Zaliczka czy zadatek u wykonawcy

Zaliczka i zadatek - podstawowa różnica

W praktyce największe znaczenie ma to, czy wpłacona kwota była jedynie częścią przyszłego wynagrodzenia, czy miała pełnić funkcję zabezpieczenia wykonania umowy. Zaliczka jest zwykle kwotą zapłaconą na poczet ceny lub wynagrodzenia. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana, zaliczka zasadniczo powinna zostać rozliczona i zwrócona w części, w jakiej druga strona nie ma podstawy do jej zatrzymania.

Zadatek jest odrębną instytucją uregulowaną w art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, zadatek dany przy zawarciu umowy oznacza, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może odstąpić od umowy i zadatek zatrzymać. Jeżeli sama zadatek dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

To oznacza, że przy rezygnacji z przyczyn leżących po stronie zamawiającego wykonawca będzie zwykle powoływał się na prawo zatrzymania zadatku. Nie przesądza to jednak jeszcze wyniku sporu, jeżeli inne dokumenty wskazują, że strony uzgadniały zaliczkę, a nie zadatek.

Szerzej tę różnicę omawiamy w artykule rozliczenie zadatku oraz zaliczki.

Co zrobić, gdy umowa mówi o zadatku, a KP o zaliczce?

Sprzeczność między umową a pokwitowaniem nie powinna być oceniana automatycznie wyłącznie na korzyść wykonawcy. Podpisana umowa jest bardzo ważnym dowodem, ale nie jest jedynym dowodem w sprawie. Przy wykładni oświadczeń woli znaczenie ma art. 65 Kodeksu cywilnego, czyli to, jak strony rozumiały swoje oświadczenia i jaki był zgodny cel umowy, a nie tylko dosłowne brzmienie pojedynczego słowa.

W opisanej sytuacji istotne mogą być w szczególności:

• treść rozmów i korespondencji przed podpisaniem umowy,
• projekt umowy i ewentualne wcześniejsze wersje dokumentów,
• pokwitowanie KP z opisem „zaliczka na poczet”,
• tytuł przelewu, wiadomości SMS lub e-mail,
• to, kto przygotował umowę i czy zapis o zadatku był indywidualnie uzgadniany,
• czy wykonawca wyjaśnił różnicę między zaliczką a zadatkiem.

Jeżeli to wykonawca przygotował dokument, a Państwo jako konsumenci zostali zapewnieni, że chodzi o zaliczkę, można argumentować, że zapis umowny nie odzwierciedlał rzeczywistych ustaleń stron. W sporze konsumenckim znaczenie może mieć również zasada, że niejednoznaczne postanowienia wzorca umowy tłumaczy się na korzyść konsumenta.

Błąd przy podpisaniu umowy

Jeżeli podpisali Państwo umowę, będąc przekonani, że wpłacana kwota jest zaliczką, można rozważyć powołanie się na błąd co do treści czynności prawnej. Podstawą jest art. 84 Kodeksu cywilnego. Błąd musi być jednak istotny, czyli taki, że rozsądnie działająca osoba nie złożyłaby oświadczenia tej treści, gdyby znała prawdziwe znaczenie zapisu.

Więcej na ten temat wyjaśniamy w artykule: poprawienie omyłki w umowie.

W przypadku oświadczenia złożonego drugiej osobie uchylenie się od skutków błędu jest możliwe zasadniczo wtedy, gdy błąd został przez tę osobę wywołany, choćby bez jej winy, albo gdy ta osoba wiedziała o błędzie lub mogła go z łatwością zauważyć. W praktyce pomocne będzie wykazanie, że przed podpisaniem umowy mówiono o zaliczce, a wykonawca mimo to umieścił w umowie słowo „zadatek”.

Uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia złożonego pod wpływem błędu wymaga złożenia drugiej stronie oświadczenia na piśmie. Zgodnie z art. 88 Kodeksu cywilnego uprawnienie to wygasa po upływie roku od wykrycia błędu. Warto więc nie zwlekać z reakcją.

Czy wykonawca może zatrzymać pieniądze, jeśli nie poniósł kosztów?

Jeżeli wpłata była rzeczywiście zadatkiem, możliwość jego zatrzymania nie zależy automatycznie od tego, czy wykonawca zdążył ponieść koszty. Zadatek pełni funkcję zabezpieczającą i sankcyjną. Dlatego argument „wykonawca nic jeszcze nie zrobił” sam w sobie nie zawsze wystarczy do odzyskania pieniędzy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy z materiału dowodowego wynika, że była to zaliczka. Wtedy wykonawca powinien rozliczyć otrzymaną kwotę. Może próbować potrącić rzeczywiście poniesione i uzasadnione koszty, jeżeli ma do tego podstawę w umowie lub przepisach, ale nie powinien zatrzymywać całej kwoty bez wykazania podstawy prawnej.

Warto też sprawdzić, czy umowa przewidywała prawo odstąpienia, karę umowną, termin rozpoczęcia prac, koszty przygotowawcze albo zasady rozliczenia w razie rezygnacji. Te postanowienia mogą zmieniać ocenę sprawy.

Jak dochodzić zwrotu wpłaconej kwoty?

Najbezpieczniej rozpocząć od pisemnego wezwania wykonawcy do zapłaty. W piśmie warto krótko opisać przebieg ustaleń, wskazać sprzeczność między umową a KP, załączyć kopie dokumentów oraz wyznaczyć termin zwrotu pieniędzy. Jeżeli powołują się Państwo na błąd, pismo powinno zawierać wyraźne oświadczenie o uchyleniu się od skutków prawnych oświadczenia woli w odpowiednim zakresie.

W wezwaniu można żądać zwrotu całej kwoty albo zaproponować ugodę, na przykład zwrot większości wpłaty po potrąceniu udokumentowanych kosztów. W wielu sprawach spór wynika nie tylko z prawa, ale też z ryzyka procesowego po obu stronach, dlatego dobrze przygotowane wezwanie często ułatwia negocjacje.

Jeżeli wykonawca nadal odmawia, pozostaje mediacja, postępowanie przed sądem albo - w sprawach konsumenckich - skorzystanie z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów. Przy sporze z wykonawcą istotne bywa również to, czy usługa była wykonywana przez przedsiębiorcę, czy przez osobę prywatną.

Podsumowanie

W opisanej sprawie sam fakt podpisania umowy z określeniem „zadatek” pogarsza pozycję zamawiających, ale nie zamyka drogi do żądania zwrotu pieniędzy. Pokwitowanie KP opisane jako „zaliczka”, wcześniejsze ustalenia i ewentualne zapewnienia wykonawcy mogą być ważnymi dowodami.

Najważniejsze jest ustalenie, jaka była rzeczywista wola stron przy zawieraniu umowy. Jeżeli strony uzgodniły zaliczkę, a słowo „zadatek” znalazło się w umowie wskutek nieporozumienia, można żądać rozliczenia wpłaty, powoływać się na wykładnię umowy, a w odpowiednich okolicznościach również na błąd.

FAQ

Czy napis „zaliczka” na KP wystarczy do odzyskania pieniędzy?

Nie zawsze. KP jest ważnym dowodem, ale trzeba zestawić je z umową, korespondencją i przebiegiem rozmów. Jeżeli umowa wyraźnie mówi o zadatku, wykonawca będzie miał argument za zatrzymaniem wpłaty.

Czy można powołać się na to, że nie wiedziałem, czym różni się zadatek od zaliczki?

Sama niewiedza może nie wystarczyć. Silniejszy argument powstaje wtedy, gdy druga strona mówiła o zaliczce, wpisała zaliczkę w pokwitowaniu albo mogła łatwo zauważyć, że podpisujący działa w błędzie.

Szerzej omawiamy to zagadnienie w artykule: odzyskanie wpłaconej zaliczki.

Czy wykonawca musi oddać zadatek, jeśli nie rozpoczął prac?

Jeżeli wpłata była skutecznie zastrzeżonym zadatkiem, brak rozpoczęcia prac nie przesądza o obowiązku zwrotu. Zadatek może zostać zatrzymany jako konsekwencja niewykonania umowy przez stronę, która go dała.

Jakie pismo wysłać do wykonawcy?

Najczęściej wysyła się wezwanie do zwrotu pieniędzy z opisem ustaleń, wskazaniem sprzecznych dokumentów i terminem zapłaty. Jeżeli podstawą ma być błąd, pismo powinno zawierać także oświadczenie o uchyleniu się od skutków prawnych oświadczenia woli.

Czy warto iść do sądu o 5000 zł?

To zależy od dowodów, kosztów i szans procesowych. Przy sprzecznych dokumentach często warto najpierw wysłać profesjonalne wezwanie i spróbować ugody, a dopiero potem rozważyć pozew.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93