Umowa o dzieło a nienależyte wykonanie pracy

Określenie „nienależyte wykonanie pracy” jest potoczne. W umowie o dzieło prawnie istotne jest to, czy wykonawca osiągnął oznaczony, sprawdzalny rezultat zgodny z umową. Może nim być na przykład wykonanie mebli, projektu, strony internetowej, instalacji, naprawy prowadzącej do określonego efektu albo przygotowanie konkretnego opracowania.

Nie każda czynność nazwana przez strony „dziełem” rzeczywiście nim jest. O kwalifikacji umowy decyduje jej treść i sposób realizacji, a nie sam tytuł dokumentu. Jeżeli wykonawca zobowiązał się głównie do starannego działania, bez z góry określonego rezultatu, możliwe jest zastosowanie przepisów o zleceniu albo świadczeniu usług. To rozróżnienie wpływa na podstawę roszczeń, terminy oraz sposób zakończenia współpracy.

Kiedy powstaje problem i z jakiej umowy wynika

Umowa o dzieło wymaga oznaczonego rezultatu

Zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego przyjmujący zamówienie zobowiązuje się wykonać oznaczone dzieło, a zamawiający zapłacić wynagrodzenie. Rezultat powinien być możliwy do zweryfikowania przez porównanie z umową, projektem, specyfikacją, wzorem, kosztorysem, korespondencją lub zasadami wiedzy technicznej.

Problem powstaje wtedy, gdy rezultat jest niezgodny z ustaleniami albo sposób wykonywania prac prowadzi do takiej niezgodności. Typowe przypadki to użycie innych materiałów, pominięcie elementów projektu, błędne wymiary, wadliwy montaż, brak umówionych funkcji, obniżona jakość, nieusuwalne usterki albo wykonanie dzieła po terminie w sposób, który traci dla zamawiającego znaczenie.

Wada w trakcie wykonywania i wada po oddaniu dzieła

Etap realizacji ma zasadnicze znaczenie. Jeżeli prace jeszcze trwają, a wykonawca działa wadliwie albo sprzecznie z umową, podstawowym przepisem jest art. 636 Kodeksu cywilnego. Zamawiający powinien wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu odpowiedni termin. Dopiero bezskuteczny upływ tego terminu otwiera drogę do odstąpienia od umowy albo powierzenia poprawienia lub dalszego wykonania dzieła innej osobie na koszt i ryzyko pierwotnego wykonawcy.

Jeżeli problemem jest przede wszystkim zwłoka lub tak duże opóźnienie, że ukończenie dzieła w terminie stało się mało prawdopodobne, zastosowanie może mieć art. 635 Kodeksu cywilnego. Szersze omówienie takiej sytuacji zawiera artykuł o tym, co oznacza opóźnienie przy umowie o dzieło.

Po oddaniu dzieła nie stosuje się już art. 636 w taki sam sposób jak podczas realizacji. Wtedy trzeba ustalić, czy odpowiedzialność za wadę wynika z art. 638 Kodeksu cywilnego i odpowiednio stosowanych przepisów o rękojmi, czy z przepisów ustawy o prawach konsumenta dotyczących niezgodności towaru z umową. Znaczenie mogą mieć również ogólne zasady odpowiedzialności odszkodowawczej za nienależyte wykonanie zobowiązania.

Jakie prawa i obowiązki mają strony umowy

Wykonawca ma obowiązek wykonać dzieło zgodnie z umową, w uzgodnionym terminie, z właściwych materiałów i w sposób odpowiadający zawodowemu charakterowi działalności, jeżeli działa jako przedsiębiorca. Powinien także ostrzec zamawiającego, gdy dostarczony materiał, projekt lub polecenie mogą doprowadzić do wadliwego rezultatu.

Zamawiający powinien współdziałać, przekazać potrzebne informacje, umożliwić dostęp do miejsca prac, dokonać uzgodnionych odbiorów i zapłacić należne wynagrodzenie. Jeżeli brak współdziałania uniemożliwia wykonanie dzieła, wykonawca może wyznaczyć odpowiedni termin, a po jego bezskutecznym upływie skorzystać z uprawnień przewidzianych w Kodeksie cywilnym.

Czy zamawiający musi odebrać wadliwe dzieło

Art. 643 Kodeksu cywilnego nakazuje odebrać dzieło wydane zgodnie z zobowiązaniem. Nie oznacza to jednak obowiązku bezwarunkowego przyjęcia rezultatu, który w istotny sposób odbiega od umowy albo nie nadaje się do uzgodnionego celu. Jednocześnie drobne i usuwalne usterki nie zawsze uzasadniają całkowitą odmowę odbioru. Bezpiecznym rozwiązaniem jest sporządzenie protokołu ze szczegółową listą wad, zastrzeżeniami i terminem ich usunięcia.

Odbiór bez zastrzeżeń może utrudnić późniejsze wykazanie, że widoczne wady istniały już w dniu oddania, choć sam w sobie nie zawsze zamyka drogę do roszczeń. Nie należy podpisywać oświadczenia o braku wad, jeżeli faktycznie występują.

Rękojmia a prawa konsumenta

Art. 638 Kodeksu cywilnego odsyła odpowiednio do przepisów o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej. W relacjach niekonsumenckich może to prowadzić między innymi do żądania usunięcia wady, obniżenia wynagrodzenia albo odstąpienia od umowy przy wadzie istotnej, z uwzględnieniem odpowiedniego stosowania tych przepisów do dzieła.

Jeżeli przedsiębiorca zawiera z konsumentem umowę o dzieło, której rezultatem jest towar, czyli rzecz ruchoma, pierwszeństwo mają przepisy rozdziału 5a ustawy o prawach konsumenta. Konsument może co do zasady żądać doprowadzenia towaru do zgodności z umową przez naprawę albo wymianę, a w przypadkach wskazanych w ustawie obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy. Przy sporach dotyczących montażu i rzeczy ruchomych pomocne jest odrębne omówienie sytuacji, gdy występuje reklamacja wadliwego montażu lub towaru.

Nie każde dzieło jest jednak towarem. Projekt, utwór, audyt, dokumentacja lub rezultat cyfrowy mogą podlegać innym regulacjom zależnie od treści świadczenia. Dlatego przed sformułowaniem reklamacji trzeba najpierw prawidłowo ustalić rodzaj umowy i właściwy reżim odpowiedzialności.

Jak udokumentować roszczenie albo naruszenie umowy

W sporze zwykle nie wystarczy stwierdzenie, że wykonanie jest „złe”. Trzeba wykazać, co dokładnie uzgodniono, na czym polega odstępstwo, kiedy wada została ujawniona, czy wykonawca dostał możliwość poprawy i jaka szkoda powstała.

Najważniejsze dowody to umowa wraz z załącznikami, oferta, kosztorys, projekt, specyfikacja, wzór, harmonogram, wiadomości e-mail i SMS, protokoły odbioru, potwierdzenia płatności, zdjęcia, nagrania oraz dokumenty dotyczące zakupu materiałów. W sprawach technicznych przydatna bywa prywatna opinia rzeczoznawcy albo kosztorys naprawczy. Taka opinia nie zastępuje automatycznie opinii biegłego sądowego, ale pomaga precyzyjnie opisać wadę i oszacować roszczenie.

Dokumentację należy sporządzić przed demontażem, przeróbką lub poprawieniem dzieła przez inną firmę. Jeżeli stan rzeczy zostanie zmieniony, wykonawca może twierdzić, że nie miał możliwości oceny wady albo że powstała ona podczas późniejszych prac.

Wezwanie, negocjacje i rozwiązanie umowy krok po kroku

Krok 1. Ustal etap wykonania i podstawę roszczenia

Najpierw odpowiedz na trzy pytania: czy dzieło jest nadal wykonywane, czy zostało już oddane oraz czy zamawiający występuje jako konsument. Następnie porównaj rezultat z umową i określ, czy problem dotyczy wadliwego sposobu realizacji, opóźnienia, wady po odbiorze, czy kilku naruszeń jednocześnie.

Krok 2. Opisz naruszenie bez ogólników

Wezwanie powinno wskazywać umowę, datę jej zawarcia, przedmiot dzieła, konkretne postanowienia oraz każdą stwierdzoną niezgodność. Zamiast pisać „wykonanie jest niedokładne”, lepiej wskazać wymiar przewidziany w projekcie, wymiar rzeczywisty, miejsce wady i jej skutek.

Krok 3. Sformułuj jednoznaczne żądanie i termin

W trakcie wykonywania dzieła wezwanie z art. 636 Kodeksu cywilnego powinno żądać zmiany wadliwego sposobu wykonania oraz wyznaczać odpowiedni termin. Termin musi być realny w danych okolicznościach. Może wynosić kilka dni przy prostej korekcie albo dłużej, gdy konieczne jest sprowadzenie materiału lub wykonanie złożonych prac.

Po oddaniu dzieła żądanie trzeba dopasować do właściwych przepisów. Może chodzić o usunięcie wady, naprawę, wymianę, obniżenie wynagrodzenia, zwrot części lub całości zapłaty, odszkodowanie albo inne świadczenie. Nie należy automatycznie łączyć żądania pełnego zwrotu ceny z żądaniem zachowania dzieła bez rozliczenia, ponieważ skutki odstąpienia wymagają wzajemnego zwrotu świadczeń.

Krok 4. Zapowiedz zgodne z prawem konsekwencje

W piśmie warto wskazać, co nastąpi po bezskutecznym upływie terminu. Podczas wykonywania dzieła może to być odstąpienie od umowy albo powierzenie poprawienia lub dalszego wykonania innej osobie na koszt i ryzyko wykonawcy. Po oddaniu dzieła konsekwencje zależą od podstawy reklamacji i charakteru wady.

Oświadczenie o odstąpieniu powinno być wyraźne, wskazywać umowę i podstawę faktyczną oraz zostać doręczone drugiej stronie w sposób możliwy do udowodnienia. Samo użycie słowa „rezygnuję” może być nieprecyzyjne. Trzeba też odróżnić odstąpienie z powodu naruszenia od uprawnienia z art. 644 Kodeksu cywilnego, które pozwala zamawiającemu odstąpić przed ukończeniem dzieła, lecz co do zasady wiąże się z obowiązkiem zapłaty umówionego wynagrodzenia pomniejszonego o oszczędności wykonawcy.

Krok 5. Podejmij negocjacje bez utraty kontroli nad terminami

Ugoda może przewidywać harmonogram poprawek, zatrzymanie części wynagrodzenia, obniżkę ceny, zwrot zaliczki, pokrycie kosztu innego wykonawcy albo zakończenie umowy bez dalszych roszczeń. Powinna dokładnie opisywać świadczenia, terminy, sposób odbioru oraz skutki niewykonania ugody.

Negocjacje nie powinny prowadzić do przeoczenia przedawnienia. Samo wysłanie wezwania albo prowadzenie korespondencji co do zasady nie przerywa biegu terminu. Jeżeli termin jest bliski, trzeba rozważyć właściwą czynność procesową lub uzyskanie jednoznacznego uznania roszczenia.

Kiedy sprawa trafia do sądu i czego można żądać

Do sądu warto skierować sprawę, gdy wykonawca odmawia naprawy, nie odpowiada na wezwanie, kwestionuje istnienie wady, nie zwraca zapłaty po skutecznym odstąpieniu albo gdy strony nie zgadzają się co do kosztów wykonania zastępczego. Wykonawca może z kolei pozwać zamawiającego o niezapłacone wynagrodzenie, jeżeli twierdzi, że dzieło zostało oddane zgodnie z umową.

Rodzaj roszczenia zależy od stanu faktycznego. Zamawiający może dochodzić między innymi:

• wykonania obowiązku usunięcia wady albo innego świadczenia przewidzianego właściwymi przepisami,
• obniżenia wynagrodzenia lub zwrotu jego części,
• zwrotu zapłaty po skutecznym odstąpieniu od umowy,
• kosztów poprawienia lub dokończenia dzieła przez inną osobę, gdy istnieje ku temu podstawa prawna,
• odszkodowania za szkodę pozostającą w normalnym związku z nienależytym wykonaniem zobowiązania,
• odsetek ustawowych za opóźnienie od wymagalnych świadczeń pieniężnych.

Odszkodowanie na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego nie jest automatyczną karą za każde uchybienie. Trzeba wykazać nienależyte wykonanie umowy, wysokość szkody i normalny związek przyczynowy. Wykonawca może bronić się, dowodząc, że naruszenie wynikało z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli umowa przewiduje karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, można jej dochodzić zgodnie z umową i art. 483–484 Kodeksu cywilnego.

W pozwie należy precyzyjnie określić żądanie, wartość przedmiotu sporu, okoliczności faktyczne, datę wymagalności, dowody oraz informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu. Do pozwu dołącza się dokumenty, potwierdzenia doręczeń i dowód uiszczenia właściwej opłaty sądowej. W sprawach technicznych trzeba liczyć się z opinią biegłego.

Przedawnienie roszczeń z umowy o dzieło

Zgodnie z art. 646 Kodeksu cywilnego roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się co do zasady po dwóch latach od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane. Jest to krótki termin, dlatego nie należy odkładać formalnych działań.

Kwalifikacja konkretnego roszczenia, zwłaszcza po odstąpieniu od umowy lub przy zbiegu kilku podstaw odpowiedzialności, może wymagać indywidualnej oceny. Najbezpieczniej zebrać dokumenty i ustalić strategię przed upływem dwóch lat, zamiast zakładać, że zastosuje się dłuższy termin ogólny.

Wykonawca dochodzący zapłaty powinien wykazać, co zostało uzgodnione, że rezultat został wykonany i oddany oraz kiedy wynagrodzenie stało się wymagalne. Praktyczne problemy po stronie wykonawcy omawia również materiał, jak uzyskać zapłatę za dzieło.

Najczęstsze błędy przy dochodzeniu roszczeń z umowy

• Brak ustalenia rodzaju umowy. Powołanie przepisów o dziele nie pomoże, jeżeli faktycznie zawarto umowę o świadczenie usług, sprzedaż, roboty budowlane albo umowę mieszaną.
• Ogólnikowy opis wad. Sformułowania takie jak „źle zrobione” lub „nie podoba mi się” nie pokazują, na czym polega naruszenie umowy.
• Brak odpowiedniego terminu na zmianę sposobu wykonania. Przy art. 636 zbyt szybkie odstąpienie bez wcześniejszego wezwania może zostać zakwestionowane.
• Zlecenie naprawy przed zabezpieczeniem dowodów. Po przeróbce trudno wykazać pierwotny stan, zakres wad i odpowiedzialność wykonawcy.
• Mylenie odstąpienia z wypowiedzeniem lub zwykłą rezygnacją. Każde z tych działań może wywoływać inne skutki rozliczeniowe.
• Jednoczesne formułowanie sprzecznych żądań. Nie zawsze można równocześnie traktować umowę jako zakończoną, zachować całe dzieło i żądać pełnego zwrotu wynagrodzenia.
• Brak wykazania szkody. Kosztorys, faktura za naprawę i dowód zapłaty są ważne, gdy żądanie obejmuje odszkodowanie.
• Założenie, że wezwanie zatrzymuje przedawnienie. Zwykłe pismo nie daje takiego skutku, dlatego trzeba pilnować terminu z art. 646 Kodeksu cywilnego.
• Pomijanie obowiązków zamawiającego. Wykonawca może powołać się na brak współdziałania, błędny projekt lub wadliwy materiał dostarczony przez zamawiającego.

FAQ

Czy zawsze trzeba najpierw wezwać wykonawcę do poprawek?

Gdy dzieło jest wykonywane wadliwie lub sprzecznie z umową, art. 636 Kodeksu cywilnego wymaga wezwania do zmiany sposobu wykonania i wyznaczenia odpowiedniego terminu przed odstąpieniem albo wykonaniem zastępczym. Po oddaniu dzieła procedura zależy od właściwych przepisów reklamacyjnych i rodzaju żądania.

Czy można odmówić zapłaty całego wynagrodzenia z powodu drobnych usterek?

Nie zawsze. Reakcja powinna być proporcjonalna do naruszenia i zgodna z umową. Drobne, usuwalne usterki mogą uzasadniać żądanie ich poprawienia lub odpowiednie rozliczenie, ale nie muszą automatycznie uprawniać do zatrzymania całego wynagrodzenia.

Czy e-mail wystarczy jako reklamacja lub wezwanie?

Jeżeli umowa nie zastrzega szczególnej formy, e-mail może być dowodem złożenia oświadczenia i jego treści. Trzeba jednak zadbać o możliwość wykazania doręczenia. Przy odstąpieniu od umowy lub sporze o dużą wartość bezpieczniejsze jest użycie dodatkowo przesyłki rejestrowanej albo innego potwierdzonego kanału.

Czy można od razu zatrudnić inną firmę i obciążyć wykonawcę kosztami?

Podczas wadliwego wykonywania dzieła art. 636 pozwala na wykonanie zastępcze dopiero po wezwaniu do zmiany sposobu wykonania i bezskutecznym upływie odpowiedniego terminu. Po oddaniu dzieła podstawa obciążenia kosztami wymaga osobnej oceny. Przed ingerencją innej firmy trzeba utrwalić wady i umożliwić wykonawcy odniesienie się do reklamacji.

Czy każda wada pozwala odstąpić od umowy?

Nie. Przy wielu podstawach prawnych odstąpienie jest powiązane z wadą istotną, odmową naprawy, nieskuteczną próbą doprowadzenia dzieła do zgodności albo innymi warunkami ustawowymi. Przy wadzie drobnej właściwsze może być usunięcie wady lub obniżenie wynagrodzenia.

Od kiedy liczy się dwuletni termin przedawnienia?

Co do zasady od dnia oddania dzieła. Jeżeli dzieło nie zostało oddane, termin liczy się od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane. Konkretne roszczenie po odstąpieniu lub przy zbiegu podstaw odpowiedzialności może wymagać odrębnej analizy.

Czy wykonawca odpowiada za wadliwy materiał dostarczony przez zamawiającego?

Co do zasady odpowiedzialność za wadę dzieła może być wyłączona, jeżeli wada powstała z przyczyny tkwiącej w materiale dostarczonym przez zamawiającego. Wykonawca powinien jednak odpowiednio reagować, gdy jako profesjonalista dostrzega nieprzydatność materiału lub ryzyko wadliwego rezultatu.

Czy można żądać kary umownej, jeśli nie wpisano jej do umowy?

Nie można jednostronnie naliczyć kary umownej, której strony nie zastrzegły. Możliwe pozostaje dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych, ale wymaga ono wykazania szkody, związku przyczynowego i pozostałych przesłanek odpowiedzialności.

Podsumowanie

Przy nienależytym wykonaniu umowy o dzieło trzeba najpierw ustalić rodzaj umowy, etap realizacji i właściwy reżim prawny. W trakcie prac kluczowe jest pisemne wezwanie do zmiany sposobu wykonania z odpowiednim terminem. Po oddaniu dzieła należy dobrać roszczenie do charakteru wady oraz statusu stron, a przed naprawą przez inną firmę zabezpieczyć dowody.

Nie należy zwlekać, ponieważ podstawowy termin przedawnienia roszczeń z umowy o dzieło wynosi dwa lata. Dobrze przygotowane wezwanie, precyzyjny protokół wad i komplet dokumentów zwiększają szansę na ugodę, a jeżeli będzie potrzebny proces, pozwalają jasno wykazać, czego strony się umówiły i na czym polegało naruszenie.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 795, w szczególności art. 117–125, art. 471, art. 481, art. 483–484, art. 494 oraz art. 627–646.
• Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1796, w szczególności art. 43a–43g.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 468.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.