Kto może poświadczyć zgodność dokumentu z oryginałem?

Poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem oznacza potwierdzenie, że przedstawiona kopia, odpis albo skan odpowiada okazanym oryginalnym dokumentom. Taka czynność bywa potrzebna przy składaniu dokumentów w urzędzie, sądzie, banku, firmie finansującej świadczenie, placówce medycznej, szkole albo instytucji wypłacającej refundację.

Problem pojawia się wtedy, gdy instytucja chce zatrzymać dokumenty, a osoba zainteresowana nie może oddać oryginałów, bo będą jej potrzebne później. Tak może być np. przy fakturach, zaświadczeniach lekarskich, dokumentacji rehabilitacyjnej, dyplomach, umowach albo decyzjach administracyjnych.

Kto może poświadczyć zgodność dokumentu z oryginałem?

Nie ma jednej uniwersalnej zasady, zgodnie z którą każda osoba prywatna może skutecznie poświadczyć każdy dokument. Skutek poświadczenia zależy od tego, kto dokonuje tej czynności i w jakim postępowaniu albo celu dokument ma być użyty.

W praktyce najczęściej poświadczenia dokonuje:

• notariusz – gdy potrzebne jest poświadczenie o ogólnym, formalnym charakterze, akceptowane przez większość instytucji,
• adwokat albo radca prawny – gdy działa jako pełnomocnik w konkretnej sprawie, a przepisy danego postępowania dopuszczają takie poświadczenie,
• rzecznik patentowy albo doradca podatkowy – w zakresie spraw, w których przepisy przyznają im takie uprawnienie,
• upoważniony pracownik organu – w postępowaniu administracyjnym, po okazaniu oryginału i odpisu, na żądanie strony,
• organ albo podmiot, który wydał dokument – gdy wydaje odpis, duplikat, zaświadczenie albo urzędowo poświadczony wyciąg z własnych akt.

Samo stwierdzenie przez osobę prywatną, że kopia jest zgodna z oryginałem, może mieć znaczenie porządkowe, ale nie zawsze wywoła skutki prawne. Jeżeli instytucja wymaga dokumentu poświadczonego przez notariusza, pełnomocnika procesowego albo organ, zwykłe podpisanie kopii przez księgową, pracownika biura lub członka rodziny może zostać uznane za niewystarczające.

Poświadczenie dokumentów przez notariusza

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem, gdy nie wiadomo, jakie poświadczenie zaakceptuje dana instytucja, jest wizyta u notariusza z oryginałem dokumentu i kopią albo prośbą o sporządzenie odpisu. Notariusz porównuje dokument z okazanym oryginałem i dokonuje poświadczenia na zasadach wynikających z przepisów o czynnościach notarialnych.

Aktualnie maksymalna stawka taksy notarialnej za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem wynosi 6 zł za każdą stronę. Do taksy notariusz co do zasady dolicza podatek VAT. Jeżeli dokument ma wiele stron, opłata jest liczona od każdej strony, a nie od całego pliku dokumentów.

Notarialne poświadczenie jest szczególnie przydatne, gdy dokument ma trafić do banku, firmy ubezpieczeniowej, instytucji finansującej świadczenie, zagranicznej jednostki albo podmiotu, który nie jest stroną żadnego postępowania prowadzonego przez adwokata lub radcę prawnego.

Poświadczenie przez radcę prawnego albo adwokata

Radca prawny i adwokat mają ustawowe prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem, ale w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Nie oznacza to, że prawnik może zawsze i dla każdego celu zastąpić notariusza.

W postępowaniu cywilnym odpis dokumentu poświadczony przez występującego w sprawie pełnomocnika strony, będącego adwokatem albo radcą prawnym, ma charakter dokumentu urzędowego. Podobne rozwiązania występują w postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym. Kluczowe jest jednak to, że chodzi o pełnomocnika występującego w konkretnej sprawie, a nie o dowolnego prawnika poświadczającego dokument poza kontekstem postępowania.

Poświadczenie sporządzane przez adwokata albo radcę prawnego powinno zawierać podpis, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia. Na żądanie należy wskazać również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument ma dopiski, poprawki, skreślenia, uszkodzenia albo inne cechy szczególne, powinno to zostać stwierdzone w poświadczeniu.

Czy księgowa może poświadczyć dokumenty za zgodność z oryginałem?

Księgowa nie ma ogólnego ustawowego uprawnienia do poświadczania wszystkich dokumentów za zgodność z oryginałem. Może natomiast potwierdzić dokument, który sama sporządziła albo który pochodzi z prowadzonej przez nią dokumentacji, jeżeli odbiorca takiego potwierdzenia je akceptuje. Będzie to jednak inna sytuacja niż notarialne poświadczenie albo poświadczenie dokonane przez pełnomocnika procesowego na podstawie przepisów postępowania.

Jeżeli dokumenty pana Janusza obejmują faktury wystawione przez podmioty zewnętrzne, zaświadczenia lekarskie, skierowania albo dokumentację medyczną, księgowa nie powinna poświadczać ich jako cudzych dokumentów. Może co najwyżej przygotować zestawienie księgowe albo potwierdzić dokumenty, które sama wytworzyła. Gdy firma dofinansowująca turnus wymaga poświadczonych kopii, praktycznie najbezpieczniejsze będzie poświadczenie notarialne albo uzyskanie od wystawcy dokumentu duplikatu lub odpisu.

Poświadczenie kopii w postępowaniu administracyjnym

W sprawach administracyjnych strona może zamiast oryginału złożyć odpis dokumentu, jeżeli zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Przepisy przewidują także możliwość poświadczenia przez upoważnionego pracownika organu, któremu okazano oryginał i odpis dokumentu.

Ważny wyjątek dotyczy sytuacji, gdy organ uzna, że mimo poświadczonej kopii trzeba zobaczyć oryginał. Organ może wtedy zażądać przedłożenia oryginału dokumentu, jeżeli przemawiają za tym okoliczności sprawy, np. wątpliwości co do autentyczności, kompletności albo czytelności dokumentu.

Poświadczenie dokumentu elektronicznego

Jeżeli odpis dokumentu ma postać elektroniczną, przepisy mogą wymagać użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. W sprawach prowadzonych w systemach teleinformatycznych adwokat i radca prawny mogą poświadczać dokumenty elektroniczne w sposób przewidziany dla tych systemów.

Nie należy jednak zakładać, że zwykły skan wysłany e-mailem albo zdjęcie dokumentu będzie wystarczające. O tym, czy kopia elektroniczna zostanie przyjęta, decydują przepisy danego postępowania oraz wymagania instytucji, do której dokument trafia.

Jak postąpić, gdy ktoś żąda oryginałów dokumentów?

Jeżeli podmiot żąda od pana Janusza oryginałów faktur i zaświadczeń, a dokumenty są mu potrzebne do dalszych czynności, powinien najpierw poprosić o wskazanie podstawy żądania oraz o informację, czy wystarczą kopie poświadczone za zgodność z oryginałem. W wielu sytuacjach instytucja może zaakceptować notarialnie poświadczone kopie albo duplikaty wydane przez wystawców dokumentów.

Przekazanie oryginałów bez potwierdzenia odbioru jest ryzykowne. Jeżeli oddanie oryginałów jest konieczne, warto sporządzić listę przekazywanych dokumentów, zachować kopie oraz uzyskać pisemne potwierdzenie, kto, kiedy i w jakim celu przyjął dokumenty.

FAQ

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, w szczególności art. 6 ust. 3 i 4: https://eli.gov.pl/eli/DU/1982/145/ogl
2. Ustawa z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze, w szczególności art. 4 ust. 1b i 1c: https://eli.gov.pl/eli/DU/1982/124/ogl
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 76a: https://eli.gov.pl/eli/DU/1960/168/ogl
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 129: https://eli.gov.pl/eli/DU/1964/296/ogl
5. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności art. 48: https://eli.gov.pl/eli/DU/2002/1270/ogl
6. Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 października 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, w szczególności § 12 i § 13: https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1566/ogl

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.