Użyczenie samochodu pracownikowi a rozliczenia

Czy pracownik może używać samochodu osoby trzeciej?

Tak. Przepisy dotyczące używania pojazdów do celów służbowych posługują się pojęciem pojazdu niebędącego własnością pracodawcy. Nie wymagają, aby pracownik był właścicielem samochodu. Może to być więc samochód małżonka, rodzica, znajomego albo innej osoby, o ile pracownik ma zgodę właściciela na korzystanie z pojazdu.

W praktyce pracodawca powinien wymagać od pracownika co najmniej wskazania danych pojazdu oraz potwierdzenia, że pracownik ma tytuł do jego używania. Najbezpieczniejszym dokumentem jest krótka umowa użyczenia zawarta między właścicielem pojazdu a pracownikiem. W przypadku samochodu należącego do osoby trzeciej warto również sprawdzić, czy polisa OC jest aktualna oraz czy sposób używania auta nie narusza warunków ubezpieczenia dobrowolnego, np. AC.

Jeżeli dotychczasowa umowa ze spółką wskazuje konkretny samochód pracownika, zmiana pojazdu na samochód użyczony powinna zostać udokumentowana aneksem albo nową umową. Samo oświadczenie pracownika może być wystarczające tylko wtedy, gdy pierwotna umowa dopuszcza zmianę pojazdu przez wskazanie jego danych w oświadczeniu lub w zleceniu wyjazdu.

Jazdy lokalne a podróż służbowa

Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch sytuacji: jazd lokalnych oraz podróży służbowej. Od tego zależy dokumentacja, sposób rozliczenia i skutki podatkowe.

• Jazdy lokalne to przejazdy wykonywane w miejscowości lub obszarze stałego wykonywania pracy, np. dojazdy do klientów na terenie miasta. Zwrot kosztów następuje zwykle na podstawie miesięcznego ryczałtu albo ewidencji przebiegu pojazdu.
• Podróż służbowa to wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo stałe miejsce pracy pracownika. W takim przypadku pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W podróży służbowej podstawą rozliczenia jest polecenie wyjazdu, zgoda pracodawcy na użycie pojazdu oraz ewidencja przebiegu pojazdu lub inny dokument pozwalający ustalić liczbę przejechanych kilometrów. Dla jazd lokalnych bezpieczniejsze jest zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem, ponieważ rozporządzenie dotyczące zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy przewiduje taki mechanizm dla miesięcznego ryczałtu.

Co powinna zawierać umowa z pracownikiem?

Umowa albo aneks między pracodawcą a pracownikiem powinny jasno określać, jaki pojazd jest wykorzystywany, w jakim celu oraz jak będą rozliczane koszty. Ma to znaczenie zarówno dowodowe, jak i podatkowe.

W dokumencie warto zamieścić w szczególności:

• dane pracodawcy i pracownika;
• markę, model, numer rejestracyjny oraz pojemność skokową silnika pojazdu;
• informację, że pojazd nie jest własnością pracodawcy;
• oświadczenie pracownika, że ma prawo używać pojazdu, np. na podstawie umowy użyczenia;
• zakres dopuszczalnego wykorzystania samochodu do celów służbowych;
• sposób rozliczenia: ryczałt miesięczny, kilometrówka albo zasady właściwe dla podróży służbowej;
• obowiązek informowania o nieobecnościach, niedysponowaniu pojazdem oraz zmianie danych samochodu;
• czas obowiązywania umowy i zasady jej rozwiązania;
• postanowienia dotyczące odpowiedzialności za mandaty, szkody, paliwo, opłaty parkingowe i autostradowe, jeżeli strony chcą je uregulować.

Jeżeli pracownik tylko sporadycznie używa samochodu osoby trzeciej w podróży służbowej, odrębna umowa może nie być konieczna. Wystarczające może być polecenie wyjazdu, wniosek pracownika o zgodę na przejazd danym pojazdem oraz akceptacja pracodawcy. Przy stałym używaniu pojazdu w jazdach lokalnych lepiej sporządzić umowę lub aneks.

Ryczałt za jazdy lokalne

Ryczałt miesięczny za używanie pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych ustala się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów. Limit zależy od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

• 300 km - w miejscowości do 100 000 mieszkańców;
• 500 km - w miejscowości powyżej 100 000 do 500 000 mieszkańców;
• 700 km - w miejscowości powyżej 500 000 mieszkańców.

Przepisy przewidują również szczególne, wyższe limity dla niektórych pracowników, np. w służbie leśnej oraz w służbach ratowniczych, jeżeli spełnione są warunki określone w rozporządzeniu. W zwykłej spółce prywatnej najczęściej stosuje się jednak limity 300, 500 albo 700 km.

Aktualne stawki maksymalne za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynikające z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. wynoszą:

• 0,89 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;
• 1,15 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł - dla motocykla;
• 0,42 zł - dla motoroweru.

Ryczałt zmniejsza się o 1/20 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności. Ryczałt zmniejsza się także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kilometrówka i ewidencja przebiegu pojazdu

Jeżeli spółka nie wypłaca ryczałtu, może rozliczać faktycznie przejechane kilometry. Wtedy podstawą jest ewidencja przebiegu pojazdu. Powinna ona pozwalać ustalić co najmniej datę wyjazdu, cel wyjazdu, trasę, liczbę przejechanych kilometrów, dane pojazdu oraz podpis pracownika i akceptację pracodawcy.

W podróży służbowej zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy nie powinien przekraczać iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów i właściwej stawki za 1 kilometr. Nadwyżka ponad limit może powodować dodatkowe skutki podatkowe i składkowe.

Pracodawca może w regulaminie lub umowie przyznać niższe stawki niż maksymalne. Jeżeli chce stosować stawki wyższe, powinien liczyć się z tym, że nadwyżka może nie korzystać z preferencyjnego traktowania podatkowego.

Skutki podatkowe dla pracownika

Zwrot kosztów używania samochodu do celów służbowych nie zawsze jest traktowany tak samo podatkowo. W przypadku podróży służbowej zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy korzysta ze zwolnienia z PIT do wysokości limitu wynikającego z przepisów o podróżach służbowych i stawek za kilometr.

Inaczej jest przy jazdach lokalnych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT zwolnienie dotyczy zwrotu kosztów używania pojazdów stanowiących własność pracownika, jeżeli obowiązek zwrotu albo możliwość przyznania zwrotu wynika wprost z odrębnych ustaw. W typowej relacji pracownik - prywatna spółka, gdy podstawą zwrotu jest jedynie umowa z pracodawcą, zwrot kosztów jazd lokalnych co do zasady stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.

Jeżeli pracownik korzysta z samochodu użyczonego przez osobę trzecią, należy dodatkowo ocenić, czy samo nieodpłatne używanie pojazdu powoduje u niego przychód z nieodpłatnego świadczenia. Ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn. Dlatego użyczenie samochodu przez rodzica, dziecko, małżonka, rodzeństwo, teściów lub inne osoby z tych grup może nie powodować PIT po stronie pracownika. Przy użyczeniu od osoby obcej takie zwolnienie zwykle nie znajdzie zastosowania.

Skutki podatkowe dla osoby użyczającej samochód

Samo nieodpłatne użyczenie samochodu przez osobę prywatną zasadniczo nie oznacza, że użyczający otrzymuje przychód. Przychód z nieodpłatnego świadczenia powstaje co do zasady po stronie korzystającego, czyli osoby, która używa cudzej rzeczy bez zapłaty.

Inaczej może być, gdy samochód jest składnikiem majątku firmowego osoby użyczającej albo gdy użyczenie następuje w ramach działalności gospodarczej. Wtedy trzeba przeanalizować przepisy o podatku dochodowym oraz VAT, w szczególności zasady opodatkowania nieodpłatnych świadczeń i nieodpłatnego użycia towarów. Nie każda taka sytuacja będzie opodatkowana, ale wymaga odrębnej oceny.

Jeżeli spółka zawiera umowę bezpośrednio z właścicielem pojazdu, a właściciel nie jest pracownikiem, można rozważyć najem zamiast użyczenia. Przy najmie właściciel uzyskuje czynsz, który rozlicza według zasad właściwych dla najmu prywatnego albo działalności gospodarczej. W najmie prywatnym przychody są obecnie rozliczane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, co do zasady według stawki 8,5% do ustawowego progu i 12,5% od nadwyżki ponad ten próg.

Umowa użyczenia samochodu - co wpisać?

Umowa użyczenia samochodu między właścicielem pojazdu a pracownikiem nie wymaga formy notarialnej. Dla celów dowodowych powinna być jednak sporządzona na piśmie. Nie wystarczy ogólna zgoda ustna, jeżeli pracodawca ma bezpiecznie rozliczać koszty i wykazać, że pracownik mógł legalnie używać pojazdu.

W umowie użyczenia warto wskazać:

• strony umowy, czyli właściciela pojazdu i pracownika korzystającego z auta;
• dane samochodu: marka, model, numer rejestracyjny, numer VIN, pojemność silnika;
• okres użyczenia;
• zgodę na używanie pojazdu do celów służbowych pracownika;
• zasady ponoszenia kosztów paliwa, napraw, ubezpieczenia, parkowania i opłat drogowych;
• obowiązek zwrotu pojazdu w określonym stanie;
• zasady odpowiedzialności za szkody, mandaty i naruszenia przepisów ruchu drogowego;
• możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy.

Jeżeli właściciel nie chce, aby pojazd był używany do celów firmowych, pracownik nie powinien wykorzystywać go w pracy, nawet jeżeli faktycznie ma dostęp do auta. Zgoda właściciela powinna obejmować właśnie taki sposób korzystania.

FAQ

Czy pracownik musi być właścicielem samochodu, aby otrzymać ryczałt?

Nie zawsze. Przepisy mówią o pojeździe niebędącym własnością pracodawcy, więc może to być także pojazd użyczony pracownikowi. Pracownik powinien jednak wykazać, że ma prawo korzystać z samochodu, a pracodawca powinien zaakceptować ten pojazd w umowie lub aneksie.

Czy wystarczy oświadczenie pracownika z danymi auta?

To zależy od treści dotychczasowej umowy. Jeżeli umowa dopuszcza zmianę pojazdu przez oświadczenie, taki dokument może wystarczyć. Jeżeli umowa wskazuje konkretny samochód albo zmienia się sposób rozliczania, bezpieczniej podpisać aneks albo nową umowę.

Czy umowa użyczenia samochodu musi być odpłatna?

Nie. Użyczenie z natury jest nieodpłatne. Jeżeli właściciel pojazdu ma otrzymywać wynagrodzenie, właściwszą konstrukcją będzie najem albo inna umowa odpłatna, a skutki podatkowe będą inne niż przy użyczeniu.

Czy użyczenie samochodu przez rodzica powoduje podatek?

Po stronie pracownika korzystającego z samochodu może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia, ale ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla świadczeń otrzymanych od osób z I i II grupy podatkowej. W wielu rodzinnych przypadkach, np. przy użyczeniu przez rodzica, zwolnienie może mieć zastosowanie.

Czy zwrot kosztów jazd lokalnych jest zwolniony z PIT?

W typowej spółce prywatnej zwrot kosztów jazd lokalnych wypłacany na podstawie umowy z pracownikiem co do zasady jest przychodem pracownika. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT ma zastosowanie wtedy, gdy obowiązek lub możliwość zwrotu wynika wprost z odrębnych ustaw i spełnione są ustawowe warunki.

Czy przy podróży służbowej trzeba podpisywać umowę o używanie auta?

Przy incydentalnej podróży służbowej zwykle wystarczy wniosek pracownika, zgoda pracodawcy na przejazd danym pojazdem oraz prawidłowe rozliczenie kilometrów. Stała umowa jest potrzebna przede wszystkim przy regularnych jazdach lokalnych.

Podsumowanie

Pracownik może używać na potrzeby spółki samochodu użyczonego przez inną osobę, ale dokumentacja powinna jasno potwierdzać jego prawo do korzystania z auta oraz zgodę pracodawcy. Przy regularnych jazdach lokalnych należy zadbać o umowę albo aneks, dane pojazdu, miesięczne oświadczenia i prawidłowe pomniejszanie ryczałtu. Przy podróżach służbowych kluczowe są zgoda pracodawcy i rozliczenie kilometrów.

Podatkowo najwięcej wątpliwości dotyczy jazd lokalnych oraz użyczenia samochodu przez osobę spoza rodziny. Dlatego przed wdrożeniem stałego ryczałtu albo przed zawarciem umowy bezpośrednio z właścicielem pojazdu warto sprawdzić, czy korzystniejszy będzie ryczałt, kilometrówka, najem czy inny model rozliczeń.

Śródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
3. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371
4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
6. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.