Umowa najmu z datą wsteczną i faktura

Data podpisania umowy a data rozpoczęcia najmu

W praktyce często zdarza się, że najemca wprowadza się do lokalu na początku miesiąca, a pisemna umowa zostaje podpisana dopiero kilka lub kilkanaście dni później. Samo podpisanie dokumentu w połowie miesiąca nie wyklucza wskazania, że najem trwa od pierwszego dnia miesiąca, jeżeli tak rzeczywiście strony uzgodniły.

Trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to pisemne potwierdzenie wcześniejszych ustaleń, na podstawie których najemca już korzystał z lokalu albo miał do niego prawo. Druga to próba sztucznego stworzenia stosunku najmu za okres, w którym nie było ani ustaleń, ani wydania lokalu, ani faktycznego korzystania z niego. Ta druga sytuacja jest ryzykowna cywilnie i podatkowo.

Najbezpieczniej w umowie wpisać rzeczywistą datę podpisania dokumentu oraz osobno postanowienie, od kiedy strony uznają najem za rozpoczęty. Przykładowo: umowę podpisano 17 czerwca, ale strony potwierdzają, że najemca korzysta z lokalu od 1 czerwca, a czynsz należny jest za cały czerwiec.

Czy umowa najmu może działać wstecz?

Umowa najmu co do zasady może zostać zawarta także ustnie, a później potwierdzona na piśmie. W odniesieniu do najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok przepisy Kodeksu cywilnego wymagają jednak zachowania formy pisemnej pod rygorem uznania umowy za zawartą na czas nieoznaczony. Nie oznacza to automatycznie nieważności najmu, ale może mieć istotne skutki dla okresu trwania umowy i zasad jej wypowiedzenia.

Jeżeli strony faktycznie zawarły ustną umowę wcześniej, a dokument sporządzony później tylko ją potwierdza, wskazanie wcześniejszej daty rozpoczęcia najmu jest dopuszczalne. Warto wtedy zadbać o dowody: protokół wydania lokalu, korespondencję, potwierdzenie przelewu, przekazanie kluczy, zgłoszenie liczników albo inne dokumenty pokazujące, że najem istniał już od wcześniejszej daty.

Nie powinno się natomiast antydatować samego dokumentu, czyli wpisywać nieprawdziwej daty jego sporządzenia. Prawidłowe rozwiązanie polega na tym, że dokument ma aktualną datę podpisania, a w treści wyraźnie wskazuje się wcześniejszą datę rozpoczęcia korzystania z lokalu lub wcześniejszy okres rozliczeniowy.

Faktura za najem za kilka miesięcy

W podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy z tytułu usług najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług o podobnym charakterze powstaje co do zasady z chwilą wystawienia faktury, zgodnie z art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona w terminie, znaczenie ma upływ terminu płatności.

Dla usług najmu fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności. Oznacza to, że faktura może obejmować jeden miesiąc, kwartał, półrocze albo inny okres, jeżeli taki sposób rozliczenia wynika z umowy lub zgodnych ustaleń stron. Na fakturze warto jednoznacznie wskazać, jakiego okresu dotyczy, na przykład: „czynsz najmu za okres od 1 stycznia do 31 marca”.

Jeżeli umowa przewiduje płatność miesięczną do określonego dnia każdego miesiąca, wystawienie jednej faktury dopiero po kilku miesiącach może być problematyczne, bo terminy płatności za wcześniejsze miesiące mogły już upłynąć. Jeżeli natomiast strony ustaliły rozliczenie kwartalne albo płatność po zakończeniu okresu, faktura zbiorcza za trzy miesiące jest co do zasady możliwa.

Co powinno znaleźć się w umowie

Aby ograniczyć ryzyko sporu, umowa podpisywana po rozpoczęciu korzystania z lokalu powinna jasno rozdzielać datę podpisania dokumentu od daty rozpoczęcia najmu. Warto wskazać, że strony potwierdzają wcześniejsze wydanie lokalu albo wcześniejsze ustne ustalenia.

W umowie dobrze jest uregulować w szczególności:

• datę podpisania umowy,
• datę rozpoczęcia najmu lub datę wydania lokalu,
• okres, za który należny jest czynsz,
• termin płatności czynszu,
• częstotliwość rozliczeń, na przykład miesięczną lub kwartalną,
• zasady dokumentowania opłat eksploatacyjnych i mediów,
• ewentualne potwierdzenie, że najemca korzystał z lokalu od wcześniejszego dnia.

Takie postanowienia ułatwiają prawidłowe rozliczenie czynszu i wystawienie faktury. Są też ważne dowodowo, gdyby później powstał spór o to, od kiedy najemca był zobowiązany do zapłaty.

Ryzyka przy sztucznej dacie wstecznej

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy strony próbują wykazać najem za okres, w którym lokal nie był wydany, najemca z niego nie korzystał, a ustaleń w rzeczywistości nie było. Taki dokument może zostać zakwestionowany jako niewiarygodny, zwłaszcza w sporze między stronami albo przy ocenie rozliczeń podatkowych.

Ryzykowne jest również wystawienie faktury obejmującej kilka miesięcy bez sprawdzenia, czy terminy płatności za poszczególne okresy nie upłynęły wcześniej. W zależności od treści umowy może to wpływać na moment rozpoznania obowiązku podatkowego oraz na ocenę, czy faktura została wystawiona terminowo.

Jeżeli strony chcą rozliczać czynsz zbiorczo, najlepiej wyraźnie wpisać w umowie, że czynsz płatny jest na przykład kwartalnie, do określonego dnia po zakończeniu kwartału. Wtedy faktura za trzy miesiące odpowiada konstrukcji umowy i jest łatwiejsza do obrony.

FAQ

Czy można wpisać w umowie, że najem obowiązuje od początku miesiąca?

Tak, jeżeli od początku miesiąca strony były już umówione na najem albo najemca faktycznie korzystał z lokalu. Nie należy jednak wpisywać wcześniejszej daty tylko po to, aby stworzyć fikcyjny okres najmu.

Czy data podpisania umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia najmu?

Tak. Dokument może zostać podpisany później i potwierdzać wcześniejsze ustalenia stron. Dla bezpieczeństwa warto wprost napisać, że umowa została podpisana danego dnia, ale najem rozpoczął się wcześniej.

Czy można wystawić jedną fakturę za trzy albo cztery miesiące najmu?

Co do zasady tak, jeżeli taki sposób rozliczenia wynika z umowy lub ustaleń stron, a faktura zostanie wystawiona z uwzględnieniem terminu płatności. Na fakturze należy wskazać okres, którego dotyczy rozliczenie.

Co jeśli umowa przewiduje płatność miesięczną?

Wtedy fakturowanie zbiorcze po kilku miesiącach wymaga ostrożności. Jeżeli terminy płatności za wcześniejsze miesiące już minęły, mogły powstać obowiązki podatkowe niezależnie od późniejszego wystawienia jednej faktury.

Czy umowa najmu musi być pisemna?

Nie zawsze. Najem może być zawarty ustnie, ale przy najmie nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok brak formy pisemnej powoduje, że umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony.

Podsumowanie

Umowa najmu podpisana w połowie miesiąca może wskazywać wcześniejszą datę rozpoczęcia najmu, jeżeli odpowiada to rzeczywistym ustaleniom stron i faktycznemu korzystaniu z lokalu. Bezpieczniej jest nie antydatować dokumentu, lecz podpisać go z aktualną datą i w treści potwierdzić wcześniejszy początek najmu.

Faktura za najem może obejmować kilka miesięcy, gdy umowa przewiduje taki okres rozliczeniowy albo odpowiedni termin płatności. Przy rozliczeniach VAT istotne jest, aby faktura została wystawiona zgodnie z zasadami właściwymi dla usług najmu i aby jasno wskazywała okres, którego dotyczy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.