Towar niezgodny z zamówieniem - prawa przedsiębiorcy

Najpierw ustal, jaka była treść zamówienia

W opisanej sytuacji najważniejsze jest ustalenie, co dokładnie zostało uzgodnione: haft czy nadruk, jaki wzór logo został zaakceptowany, czy strony ustaliły kolor, rozmiar, miejsce oznaczenia oraz technikę wykonania. Dowodami będą przede wszystkim wiadomości e-mail, zamówienie, oferta, projekt graficzny, wcześniejsze realizacje, potwierdzenie akceptacji wzoru, faktura pro forma, regulamin sprzedaży oraz ewentualna korespondencja w komunikatorach.

Jeżeli sprzedawca miał wykonać odzież roboczą z haftem, a wykonał nadruk, i dodatkowo oznaczenie wyraźnie odbiega od pierwowzoru, można argumentować, że rzecz nie odpowiada umowie. W praktyce taka wada może być istotna, zwłaszcza gdy chodzi o odzież firmową, która ma reprezentować przedsiębiorstwo na zewnątrz.

Nie warto ograniczać się do odmowy odbioru i nieodbierania listów. Takie zachowanie nie rozwiązuje sporu, a w razie procesu może utrudnić wykazanie, że przedsiębiorca działał rzeczowo i terminowo. Lepszym rozwiązaniem jest szybkie, pisemne zakwestionowanie wykonania zamówienia.

Rękojmia przy towarze niezgodnym z zamówieniem

Podstawowym instrumentem ochrony kupującego jest rękojmia za wady rzeczy. Zgodnie z art. 556¹ Kodeksu cywilnego wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. Rzecz jest niezgodna z umową w szczególności wtedy, gdy nie ma właściwości, które powinna mieć ze względu na cel oznaczony w umowie, nie ma właściwości, o których zapewniał sprzedawca, albo nie odpowiada próbce lub wzorowi.

Jeżeli więc przedmiotem zamówienia były koszulki i bluzy z haftem, a wykonano nadruk, kupujący może powoływać się na to, że rzecz nie ma właściwości uzgodnionych przez strony. Podobnie będzie, gdy logo jest zniekształcone, w złych kolorach albo w takim stopniu odbiega od projektu, że nie nadaje się do wykorzystania jako odzież firmowa.

Na podstawie art. 560 Kodeksu cywilnego kupujący może co do zasady żądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy, jeżeli wada jest istotna. Sprzedawca może jednak bronić się tym, że niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności wymieni rzecz na wolną od wad albo wadę usunie. W sprawach takich jak odzież z logo często praktycznym żądaniem jest wykonanie odzieży ponownie, zgodnie z projektem, albo odstąpienie od umowy, jeżeli wadliwy towar nie nadaje się do celu gospodarczego.

W relacjach między przedsiębiorcami trzeba dodatkowo sprawdzić, czy rękojmia nie została w umowie, ofercie albo regulaminie ograniczona lub wyłączona. Kodeks cywilny dopuszcza takie modyfikacje między przedsiębiorcami. Wyłączenie rękojmi nie chroni jednak sprzedawcy, jeżeli podstępnie zataił wadę.

Obowiązki przedsiębiorcy przy reklamacji

Przy zakupie między przedsiębiorcami duże znaczenie ma szybkie działanie. Kupujący powinien zbadać rzecz w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju oraz niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie. Zwlekanie z reakcją może osłabić pozycję kupującego, a w określonych sytuacjach prowadzić do utraty uprawnień z rękojmi.

W piśmie do sprzedawcy warto wskazać:

• numer zamówienia lub faktury, jeżeli jest znany,
• na czym polega niezgodność, na przykład wykonanie nadruku zamiast haftu,
• odwołanie do zaakceptowanego wzoru lub wcześniejszych ustaleń,
• wybrane żądanie: wymianę, usunięcie wady, obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy,
• termin na odpowiedź i sposób odbioru wadliwego towaru, jeżeli sprzedawca chce go poprawić.

Do reklamacji dobrze dołączyć zdjęcia, kopię projektu, wcześniejsze wiadomości i informację, że faktura jest kwestionowana co do zasady albo co do wysokości, ponieważ towar nie został wykonany zgodnie z umową.

Odstąpienie od umowy a usunięcie wady

Odstąpienie od umowy jest najdalej idącym rozwiązaniem, bo prowadzi do rozliczenia stron tak, jakby umowa nie miała być dalej wykonywana. W praktyce jest uzasadnione przede wszystkim wtedy, gdy wada jest istotna, czyli towar nie spełnia celu, dla którego został zamówiony. Przy odzieży firmowej istotność wady może wynikać z tego, że zamiast trwałego haftu wykonano inną technikę oznaczenia albo logo wygląda nieprofesjonalnie i nie może być używane w działalności.

Jeżeli wada jest możliwa do usunięcia, sprzedawca może zaproponować poprawienie rzeczy albo wykonanie jej na nowo. Kupujący nie musi jednak godzić się na rozwiązanie, które powodowałoby nadmierne niedogodności, znaczące opóźnienie albo nie dawało realnej gwarancji uzyskania towaru zgodnego z umową.

Jeżeli zamówienie miało charakter wykonania oznaczonego dzieła, na przykład przygotowania odzieży według indywidualnego projektu, również należy badać przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące odpowiedzialności za wadliwe wykonanie. W wielu takich sprawach znaczenie będą miały przepisy o rękojmi stosowane odpowiednio do umowy o dzieło oraz ogólne zasady odpowiedzialności kontraktowej.

Błąd przy składaniu zamówienia

W niektórych sprawach możliwe jest także rozważenie uchylenia się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu. Zgodnie z treścią art. 84 Kodeksu cywilnego w razie błędu co do treści czynności prawnej można uchylić się od skutków prawnych swojego oświadczenia woli, jeżeli błąd jest istotny i spełnione są przesłanki wskazane w tym przepisie.

Ten tryb nie jest jednak pierwszym i najprostszym narzędziem w typowej reklamacji wadliwie wykonanego towaru. Błąd dotyczy sytuacji, w której składający oświadczenie miał mylne wyobrażenie o treści czynności prawnej już w chwili zawierania umowy. Jeżeli natomiast strony dobrze wiedziały, że zamawiany jest haft, a sprzedawca później wykonał nadruk, problem częściej należy oceniać jako nienależyte wykonanie umowy albo wadę rzeczy.

Jeżeli mimo to zachodzą podstawy do powołania się na błąd, art. 88 Kodeksu cywilnego wymaga złożenia drugiej stronie oświadczenia na piśmie. Uprawnienie wygasa z upływem roku od wykrycia błędu. Zgodnie z orzecznictwem istotne jest istnienie błędu w chwili składania oświadczenia woli, a nie dopiero późniejsze niezadowolenie z wykonania umowy.

Faktura za wadliwy towar i groźba wpisu do rejestru

Wystawienie faktury nie przesądza samo przez się, że należność jest bezsporna i wymagalna. Jeżeli towar jest kwestionowany jako niezgodny z umową, należy odpowiedzieć sprzedawcy na piśmie, wskazać przyczyny odmowy zapłaty lub odbioru oraz zażądać właściwego wykonania umowy albo przyjąć inne uprawnienie z rękojmi.

Nieodebranie listu z fakturą nie jest dobrą strategią. Może prowadzić do eskalacji sporu, naliczania odsetek, wezwania do zapłaty, a w dalszej kolejności do pozwu. Jeżeli sprawa trafi do sądu, sąd będzie oceniał przede wszystkim treść umowy, jakość wykonania, terminowość reklamacji i zachowanie stron po ujawnieniu wady.

Groźba wpisania do BIK w typowym sporze o fakturę za zamówienie handlowe jest zwykle nietrafna, ponieważ BIK kojarzy się przede wszystkim z informacją kredytową. Przedsiębiorca może natomiast próbować korzystać z biura informacji gospodarczej, ale tylko po spełnieniu ustawowych warunków, w szczególności dotyczących istnienia i wymagalności zobowiązania oraz wcześniejszego wezwania dłużnika. Jeżeli wierzytelność jest realnie sporna, warto wyraźnie to udokumentować.

Co zrobić krok po kroku

W przedstawionej sytuacji rozsądna kolejność działań wygląda następująco:

1. zabezpieczyć dowody zamówienia, projektu i wcześniejszych ustaleń,
2. wykonać zdjęcia wadliwych koszulek i bluz, jeżeli był do nich dostęp,
3. odebrać korespondencję od sprzedawcy i nie unikać kontaktu,
4. wysłać reklamację z jasnym opisem wady i żądaniem,
5. zakwestionować fakturę w zakresie, w jakim dotyczy towaru niezgodnego z umową,
6. wyznaczyć sprzedawcy termin na zajęcie stanowiska,
7. nie podpisywać bez zastrzeżeń dokumentu odbioru, jeżeli towar jest wadliwy.

Jeżeli sprzedawca będzie podtrzymywał żądanie zapłaty, a wada jest dobrze udokumentowana, można bronić się w sporze, powołując się na nienależyte wykonanie umowy, rękojmię i brak podstaw do zapłaty pełnej ceny. Warto jednak pamiętać, że ostateczna ocena zależy od dokumentów i ustaleń między stronami.

FAQ

Czy przedsiębiorca może odmówić odbioru wadliwego towaru?

Może odmówić przyjęcia towaru, jeżeli jest on wyraźnie niezgodny z umową, ale powinien od razu pisemnie wyjaśnić przyczynę odmowy. Sama odmowa bez reklamacji i dowodów może być później oceniana jako niewystarczająca.

Czy wykonanie nadruku zamiast haftu jest wadą istotną?

Może być wadą istotną, jeżeli haft był wyraźnie uzgodniony i miał znaczenie dla wyglądu, trwałości lub prestiżu odzieży firmowej. Ocenia się to na podstawie zamówienia, projektu, korespondencji i celu, dla którego odzież została kupiona.

Czy muszę płacić fakturę, jeżeli towar jest wadliwy?

Nie należy ignorować faktury. Trzeba ją pisemnie zakwestionować, wskazując, że dotyczy towaru niezgodnego z umową. W zależności od sytuacji można żądać wymiany, poprawy, obniżenia ceny albo odstąpić od umowy.

Czy sprzedawca może wpisać mnie do BIK?

W typowym sporze o fakturę za towar handlowy groźba wpisu do BIK jest zwykle nietrafna. Sprzedawca może natomiast rozważać zgłoszenie do biura informacji gospodarczej, ale tylko po spełnieniu ustawowych warunków. Jeżeli dług jest sporny, należy to wyraźnie udokumentować.

Czy rękojmia działa, gdy obie strony są przedsiębiorcami?

Tak, ale w relacjach B2B rękojmia może zostać ograniczona lub wyłączona w umowie, ofercie albo regulaminie. Przed reklamacją trzeba więc sprawdzić dokumenty zamówienia i szybko zawiadomić sprzedawcę o wadzie.

Podsumowanie

Jeżeli zamówiony towar firmowy został wykonany inaczej niż ustalono, przedsiębiorca powinien działać pisemnie i konkretnie. Najczęściej właściwą drogą jest reklamacja z rękojmi, żądanie poprawy albo wymiany, obniżenia ceny lub odstąpienie od umowy przy istotnej wadzie. Nieodebranie listu lub brak reakcji na fakturę nie zabezpiecza interesów kupującego. Dużo skuteczniejsze jest udokumentowanie niezgodności i szybkie przedstawienie sprzedawcy jasnego stanowiska.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 25 września 2009 r., sygn. akt III SA/Gl 631/09

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.