawa trafi do sądu. Trzeba pokazać, co strony ustaliły, co faktycznie się wydarzyło i jak z tego wynika konkretna kwota.

Najważniejsze dokumenty to umowa, regulamin, zamówienie, aneksy, specyfikacja, harmonogram, protokoły odbioru, korespondencja e-mail, wiadomości SMS, zdjęcia, nagrania, notatki ze spotkań, faktury, potwierdzenia płatności i dowody doręczenia pism. Przy umowach ustnych znaczenie mogą mieć przelewy, wiadomości i każdy dokument potwierdzający treść uzgodnień.

Jeżeli bronisz się przed karą, dokumentacja jest równie ważna. Zbierz dowody, że naruszenie nie nastąpiło, zostało wywołane przez drugą stronę, trwało krócej niż wskazano w nocie albo nie mieści się w klauzuli kary. W sporach o wykonanie usług znaczenie mają także dowody, że zamawiający nie współdziałał, nie przekazał materiałów albo zmieniał zakres prac.

Wezwanie, negocjacje i rozwiązanie umowy krok po kroku

Najbezpieczniej zacząć od pisemnego wezwania do zapłaty. Wezwanie kieruje się do drugiej strony umowy: wykonawcy, zamawiającego, kontrahenta, usługodawcy albo klienta. Pismo można wysłać listem poleconym, e-mailem, jeżeli strony tak komunikowały się w umowie, albo przez system doręczeń przewidziany w kontrakcie.

Dobre wezwanie do zapłaty kary umownej powinno zawierać:

• oznaczenie stron i datę zawarcia umowy,
• wskazanie konkretnego postanowienia umowy o karze umownej,
• opis naruszenia, np. przekroczenie terminu, niewykonanie etapu albo naruszenie zakazu,
• wyliczenie kwoty kary z podaniem sposobu obliczenia,
• termin zapłaty i numer rachunku bankowego,
• informację o dalszych krokach, np. skierowaniu sprawy do sądu,
• załączniki potwierdzające roszczenie.

Jeżeli to Ty otrzymałeś wezwanie albo notę obciążeniową, nie ograniczaj się do milczenia. W odpowiedzi warto wskazać, czy kwestionujesz podstawę kary, kwotę, okres naliczania, odpowiedzialność za opóźnienie lub samą ważność klauzuli. Czasem już na tym etapie można uzgodnić obniżenie kary, potrącenie wzajemnych roszczeń, ugodę albo dodatkowy termin wykonania umowy.

Rozwiązanie albo odstąpienie od umowy to osobna decyzja. Nie zawsze naliczenie kary oznacza, że umowa automatycznie przestaje obowiązywać. Jeżeli chcesz zakończyć umowę, sprawdź, czy podstawą jest zapis umowny, przepisy o zwłoce w wykonaniu zobowiązania, przepisy dotyczące danego typu umowy albo porozumienie stron.

W praktyce spory powstają także wtedy, gdy firma żąda opłaty za rezygnację z usługi. Taki przypadek wymaga sprawdzenia, czy mamy do czynienia z prawdziwą karą umowną, odstępnym, opłatą administracyjną czy niedozwolonym postanowieniem wobec konsumenta. Szerzej ten problem omawia artykuł kara za rezygnację z usługi - jak się bronić.

Kiedy sprawa trafia do sądu i czego można żądać

Sprawa trafia do sądu wtedy, gdy strona obciążona karą nie płaci, a negocjacje nie przynoszą efektu, albo gdy wierzyciel potrąca karę z wynagrodzenia i druga strona kwestionuje takie potrącenie. W pozwie o zapłatę trzeba wskazać żądaną kwotę, odsetki, podstawę umowną, okoliczności naruszenia oraz dowody.

Wierzyciel może żądać przede wszystkim zapłaty kary umownej w wysokości wynikającej z umowy, odsetek za opóźnienie od dnia wymagalności oraz zwrotu kosztów procesu. Jeżeli umowa wyraźnie pozwala dochodzić odszkodowania przewyższającego karę, można rozważyć również takie roszczenie, ale wtedy trzeba już wykazać szkodę, jej wysokość i związek z naruszeniem.

Dłużnik może bronić się na kilka sposobów. Najczęstsze zarzuty to brak skutecznego zastrzeżenia kary, kara dotycząca zobowiązania pieniężnego, brak naruszenia umowy, błędne naliczenie kwoty, brak odpowiedzialności za zwłokę, przedawnienie roszczenia, potrącenie własnych należności albo rażące wygórowanie kary.

Szczególne znaczenie ma art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia. To tzw. miarkowanie kary umownej. Sąd nie powinien jednak zastępować strony w sformułowaniu tej obrony, dlatego taki wniosek trzeba podnieść wyraźnie i uzasadnić.

Warto pamiętać, że zgodnie z utrwalonym stanowiskiem Sądu Najwyższego sam brak szkody po stronie wierzyciela nie zwalnia automatycznie dłużnika z obowiązku zapłaty kary umownej. Brak szkody może jednak mieć znaczenie przy ocenie, czy kara nie jest rażąco wygórowana.

Jeżeli spór dotyczy zakończenia umowy z operatorem albo innej umowy terminowej, warto oddzielić ogólne zasady kary umownej od szczególnych warunków danej usługi. Przykładowy problem opisuje artykuł zerwanie umowy z operatorem po przeprowadzce.

Najczęstsze błędy przy dochodzeniu roszczeń z umowy

Największy błąd polega na traktowaniu każdej zapisanej w umowie opłaty jako skutecznej kary umownej. Sama nazwa nie przesądza sprawy. Liczy się to, za jakie naruszenie przewidziano zapłatę, czy obowiązek miał charakter niepieniężny i czy kwota jest możliwa do ustalenia.

Drugim częstym błędem jest naliczanie kary bez sprawdzenia, czy doszło do naruszenia objętego konkretnym zapisem. Jeżeli umowa przewiduje karę za zwłokę w oddaniu całości dzieła, nie można automatycznie naliczać jej za każdą drobną wadę albo za opóźnienie spowodowane brakiem współdziałania zamawiającego.

Kolejny błąd to brak dowodów doręczenia pism. W sporach o karę umowną liczą się daty: termin wykonania, termin usunięcia wad, termin zapłaty, data odbioru wezwania i data ewentualnego odstąpienia od umowy. Bez potwierdzeń łatwo narazić się na spór o to, kiedy roszczenie stało się wymagalne.

Niebezpieczne jest również ignorowanie przedawnienia. Ogólny termin przedawnienia roszczeń wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i roszczeń okresowych 3 lata. W konkretnych typach umów mogą jednak działać krótsze terminy, dlatego trzeba sprawdzić podstawę roszczenia i datę wymagalności.

Po stronie dłużnika błędem jest brak reakcji na notę obciążeniową. Milczenie może utrudnić późniejsze przedstawienie swojej wersji zdarzeń. Lepiej odpowiedzieć krótko, ale konkretnie: wskazać, które elementy roszczenia są kwestionowane, zażądać wyliczenia i zastrzec swoje prawa.

W umowach kreatywnych albo opartych na wzajemnych świadczeniach, np. przy sesjach zdjęciowych, problemem bywa nieprecyzyjne opisanie obowiązków stron. Przykład takiej umowy omawia artykuł umowa TFP fotografa z modelką.

FAQ

Czy kara umowna należy się bez szkody?

Co do zasady wierzyciel nie musi wykazywać wysokości szkody, aby żądać kary umownej w zastrzeżonej wysokości. Musi jednak wykazać umowę, zapis o karze i naruszenie objęte tym zapisem. Brak szkody może być argumentem przy żądaniu miarkowania kary.

Czy można zastrzec karę umowną za brak zapłaty?

Zasadniczo kara umowna dotyczy zobowiązań niepieniężnych. Za opóźnienie w zapłacie ceny, czynszu albo wynagrodzenia podstawowym roszczeniem są odsetki za opóźnienie. Zapis nazwany karą za brak zapłaty może być kwestionowany.

Czy kara umowna może być naliczana za każdy dzień opóźnienia?

Tak, jeżeli umowa tak stanowi i wskazuje sposób obliczenia kary. Trzeba jednak dokładnie ustalić datę początkową i końcową naliczania oraz sprawdzić, czy umowa mówi o opóźnieniu, zwłoce, zakończeniu całości prac czy konkretnym etapie.

Czy można żądać odszkodowania oprócz kary umownej?

Odszkodowania przewyższającego karę można żądać tylko wtedy, gdy strony tak postanowiły w umowie. Bez takiego zastrzeżenia kara co do zasady zastępuje odszkodowanie za to samo naruszenie.

Jak bronić się przed zawyżoną karą umowną?

Należy sprawdzić podstawę umowną, sposób obliczenia, rzeczywisty okres naruszenia, przyczyny opóźnienia i proporcję kary do wartości umowy. W sądzie można żądać miarkowania kary, jeżeli zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana.

Czy nota obciążeniowa wystarczy, aby musieć zapłacić?

Nie zawsze. Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym albo rozliczeniowym, ale nie przesądza sama w sobie o zasadności roszczenia. Jeżeli kara jest sporna, trzeba ocenić umowę, naruszenie, wyliczenie i dowody.

Kiedy przedawnia się roszczenie o karę umowną?

Termin zależy od rodzaju umowy i charakteru roszczenia. Często będzie to 3 lata w sprawach związanych z działalnością gospodarczą, ale w niektórych umowach mogą obowiązywać krótsze terminy. Kluczowa jest data wymagalności roszczenia.

Podsumowanie

Kary umownej można żądać wtedy, gdy umowa przewiduje ją za konkretne naruszenie obowiązku niepieniężnego, a naruszenie rzeczywiście nastąpiło. Przed wystawieniem noty albo skierowaniem pozwu trzeba sprawdzić treść klauzuli, poprawnie obliczyć kwotę i zabezpieczyć dowody.

Osoba, od której żąda się zapłaty, powinna szybko zweryfikować podstawę kary, okres naliczania i możliwe zarzuty. W wielu sprawach decydują szczegóły: brzmienie umowy, korespondencja stron, protokoły odbioru, przyczyny opóźnienia i proporcja kary do wartości zobowiązania.

Źródła

• Kodeks cywilny: art. 118, art. 353¹, art. 471, art. 476, art. 481, art. 483, art. 484, art. 491 i art. 494.
• Kodeks postępowania cywilnego: art. 187.
• Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 6 listopada 2003 r., III CZP 61/03.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.