Niewykonana usługa wydawnicza – jak odzyskać pieniądze

Brak wykonania usługi przez wydawnictwo – od czego zacząć?

W opisanej sytuacji podstawowe znaczenie ma ustalenie, co dokładnie zostało uzgodnione: zakres prac wydawnictwa, termin wykonania, wysokość wynagrodzenia, sposób przekazania materiałów oraz ewentualne warunki zwrotu pieniędzy. Umowa nie musiała mieć formy jednego podpisanego dokumentu. Jeżeli jej treść wynika z maili, oferty, faktury proforma, potwierdzenia przelewu i przekazanych plików, te dokumenty mogą łącznie potwierdzać zawarcie umowy.

Jeżeli termin wykonania minął, a wydawnictwo nie przygotowało publikacji, nie zwróciło materiałów i nie odpowiada na wiadomości, należy przejść z kontaktu nieformalnego na tryb pisemny. Najlepiej wysłać list polecony za potwierdzeniem nadania, a równolegle wiadomość e-mail na znane adresy firmy. W piśmie trzeba wskazać, czego Pani żąda i w jakim terminie.

Zobacz również: niewykonanie usługi w terminie

Zwłoka dłużnika i odpowiedzialność za niewykonanie umowy

Zgodnie z art. 476 Kodeksu cywilnego dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie był oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. W praktyce oznacza to, że jeżeli termin wydania bajki został ustalony, a firma go nie dotrzymała, można powoływać się na zwłokę, o ile opóźnienie jest zawinione albo firma nie wykaże okoliczności zwalniających ją z odpowiedzialności.

Art. 471 Kodeksu cywilnego przewiduje odpowiedzialność za szkodę wynikłą z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że dłużnik wykaże, iż nastąpiło to z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności. Z kolei art. 477 Kodeksu cywilnego pozwala wierzycielowi żądać naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki niezależnie od samego wykonania zobowiązania. Jeżeli jednak opóźnione świadczenie całkowicie albo w przeważającym stopniu utraciło znaczenie, wierzyciel może go nie przyjąć i żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Odszkodowanie nie obejmuje automatycznie dowolnej kwoty. Trzeba wykazać szkodę, normalny związek przyczynowy między zachowaniem firmy a szkodą oraz wysokość roszczenia. W sprawie wydawniczej mogą to być na przykład dodatkowe koszty poniesione przez autora, utracone korzyści tylko wtedy, gdy da się je realnie udowodnić, albo koszt odzyskania i odtworzenia materiałów.

Wyznaczenie dodatkowego terminu i odstąpienie od umowy

Jeżeli mamy do czynienia z umową wzajemną, zastosowanie ma art. 491 Kodeksu cywilnego. Gdy jedna strona pozostaje w zwłoce, druga może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania umowy z zagrożeniem, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy. Termin powinien być realny, ale nie musi być nadmiernie długi. W wielu sprawach usługowych wystarczające może być 7 albo 14 dni, choć zależy to od zakresu prac i wcześniejszych ustaleń.

W piśmie warto jasno napisać, że wzywa się firmę do wykonania umowy, przekazania efektów prac oraz zwrotu materiałów, a w razie braku reakcji w wyznaczonym terminie nastąpi odstąpienie od umowy i żądanie zwrotu pieniędzy. Jeżeli z okoliczności wynika, że wykonanie usługi po terminie nie ma już dla Pani znaczenia, można rozważyć od razu odstąpienie, ale bezpieczniej jest najpierw sprawdzić treść umowy i dotychczasowej korespondencji.

Po odstąpieniu od umowy zastosowanie ma art. 494 Kodeksu cywilnego. Strony powinny zwrócić sobie to, co otrzymały. W praktyce oznacza to żądanie zwrotu zapłaconej kwoty, wydania przekazanych materiałów, plików, ilustracji i innych nośników, a w razie potrzeby także dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych.

Jak napisać wezwanie do wydawnictwa?

Wezwanie powinno być konkretne i możliwe do wykorzystania później jako dowód w sądzie. Warto unikać ogólnych sformułowań typu „proszę o pilny kontakt”. Zamiast tego należy wskazać podstawowe dane umowy, kwotę wpłaty, termin, który już minął, oraz dokładne żądanie.

W piśmie można ująć w szczególności:

• datę zawarcia umowy albo datę zaakceptowania oferty,
• kwotę zapłaconą wydawnictwu i numer faktury proforma,
• opis przekazanych materiałów, tekstów, ilustracji lub plików,
• termin, w którym usługa miała być wykonana,
• żądanie wykonania umowy w dodatkowym terminie albo zwrotu pieniędzy i materiałów,
• zapowiedź odstąpienia od umowy oraz skierowania sprawy do sądu w razie braku reakcji.

Najlepiej wysłać pismo listem poleconym na adres firmy ujawniony w umowie, korespondencji, fakturze proforma albo publicznych rejestrach. Dodatkowo można wysłać skan na adres e-mail, z którego wcześniej prowadzono korespondencję. Trzeba zachować potwierdzenie nadania, wydruk wiadomości e-mail, potwierdzenie przelewu i kopię całej korespondencji.

Czy faktura proforma wystarczy jako dowód?

Faktura proforma zazwyczaj nie jest dokumentem księgowym takim jak faktura VAT i sama w sobie nie przesądza jeszcze o wykonaniu usługi. Nie oznacza to jednak, że jest bezwartościowa. Jeżeli proforma wskazuje nazwę firmy, zakres usługi, kwotę, dane płatnika, a przelew został wykonany zgodnie z tym dokumentem, stanowi ważny element materiału dowodowego.

Dowodami mogą być również wiadomości e-mail, SMS-y, potwierdzenie wysłania plików, zrzuty ekranu z panelu klienta, oferta zamieszczona na stronie, potwierdzenia rozmów, notatki z ustaleń oraz każdy dokument pokazujący, że firma przyjęła zlecenie i pieniądze. W sądzie liczy się całość materiału dowodowego, nie tylko jedna faktura.

Co zrobić, gdy firma nadal milczy?

Jeżeli po wezwaniu firma nie wykona usługi, nie zwróci pieniędzy ani materiałów, kolejnym krokiem jest zwykle pozew o zapłatę i ewentualnie o wydanie rzeczy lub dokumentów, jeżeli materiały mają samodzielną wartość. W pozwie należy wskazać, czego się żąda: zwrotu zapłaconej kwoty, odsetek ustawowych za opóźnienie, odszkodowania oraz kosztów procesu, jeżeli są należne.

Jeżeli roszczenie jest pieniężne, dobrze udokumentowane i nie wymaga skomplikowanego postępowania dowodowego, sąd może rozpoznać sprawę w trybie uproszczonym albo wydać nakaz zapłaty, jeżeli spełnione są warunki proceduralne. O wyborze trybu ostatecznie decyduje sąd i charakter sprawy.

W sytuacji, gdy istnieją konkretne przesłanki, że firma od początku nie zamierzała wykonać usługi, przyjmowała pieniądze od wielu osób albo posługiwała się fikcyjnymi danymi, można rozważyć zawiadomienie organów ścigania. Samo niewykonanie umowy nie zawsze oznacza przestępstwo, dlatego warto oddzielić roszczenia cywilne od podejrzenia celowego oszustwa.

Podsumowanie

Najrozsądniejszym pierwszym krokiem jest wysłanie formalnego wezwania do wykonania umowy albo zwrotu pieniędzy i materiałów, z wyznaczeniem dodatkowego terminu oraz zapowiedzią odstąpienia od umowy. Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, można złożyć oświadczenie o odstąpieniu i dochodzić zwrotu świadczenia oraz ewentualnego odszkodowania.

Im lepiej udokumentowana jest sprawa, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie roszczeń. Należy więc zabezpieczyć fakturę proforma, potwierdzenie przelewu, korespondencję, ofertę, potwierdzenia przekazania materiałów oraz dowody prób kontaktu z wydawnictwem.

FAQ

Czy mogę od razu żądać zwrotu pieniędzy?

Tak, ale w wielu przypadkach bezpieczniej jest najpierw wyznaczyć dodatkowy termin do wykonania umowy z zagrożeniem odstąpienia. Po bezskutecznym upływie tego terminu można odstąpić od umowy i żądać zwrotu zapłaty.

Czy brak pisemnej umowy przekreśla moje roszczenia?

Nie. Umowa może wynikać z korespondencji, oferty, faktury proforma, potwierdzenia przelewu i zachowania stron. Trzeba jednak możliwie dokładnie odtworzyć ustalenia i zabezpieczyć dowody.

Ile czasu dać firmie w wezwaniu?

Termin powinien być odpowiedni do rodzaju usługi i dotychczasowego opóźnienia. W prostszych sprawach często stosuje się 7 albo 14 dni, ale przy bardziej złożonych pracach termin może wymagać indywidualnej oceny.

Czy mogę żądać odsetek?

Jeżeli roszczenie pieniężne stało się wymagalne, można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. W praktyce ważne jest prawidłowe wskazanie daty, od której firma powinna zwrócić pieniądze.

Czy zgłaszać sprawę na policję?

Można to rozważyć, jeśli okoliczności wskazują, że firma od początku działała w celu wyłudzenia pieniędzy, posługiwała się fikcyjnymi danymi albo podobnie potraktowała wiele osób. Zwykły spór o niewykonanie umowy jest jednak przede wszystkim sprawą cywilną.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.