Prawnik nie chce wydać kopii pisma klientowi

Czy pełnomocnik może złożyć pismo bez pokazania go klientowi?

W opisanej sytuacji chodzi o pismo reklamacyjne skierowane do banku, a więc o etap przedsądowy. Na tym etapie podstawą działania prawnika jest przede wszystkim umowa zawarta z klientem oraz udzielone pełnomocnictwo cywilne. Pełnomocnik składa oświadczenia w imieniu mocodawcy w granicach udzielonego umocowania, ale powinien działać zgodnie z interesem klienta i w sposób lojalny.

Jeżeli klient zleca przygotowanie konkretnego pisma, zwłaszcza pisma zawierającego twierdzenia faktyczne, żądania, zarzuty lub propozycje ugodowe, powinien mieć realną możliwość poznania jego treści. W praktyce prawnik może oczywiście opracować strategię i redakcję dokumentu samodzielnie, ale wysłanie istotnego pisma bez uprzedniego poinformowania klienta może być problematyczne, jeśli naraża klienta na skutki, których nie akceptował albo o których nie wiedział.

Inaczej można ocenić sytuacje nagłe, gdy termin jest bardzo krótki, a pełnomocnik musi działać niezwłocznie, aby nie dopuścić do utraty uprawnienia klienta. Nawet wtedy powinien jednak niezwłocznie poinformować klienta, jakie pismo złożył i jakie skutki może ono wywołać.

Jeżeli sprawa trafiłaby do sądu, znaczenie miałyby również przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z art. 86 K.p.c. strony mogą działać przed sądem osobiście albo przez pełnomocników. Art. 91 K.p.c. określa typowy zakres pełnomocnictwa procesowego, obejmujący m.in. czynności procesowe łączące się ze sprawą, czynności zabezpieczające i egzekucyjne oraz, jeżeli nie wyłączono tego w pełnomocnictwie, zawarcie ugody, zrzeczenie się roszczenia albo uznanie powództwa. Z kolei art. 93 K.p.c. pozwala stronie stawającej jednocześnie z pełnomocnikiem niezwłocznie prostować lub odwoływać jego oświadczenia.

Prawo klienta do kopii pisma i dokumentów

Co do zasady klient ma prawo wiedzieć, jakie dokumenty zostały złożone w jego imieniu. Dotyczy to zwłaszcza finalnych pism wysłanych do banku, sądu, urzędu, kontrahenta lub innej instytucji. Odmowa wydania kopii takiego pisma jest trudna do pogodzenia z charakterem relacji pełnomocnik-klient, ponieważ to klient ponosi skutki prawne oświadczeń składanych w jego imieniu.

Nie oznacza to jednak, że klient zawsze może żądać wszystkich materiałów znajdujących się w aktach wewnętrznych kancelarii. Czym innym jest finalne pismo wysłane w imieniu klienta, a czym innym robocze notatki, szkice, wewnętrzne komentarze, checklisty, wzory, know-how kancelarii albo materiały dotyczące organizacji pracy prawnika. Spór opisany w pytaniu dotyczy jednak nie notatek roboczych, lecz gotowego dokumentu złożonego w imieniu mocodawcy.

Jeżeli pełnomocnikiem jest adwokat albo radca prawny, dochodzą obowiązki wynikające z zasad etyki zawodowej. Obejmują one w szczególności działanie w interesie klienta, rzetelne informowanie go o sprawie oraz prawidłowe prowadzenie dokumentacji. Klient może oczekiwać, że otrzyma albo przynajmniej będzie mógł uzyskać kopię pism istotnych dla swojej sprawy.

Jeżeli osoba świadcząca pomoc prawną nie jest adwokatem ani radcą prawnym, nie podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej tych samorządów. Nadal jednak odpowiada na zasadach kontraktowych za nienależyte wykonanie umowy. W razie szkody podstawą roszczenia może być w szczególności art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik powinien naprawić szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże okoliczności zwalniające go z odpowiedzialności.

Prawo autorskie a dokument przygotowany dla klienta

Pismo sporządzone przez prawnika może w określonych sytuacjach korzystać z ochrony prawa autorskiego, jeżeli ma indywidualny i twórczy charakter. Nie każde typowe pismo reklamacyjne lub procesowe automatycznie będzie utworem, ale taka możliwość istnieje. Nie przesądza to jednak o prawie prawnika do całkowitego zablokowania klientowi dostępu do dokumentu złożonego w jego imieniu.

Art. 16 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych chroni autorskie prawa osobiste twórcy, takie jak autorstwo, oznaczenie utworu nazwiskiem albo pseudonimem, nienaruszalność treści i formy utworu oraz nadzór nad sposobem korzystania z utworu. Art. 17 tej ustawy przewiduje natomiast autorskie prawa majątkowe, czyli prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na polach eksploatacji.

Te przepisy nie oznaczają jednak, że klient nie może otrzymać kopii pisma dotyczącego jego własnej sprawy. Klient nie żąda przecież co do zasady prawa do sprzedaży wzoru pisma, publikowania go jako własnego opracowania, przekazywania konkurencyjnej kancelarii jako szablonu ani komercyjnego wykorzystywania know-how prawnika. Żąda dokumentu, który został użyty do reprezentowania jego interesów.

Argument o ochronie przed nieuczciwą konkurencją również nie powinien być stosowany w sposób automatyczny. Może uzasadniać ochronę szablonów, systemów pracy lub wewnętrznych materiałów kancelarii, ale nie powinien prowadzić do sytuacji, w której mocodawca nie zna treści oświadczenia złożonego w jego imieniu.

Co zrobić, gdy prawnik odmawia wydania kopii?

Najpierw warto złożyć do prawnika pisemne żądanie wydania kopii dokumentu. W żądaniu najlepiej wskazać datę pisma, adresata, sprawę, w której zostało wysłane, oraz rozsądny termin na przekazanie kopii, np. drogą elektroniczną albo w formie papierowej. Dobrze jest zachować potwierdzenie wysłania takiego żądania.

Jeżeli pismo zostało wysłane do banku, można równolegle zwrócić się do banku o kopię dokumentu lub o potwierdzenie treści korespondencji prowadzonej w imieniu klienta. Jeżeli sprawa dotyczy postępowania sądowego, strona ma możliwość zapoznawania się z aktami sprawy i uzyskiwania odpisów lub kopii na zasadach właściwych dla danego postępowania.

Jeżeli pełnomocnikiem jest adwokat, skargę można skierować do właściwej okręgowej rady adwokackiej albo rzecznika dyscyplinarnego adwokatury. Jeżeli pełnomocnikiem jest radca prawny, właściwy będzie samorząd radców prawnych, w szczególności okręgowa izba radców prawnych lub rzecznik dyscyplinarny. W skardze należy opisać sprawę rzeczowo i dołączyć korespondencję potwierdzającą odmowę.

W relacji cywilnej klient może także wypowiedzieć pełnomocnictwo i umowę, żądać rozliczenia, zwrotu dokumentów oraz naprawienia szkody, jeśli wykaże, że odmowa dostępu do dokumentów albo działanie bez uzgodnienia spowodowały konkretną szkodę. Sam fakt niezadowolenia z komunikacji nie zawsze wystarczy do odszkodowania, ale może mieć znaczenie przy ocenie należytego wykonania umowy.

FAQ

Czy prawnik może zakazać klientowi robienia zdjęcia pisma?

Jeżeli chodzi o finalne pismo złożone w imieniu klienta, całkowity zakaz utrwalenia jego treści jest co do zasady trudny do uzasadnienia. Prawnik może chronić swoje wzory i materiały wewnętrzne, ale klient powinien znać dokument, który wywołuje skutki w jego sprawie.

Czy prawo autorskie pozwala odmówić wydania kopii reklamacji?

Samo powołanie się na prawo autorskie nie wystarcza do odmowy. Nawet jeżeli pismo ma twórczy charakter, klient może potrzebować kopii do własnej sprawy. Czym innym byłoby komercyjne rozpowszechnianie pisma albo używanie go jako wzoru dla innych osób.

Czy klient musi zatwierdzić każde pismo przed wysłaniem?

Nie zawsze przepisy wymagają formalnego zatwierdzania każdego pisma. Jednak przy pismach istotnych dla sprawy prawnik powinien informować klienta o treści, ryzykach i skutkach. Zakres konsultacji zależy od umowy, rodzaju sprawy, pilności czynności i zakresu pełnomocnictwa.

Czy można złożyć skargę na prawnika?

Tak, jeżeli jest to adwokat albo radca prawny, można rozważyć skargę do właściwego samorządu zawodowego. Jeśli osoba nie wykonuje zawodu adwokata ani radcy prawnego, pozostają przede wszystkim środki cywilne, w tym żądanie rozliczenia umowy i ewentualne roszczenia odszkodowawcze.

Czy można cofnąć pełnomocnictwo?

Co do zasady mocodawca może odwołać pełnomocnictwo. Należy jednak zadbać o prawidłowe poinformowanie pełnomocnika oraz instytucji, przed którą działał, np. sądu, banku albo urzędu. W sprawach sądowych trzeba także uwzględnić terminy procesowe i ryzyko przerwy w reprezentacji.

Podsumowanie

Klient powinien mieć dostęp do dokumentów, które zostały sporządzone i złożone w jego imieniu. Dotyczy to zwłaszcza pism kierowanych do banku, sądu, urzędu lub kontrahenta, ponieważ ich treść może wpływać na prawa i obowiązki klienta. Powoływanie się przez prawnika wyłącznie na prawo autorskie albo ochronę przed konkurencją nie powinno prowadzić do pozbawienia mocodawcy wiedzy o treści własnej sprawy.

W pierwszej kolejności warto wystąpić o kopię pisma na piśmie i wyznaczyć termin na jej przekazanie. Jeżeli odmowa dotyczy adwokata albo radcy prawnego, można rozważyć skargę do właściwego samorządu zawodowego. Jeżeli odmowa spowodowała szkodę albo była elementem szerszego nienależytego prowadzenia sprawy, możliwe jest także dochodzenie roszczeń na zasadach cywilnych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
3. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. - o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83
4. Ustawa z dnia 26 maja 1982 r. - Prawo o adwokaturze, Dz.U. 1982 nr 16 poz. 124
5. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. - o radcach prawnych, Dz.U. 1982 nr 19 poz. 145
6. Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu oraz Kodeks Etyki Radcy Prawnego

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.