Refakturowanie energii w najmie lokalu użytkowego

Od czego zacząć analizę rozliczenia za energię?

W pierwszej kolejności należy przeczytać postanowienia umowy najmu dotyczące mediów. Kluczowe jest to, czy strony ustaliły ryczałt, zaliczki rozliczane okresowo, refakturowanie kosztów od dostawcy energii, czy rozliczenie według podlicznika. Od tego zależy zakres informacji, których można żądać od wynajmującego.

Jeżeli umowa mówi o refakturowaniu albo rozliczaniu według rzeczywistego zużycia, wynajmujący nie powinien ograniczać się do stwierdzenia, że sposób obliczenia opłat jest wyłącznie jego sprawą. Najemca musi mieć możliwość sprawdzenia, za jaki okres naliczono opłatę, jaką ilość energii przyjęto, jaką stawkę zastosowano i czy doliczono inne składniki, na przykład opłaty dystrybucyjne, handlowe lub stałe.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy umowa wyraźnie przewiduje stały ryczałt za media. Wtedy najemca co do zasady płaci ustaloną kwotę, nawet jeśli faktyczne zużycie jest niższe albo wyższe. Takie postanowienie również nie może jednak służyć do obejścia ustawy ani naruszać zasad współżycia społecznego, zwłaszcza gdy wynajmujący przedstawia ryczałt jako rozliczenie rzeczywistych kosztów.

Swoboda umów a obowiązek przejrzystego rozliczenia

W najmie lokalu użytkowego duże znaczenie ma zasada swobody umów. Zgodnie z art. 353¹ Kodeksu cywilnego strony mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, ale tylko w granicach wyznaczonych przez ustawę, właściwość stosunku prawnego i zasady współżycia społecznego.

Oznacza to, że wynajmujący i najemca mogą ustalić własny model rozliczania energii. Mogą przyjąć na przykład podlicznik, proporcję powierzchni, zaliczki z późniejszym rozliczeniem albo odrębny ryczałt. Jeżeli jednak w umowie zapisano, że najemca pokrywa rzeczywiste koszty energii lub że wynajmujący refakturuje koszty, rozliczenie powinno być możliwe do sprawdzenia.

W relacjach między przedsiębiorcami nie zawsze można powołać się na ochronę konsumencką. Nie oznacza to jednak dowolności po stronie wynajmującego. Zobowiązanie powinno być wykonywane zgodnie z treścią umowy, jego celem, zasadami współżycia społecznego oraz ustalonymi zwyczajami. Jeżeli wynajmujący żąda określonej kwoty, powinien potrafić wyjaśnić, z czego ona wynika.

Czy najemca może żądać faktur źródłowych?

Jeżeli opłata za energię jest refakturowana, najemca może żądać okazania dokumentów, na podstawie których wystawiono fakturę dla niego. Chodzi przede wszystkim o fakturę od sprzedawcy energii, dane z licznika lub podlicznika, okres rozliczeniowy, przyjęte stawki oraz sposób przypisania części kosztu do konkretnego lokalu.

Nie zawsze musi to oznaczać przekazanie pełnej faktury zawierającej wszystkie dane dotyczące całego budynku. W praktyce wynajmujący może zasłonić dane niezwiązane z najemcą albo przygotować zestawienie. Ważne jest jednak, aby zestawienie było weryfikowalne, a nie sprowadzało się do samej kwoty do zapłaty.

Jeżeli w budynku jest jeden licznik główny i kilku najemców, sam rachunek od dostawcy energii nie wystarczy do sprawdzenia obciążenia danego lokalu. Potrzebny jest również algorytm podziału kosztów, na przykład według powierzchni, wskazań podliczników, rodzaju działalności albo innego kryterium uzgodnionego w umowie.

Co powinno znaleźć się w wezwaniu do wynajmującego?

Najlepiej skierować do wynajmującego pisemne wezwanie, najlepiej e-mailem z potwierdzeniem doręczenia albo listem poleconym. Pismo powinno być rzeczowe i zawierać konkretne żądania, a nie jedynie ogólną informację, że faktura wydaje się zawyżona.

W wezwaniu można zażądać w szczególności:

• wskazania okresu, którego dotyczy naliczenie,
• podania ilości energii przypisanej do lokalu,
• podania stawki za 1 kWh oraz innych składników opłaty,
• udostępnienia faktury źródłowej od sprzedawcy lub dystrybutora energii w zakresie potrzebnym do weryfikacji,
• przedstawienia odczytów licznika albo podlicznika,
• wyjaśnienia sposobu podziału kosztów, jeżeli licznik obejmuje więcej niż jeden lokal,
• wystawienia korekty, jeżeli rozliczenie okaże się nieprawidłowe.

Warto wyznaczyć rozsądny termin na odpowiedź, na przykład 7 albo 14 dni, oraz zaznaczyć, że do czasu wyjaśnienia sprawy najemca kwestionuje fakturę w oznaczonej części. Jeżeli płatność ma krótki termin, należy rozważyć zapłatę kwoty bezspornej, aby ograniczyć ryzyko zarzutu opóźnienia.

Co zrobić, gdy wynajmujący odmawia wyjaśnień?

Odmowa przedstawienia podstaw rozliczenia wzmacnia pozycję najemcy w sporze, ale nie zawsze pozwala po prostu zignorować fakturę. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pisemne zakwestionowanie faktury w części spornej i wskazanie, jakich dokumentów brakuje do jej weryfikacji.

Jeżeli po wezwaniu wynajmujący nadal nie przedstawia rozliczenia, można żądać korekty faktury, zwrotu nadpłaty albo zaliczenia nadpłaty na przyszłe należności. Gdy sprawa trafi do sądu, znaczenie będzie miała treść umowy, dotychczasowa praktyka rozliczeń, korespondencja stron, odczyty liczników, faktury źródłowe i inne dowody pokazujące rzeczywisty sposób naliczania opłat.

W sporze cywilnym istotne jest również to, że strona, która wywodzi skutki prawne z określonego faktu, powinna ten fakt wykazać. Jeżeli wynajmujący dochodzi zapłaty za energię, powinien być przygotowany do wykazania podstawy i wysokości żądania.

Brak podlicznika i podział kosztów między kilku najemców

Częstym problemem w lokalach użytkowych jest jeden licznik dla całego budynku lub części obiektu. Wtedy rozliczenie według rzeczywistego zużycia konkretnego lokalu może być trudne, jeżeli nie ma podliczników. Nie oznacza to jednak, że wynajmujący może dowolnie dzielić koszty.

Jeżeli umowa przewiduje podział kosztów proporcjonalnie do powierzchni, taki mechanizm może być dopuszczalny, o ile został jasno ustalony i konsekwentnie stosowany. Może być jednak niesprawiedliwy w sytuacji, gdy działalność poszczególnych najemców bardzo różni się zużyciem energii, na przykład biuro sąsiaduje z gastronomią, pralnią albo chłodnią.

W takiej sytuacji warto zaproponować aneks do umowy, montaż podlicznika, okresowe odczyty albo zmianę algorytmu rozliczeń. Jeżeli wynajmujący odmawia, a rozliczenia są rażąco nieprzejrzyste, najemca może rozważyć renegocjację umowy, wypowiedzenie na zasadach umownych albo dochodzenie zwrotu nienależnie pobranych kwot, jeżeli uda się je wykazać.

Czy faktura bez szczegółów jest automatycznie nieważna?

Sama okoliczność, że faktura od wynajmującego nie zawiera rozpiski kWh, nie zawsze oznacza jej nieważność. Faktura jest dokumentem rozliczeniowym, a szczegółowy obowiązek opisania sposobu podziału kosztów może wynikać przede wszystkim z umowy, z ustalonej praktyki stron oraz z charakteru danego rozliczenia.

Jeżeli jednak faktura ma przenosić na najemcę koszt energii, a najemca nie otrzymuje żadnych danych pozwalających sprawdzić kwotę, powstaje uzasadniona podstawa do złożenia reklamacji lub zastrzeżeń. Im bardziej faktura odbiega od wcześniejszych obciążeń, zużycia lokalu albo stawek znanych z dokumentów źródłowych, tym większe znaczenie ma pisemne żądanie wyjaśnień.

FAQ

Czy wynajmujący musi pokazać najemcy fakturę od dostawcy prądu?

Jeżeli umowa przewiduje refakturowanie albo rozliczenie według rzeczywistych kosztów, najemca ma mocne podstawy, aby żądać dokumentów pozwalających sprawdzić naliczenie. Wynajmujący może ograniczyć zakres danych niezwiązanych z najemcą, ale powinien umożliwić weryfikację kwoty.

Czy mogę nie płacić faktury, jeśli nie ma na niej liczby kWh?

Ostrożnie. Brak szczegółów na fakturze nie zawsze automatycznie zwalnia z zapłaty. Bezpieczniej zapłacić kwotę bezsporną, a pozostałą część pisemnie zakwestionować i zażądać rozliczenia. Decyzja zależy od treści umowy i ryzyka wypowiedzenia najmu.

Co zrobić, gdy wynajmujący dzieli prąd między najemców według powierzchni?

Trzeba sprawdzić, czy taki mechanizm wynika z umowy. Jeżeli tak, może być wiążący, choć warto żądać wykazania całkowitych kosztów i prawidłowego zastosowania proporcji. Przy dużych różnicach w zużyciu energii warto negocjować podlicznik albo zmianę algorytmu.

Czy wynajmujący może doliczać własną marżę do energii?

Jeżeli strony uzgodniły zwykłe refakturowanie kosztów, doliczanie nieuzgodnionej marży może być kwestionowane. Inaczej może być, gdy umowa wyraźnie przewiduje dodatkową opłatę administracyjną albo inny składnik wynagrodzenia, a postanowienie jest jednoznaczne.

Jakie dowody warto zebrać przed sporem?

Warto zachować umowę najmu, aneksy, wszystkie faktury, potwierdzenia zapłaty, korespondencję z wynajmującym, zdjęcia liczników, zestawienia zużycia oraz porównanie wcześniejszych okresów. Przydatne są też informacje o sposobie korzystania z lokalu i urządzeniach pobierających energię.

Podsumowanie

Najemca lokalu użytkowego nie musi akceptować niejasnych rozliczeń za energię, zwłaszcza gdy umowa przewiduje refakturowanie lub rozliczenie według faktycznego zużycia. Wynajmujący powinien wyjaśnić podstawę naliczenia i udostępnić dane pozwalające sprawdzić kwotę.

Najlepszym pierwszym krokiem jest pisemne wezwanie do przedstawienia faktur źródłowych, odczytów, stawek i algorytmu rozliczenia. Jeżeli opłata jest zawyżona albo niewykazana, można żądać korekty, zwrotu nadpłaty lub zaliczenia jej na kolejne należności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne - Dz.U. 1997 nr 54 poz. 348
3. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. - Dz.U. 1997 nr 78 poz. 483