Opóźnienie wykonawcy usługi – odstąpienie od umowy i kara umowna

Co można zrobić, gdy wykonawca nie dotrzymuje terminu?

Pierwszą kwestią jest ustalenie, z jaką sytuacją mamy do czynienia. W języku potocznym każde przekroczenie terminu nazywa się opóźnieniem, natomiast Kodeks cywilny rozróżnia opóźnienie od zwłoki. Zwłoka występuje wtedy, gdy dłużnik nie wykonuje zobowiązania w terminie z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność. Jeżeli przyczyna znajduje się poza jego odpowiedzialnością, może występować samo opóźnienie.

Rozróżnienie ma znaczenie między innymi przy stosowaniu art. 491 Kodeksu cywilnego, który odnosi się do zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej. W typowej sytuacji zamawiający może wyznaczyć wykonawcy odpowiedni dodatkowy termin do wykonania zobowiązania i jednocześnie zastrzec, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy.

Takie wezwanie powinno być sformułowane jednoznacznie. Samo stwierdzenie: „proszę natychmiast zakończyć prace” może nie być tak bezpieczne jak wskazanie konkretnego terminu oraz konsekwencji jego niedotrzymania.

W zależności od okoliczności zamawiający może więc rozważyć:

• żądanie wykonania umowy mimo opóźnienia,
• wyznaczenie dodatkowego terminu pod rygorem odstąpienia,
• odstąpienie bez dodatkowego terminu, gdy istnieje ku temu szczególna podstawa,
• naliczenie kary umownej, jeżeli została skutecznie zastrzeżona,
• żądanie naprawienia szkody na zasadach odpowiedzialności kontraktowej,
• żądanie zwrotu zapłaconych kwot po skutecznym odstąpieniu.

To, który wariant jest dostępny, zależy przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy. Inne znaczenie mogą mieć przepisy o umowie o dzieło, inne regulacje dotyczące umów wzajemnych, a jeszcze inne postanowienia samego kontraktu.

Przy podobnych sporach pomocne może być porównanie sytuacji, w której występuje opóźnienie w wykonaniu mebli, ponieważ pokazuje ona praktyczne znaczenie terminów przy świadczeniu wykonywanym na indywidualne zamówienie.

Kiedy można odstąpić od umowy z powodu opóźnienia?

Dodatkowy termin na podstawie art. 491 Kodeksu cywilnego

Jeżeli jedna ze stron umowy wzajemnej pozostaje w zwłoce, art. 491 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala drugiej stronie wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania zobowiązania z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie tego terminu odstąpi od umowy.

Nie istnieje jeden ustawowy okres, np. 7 albo 14 dni, właściwy dla każdego przypadku. Termin powinien być odpowiedni do charakteru świadczenia i etapu realizacji. Inny czas można uznać za odpowiedni przy montażu pojedynczego urządzenia, a inny przy wykonaniu rozbudowanej zabudowy, instalacji lub robót budowlanych.

Jeżeli dodatkowy termin bezskutecznie upłynie, zamawiający może złożyć oświadczenie o odstąpieniu. Nie należy utożsamiać samego wezwania z odstąpieniem – są to dwie odrębne czynności.

Kiedy dodatkowy termin nie jest potrzebny?

Obowiązek jego wyznaczania nie ma charakteru bezwzględnego. Zgodnie z art. 492 Kodeksu cywilnego odstąpienie bez dodatkowego terminu może być możliwe między innymi wtedy, gdy strony zastrzegły prawo odstąpienia na wypadek niewykonania zobowiązania w terminie ściśle określonym albo gdy wykonanie po terminie nie miałoby już znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania lub znany wykonawcy cel umowy.

Jeżeli wykonawca oświadczy, że świadczenia nie spełni, art. 492¹ Kodeksu cywilnego pozwala drugiej stronie odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu, także przed nadejściem uzgodnionego terminu wykonania.

Szczególna zasada przy umowie o dzieło

Istotne ułatwienie przewiduje art. 635 Kodeksu cywilnego. Jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, aby ukończył je w czasie umówionym, zamawiający może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu – i to jeszcze przed nadejściem terminu wykonania dzieła.

Przepis może mieć znaczenie np. przy wykonaniu mebli na wymiar, zabudowy, określonego projektu lub innego rezultatu kwalifikowanego jako dzieło. Sam fakt, że wykonawca pracuje wolniej od oczekiwań, nie wystarczy jednak automatycznie. Okoliczności powinny pozwalać przyjąć, że ukończenie w uzgodnionym terminie nie jest prawdopodobne.

Kara umowna za opóźnienie lub zwłokę wykonawcy

Kara umowna nie powstaje automatycznie na podstawie samego Kodeksu cywilnego. Musi wynikać z umowy. Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego można zastrzec, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.

Terminowe wykonanie prac jest typowym obowiązkiem niepieniężnym, dlatego umowy często przewidują np. karę w wysokości określonej kwoty lub procentu wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia albo zwłoki.

Przy ocenie prawa do kary trzeba dokładnie przeczytać klauzulę. Różnica między sformułowaniami „za każdy dzień opóźnienia” i „za każdy dzień zwłoki” może mieć znaczenie. Zwłoka w rozumieniu art. 476 Kodeksu cywilnego zakłada opóźnienie wynikające z okoliczności, za które dłużnik odpowiada. Przy klauzuli odnoszącej się do „opóźnienia” zakres odpowiedzialności należy natomiast oceniać z uwzględnieniem treści całej umowy, przepisów oraz sposobu rozłożenia ryzyk między stronami.

Nie wystarczy więc pomnożyć liczby dni przez wskazaną w umowie stawkę. Najpierw trzeba ustalić między innymi:

• od którego dnia kara zaczyna być naliczana,
• czy chodzi o opóźnienie czy zwłokę,
• jak umowa definiuje zakończenie wykonania prac,
• czy termin został później skutecznie zmieniony,
• czy umowa przewiduje limit łącznej wysokości kar,
• czy po odstąpieniu można dochodzić właśnie tej kary.

Art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że kara w zastrzeżonej wysokości może być należna bez względu na wysokość poniesionej szkody. Nie trzeba więc wykazywać szkody dokładnie odpowiadającej kwocie kary. Jeżeli natomiast wierzyciel chce dochodzić odszkodowania przewyższającego karę, musi sprawdzić, czy umowa dopuszcza takie dodatkowe roszczenie.

Wykonawca może z kolei żądać zmniejszenia kary na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Nie oznacza to, że każda wysoka kara zostanie obniżona; ocena zależy od konkretnych okoliczności sporu.

Czy po odstąpieniu można nadal żądać kary za opóźnienie?

To jedna z najważniejszych kwestii wymagających sprawdzenia treści konkretnej umowy. Nie można przyjąć prostej zasady, że odstąpienie zawsze przekreśla wcześniej naliczone kary, ani że zawsze pozwala je zachować.

Znaczenie ma przede wszystkim to, za jakie naruszenia przewidziano poszczególne kary. Umowa może przewidywać osobno karę za zwłokę w wykonaniu prac oraz karę związaną z odstąpieniem od umowy z przyczyn dotyczących wykonawcy.

Sąd Najwyższy w uchwale z 18 lipca 2012 r., sygn. III CZP 39/12, przyjął, że roszczenie o karę umowną zastrzeżoną na wypadek zwłoki lub opóźnienia nie przysługuje stronie odstępującej od umowy wzajemnej, jeżeli w umowie zastrzeżono również karę w związku z odstąpieniem od umowy. Problem dotyczy zatem także dopuszczalności kumulowania dwóch różnych kar.

Nie należy z tego wyciągać wniosku, że każde odstąpienie automatycznie eliminuje każdą karę za nieterminowość. Trzeba zbadać konstrukcję konkretnej umowy, podstawę odstąpienia, zakres poszczególnych klauzul oraz relację między karą za nienależyte wykonanie a sankcją przewidzianą na wypadek definitywnego niewykonania umowy.

W sporach inwestycyjnych może dodatkowo pojawić się szkoda związana z dalszymi konsekwencjami opóźnienia. Przykładem jest odpowiedzialność za przestój sprzętu i inne dodatkowe koszty powstające wskutek nieterminowej realizacji inwestycji.

Co dzieje się z zaliczką i wykonanymi świadczeniami po odstąpieniu?

Skuteczne odstąpienie od umowy wzajemnej uruchamia skutki określone w art. 494 Kodeksu cywilnego. Strona odstępująca powinna zwrócić to, co otrzymała na podstawie umowy, a druga strona ma obowiązek przyjąć zwrot. Jednocześnie strona odstępująca może żądać zwrotu własnego świadczenia oraz – na zasadach ogólnych – naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Jeżeli zamawiający zapłacił wykonawcy zaliczkę lub część wynagrodzenia, po skutecznym odstąpieniu może zatem powstać roszczenie o jej zwrot. Nie należy jednak mechanicznie utożsamiać zaliczki z zadatkiem. Zadatek może wywoływać szczególne skutki z art. 394 Kodeksu cywilnego, podczas gdy zwykła zaliczka co do zasady jest częścią przyszłego świadczenia.

W podobnych sytuacjach praktyczne znaczenie ma sposób sformułowania żądania o zwrot zaliczki za brak montażu.

Jeżeli część prac została już wykonana albo wykonawca przekazał materiały lub elementy przeznaczone do realizacji zamówienia, rozliczenie może być bardziej złożone. Trzeba ustalić, co rzeczywiście zostało wykonane, czy wykonana część przedstawia dla zamawiającego wartość oraz jakie szczególne przepisy dotyczą danego typu umowy.

Odszkodowanie obok kary umownej

Opóźnienie może spowodować szkodę większą niż sama niedogodność związana z oczekiwaniem. Zamawiający może np. ponieść koszt wynajęcia zastępczego wykonawcy, dodatkowego najmu, przechowywania sprzętu albo innych wydatków pozostających w normalnym związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

Ogólną podstawą odpowiedzialności kontraktowej jest art. 471 Kodeksu cywilnego. Dłużnik jest zobowiązany naprawić szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że było ono następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Jeżeli jednak ten sam przypadek naruszenia zabezpieczono karą umowną, trzeba uwzględnić art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego. Odszkodowania ponad wysokość kary nie można żądać, chyba że strony przewidziały taką możliwość. Dlatego przed sformułowaniem roszczenia trzeba sprawdzić, czy umowa zawiera postanowienie zezwalające na dochodzenie odszkodowania uzupełniającego.

Przy zamówieniach dotyczących mebli podobne problemy – odstąpienie, zwrot zapłaconych kwot i dalsze roszczenia – przedstawia poradnik omawiający roszczenia za nieterminowe meble.

Jak przygotować odstąpienie i wezwanie do zapłaty?

W sporze z wykonawcą liczy się nie tylko istnienie uprawnienia, ale również możliwość wykazania, że zostało prawidłowo wykonane. Dlatego korespondencję najlepiej prowadzić w sposób pozwalający udowodnić jej treść i doręczenie.

Jeżeli sytuacja wymaga wcześniejszego wyznaczenia dodatkowego terminu, pismo powinno wskazywać co najmniej:

• umowę i świadczenie, które powinno zostać wykonane,
• pierwotny termin wykonania,
• konkretny dodatkowy termin,
• jednoznaczne zastrzeżenie możliwości odstąpienia po jego bezskutecznym upływie.

Po powstaniu podstawy do odstąpienia kolejne pismo powinno jasno wskazywać, że zamawiający odstępuje od umowy, a nie jedynie „rezygnuje ze współpracy” lub „anuluje zamówienie”. Warto wskazać podstawę odstąpienia i okoliczności, które ją uzasadniają.

Jeżeli jednocześnie dochodzona jest kara umowna albo zwrot zapłaconych pieniędzy, należy podać kwotę, sposób jej obliczenia, termin zapłaty oraz numer rachunku. Po wymagalności roszczenia pieniężnego mogą powstać również odsetki za opóźnienie zgodnie z art. 481 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli wykonawca po otrzymaniu pisma nie odpowiada, nie oznacza to samo przez się ani uznania roszczenia, ani jego bezzasadności. Dalsze działania zależą od tego, czy wcześniejsze oświadczenia były skuteczne i czy roszczenie stało się wymagalne. Osobno omówiona została sytuacja, gdy występuje milczenie wykonawcy po reklamacji.

Jakie dowody warto zebrać przed sporem?

W sprawie o karę umowną, zwrot pieniędzy lub odszkodowanie najczęściej trzeba odtworzyć dokładny przebieg realizacji umowy. Sama informacja, że wykonawca „spóźnił się kilka miesięcy”, może być niewystarczająca.

Przydatne są przede wszystkim:

• umowa wraz z załącznikami, regulaminem i ogólnymi warunkami,
• zamówienie, oferta i zaakceptowany kosztorys,
• harmonogram oraz aneksy zmieniające termin,
• korespondencja e-mail, wiadomości SMS i komunikatory dotyczące postępu prac,
• wezwania do wykonania umowy oraz dowody ich doręczenia,
• oświadczenie o odstąpieniu i dowód jego doręczenia,
• protokoły odbioru, dokumentacja zdjęciowa i notatki z przebiegu prac,
• potwierdzenia zaliczek i innych płatności,
• dokumenty wykazujące dodatkowe koszty powstałe wskutek niewykonania umowy.

Wykonawca może bronić się twierdzeniem, że termin został przesunięty za zgodą zamawiającego, opóźnienie powstało z przyczyn od niego niezależnych albo zamawiający sam uniemożliwił terminowe wykonanie prac. Dlatego korespondencja dotycząca zmian harmonogramu często okazuje się równie ważna jak sama umowa.

Co zrobić, gdy wykonawca nie płaci dobrowolnie?

Prawo do kary lub zwrotu pieniędzy jest kwestią prawa materialnego. Dochodzenie tych należności przed sądem to osobny etap. Zazwyczaj przed pozwem zasadne jest skierowanie precyzyjnego wezwania do zapłaty, w którym wskazuje się podstawę roszczenia, kwotę i termin zapłaty.

Jeżeli zapłata nie nastąpi, roszczenia można dochodzić przed sądem cywilnym. W procesie trzeba wykazać okoliczności, z których wywodzi się swoje żądanie – np. treść klauzuli kary umownej, fakt przekroczenia terminu, skuteczność odstąpienia czy wysokość szkody. Właściwość sądu i wysokość opłaty zależą między innymi od rodzaju sprawy, wartości dochodzonego roszczenia oraz statusu stron.

Nie należy również zwlekać z dochodzeniem należności. Terminu przedawnienia nie można ustalić wyłącznie na podstawie hasła „kara umowna”. Zależy on od stosunku prawnego, z którego roszczenie wynika, statusu stron i chwili jego wymagalności. Upływ terminu przedawnienia nie jest tym samym co automatyczne wygaśnięcie zobowiązania, ale może zasadniczo utrudnić skuteczne dochodzenie roszczenia.

Najczęstsze pytania o opóźnienie wykonawcy

Czy mogę odstąpić od umowy dzień po przekroczeniu terminu?

Nie zawsze. Przy umowie wzajemnej art. 491 Kodeksu cywilnego co do zasady przewiduje wcześniejsze wyznaczenie odpowiedniego dodatkowego terminu w razie zwłoki. Odstąpienie bez dodatkowego terminu jest możliwe w sytuacjach przewidzianych ustawą lub umową, np. w określonych przypadkach z art. 492, art. 492¹ albo – przy umowie o dzieło – art. 635 Kodeksu cywilnego.

Czy kara umowna należy się, jeśli nie poniosłem żadnej szkody?

Co do zasady art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala dochodzić zastrzeżonej kary bez względu na wysokość poniesionej szkody. Nadal jednak trzeba wykazać, że wystąpiło zdarzenie objęte klauzulą kary oraz że zgodnie z umową i przepisami wykonawca odpowiada za dane naruszenie.

Czy wykonawca może obniżyć naliczoną karę?

Może żądać jej miarkowania. Art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje możliwość zmniejszenia kary, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. O zmniejszeniu w razie sporu rozstrzyga sąd po uwzględnieniu okoliczności konkretnej sprawy.

Czy po odstąpieniu wykonawca musi od razu oddać zaliczkę?

Jeżeli odstąpienie jest skuteczne i zastosowanie ma art. 494 Kodeksu cywilnego, strony powinny zwrócić świadczenia otrzymane na podstawie umowy. W stosunku do konsumenta przepis przewiduje, że zwrot świadczenia na jego rzecz powinien nastąpić niezwłocznie. Trzeba jednak sprawdzić, czy wpłata rzeczywiście była zaliczką, czy np. zadatkiem, oraz czy odstąpienie obejmuje całą umowę.

Czy mogę zlecić dokończenie prac innej firmie i obciążyć pierwszego wykonawcę kosztami?

Nie należy automatycznie przyjmować, że każdy koszt nowego wykonawcy można przerzucić na poprzedniego. Możliwość dochodzenia różnicy może wynikać z odpowiedzialności odszkodowawczej lub przepisów szczególnych dotyczących danego typu umowy. Trzeba wykazać podstawę odpowiedzialności, wysokość szkody oraz jej związek z naruszeniem umowy. W niektórych sytuacjach Kodeks cywilny przewiduje również szczególne uprawnienie do powierzenia dalszego wykonania innej osobie.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795, w szczególności art. 471, 476, 481, 483–484, 491–494 oraz 635–636.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 18 lipca 2012 r., III CZP 39/12 – dotycząca relacji między karą umowną za zwłokę lub opóźnienie a karą związaną z odstąpieniem od umowy.