Użyczenie samochodu pracownikowi

Użytkowanie samochodu innej osoby przez pracownika

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Pracownik taki może wykorzystywać dla potrzeb zakładu pracy samochód, którego jest właścicielem lub który używa na podstawie innego tytułu, niż prawo własności. W każdym z tych przypadków pracownik ma prawo do otrzymywania zwrotu poniesionych z tego tytułu kosztów. Wynika to z tego, że rodzaje świadczeń i zasady ich wypłaty są sprawą wewnętrzną spółki na zasadzie prawa swobody umów. Tym samym nie ma większego znaczenia, czy pracownik będzie dostawał ryczałt za jazdy lokalne, czy też będzie rozliczany na podstawie kilometrówki (ewidencji przebiegu). Niemniej jednak istotne jest przede wszystkim to, czy samochód niebędący własnością pracodawcy jest wykorzystywany w związku z wykonywaniem podróży służbowych, czy w jazdach lokalnych.

Formy rozliczania wydatków:

1. przejazdy lokalne: stały miesięczny ryczałt kwotowy, rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów,
2. przejazdy zamiejscowe: rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów.

Podstawa rozliczeń

Zwrot kosztów ponoszonych przez pracowników w związku z wykorzystywaniem ich prywatnych pojazdów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych może odbywać się w oparciu o:

• przepisy konkretnych ustaw, które dopuszczają lub wręcz nakazują dokonywanie takiego zwrotu;
• postanowienia umów cywilnoprawnych zawieranych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem – gdzie podstawą prawną zawarcia takiej umowy jest art. art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1265, z późn. zm.), zgodnie z którym na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania tych pojazdów określone są zaś w wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 ww. ustawy rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.; dalej: rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.).

Umowa między pracownikiem a pracodawcą

Umowa między pracodawcą a pracownikiem winna zawierać m.in.:

• dane identyfikacyjne pojazdu oraz wskazanie pojemności skokowej silnika;
• zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;
• określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;
• zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;
• zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;
• termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Rozliczenie za wykorzystywanie samochodu do celów służbowych

Wybierając rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego, należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w ww. rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, który uzależnił ją od liczby mieszkańców w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

• 300 km – w mieście do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 700 km – w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

Pracownik winien też w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych poza danymi identyfikującymi pojazd, zawrzeć również informację o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Natomiast jeżeli podjęta zostaje decyzja o odstąpieniu od stałego ryczałtu miesięcznego i rozliczenie z pracownikiem następowało będzie na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, wówczas sporządza się w tzw. ewidencję przebiegu pojazdu.

Podatkowe konsekwencje dla pracownika

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego przepisu wynika, że w każdym przypadku, gdy podstawą zwrotu są umowy cywilnoprawne, dokonany zwrot wydatków dotyczący jazd lokalnych jest opodatkowany.

W przypadku zaś podróży służbowej, to, jak stanowi § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W świetle brzmienia powyższego przepisu należy zauważyć, że w przypadku, gdy pojazd niebędący własnością pracodawcy ma być wykorzystany w podróży służbowej, wystarczająca jest zgoda pracodawcy, nie jest zaś niezbędna umowa. W takiej sytuacji, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, dokonany na podstawie danych z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli kwota zwrotu nie przekroczy iloczynu kilometrów wynikających z tej ewidencji oraz stawki za 1 km określonej w wyżej przywołanym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., wówczas na podstawie art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, będzie ona wolna od podatku dochodowego. Opodatkowaniu będzie podlegała jedynie nadwyżka ponad tak określony limit.

Mając na uwadze ww. różnice dotyczące opodatkowania zwrotu wydatków poniesionych w związku z używaniem pojazdu niebędącego własnością pracodawcy niezwykle ważne jest właściwe określenie, czy zwrot ten ma miejsce w związku z wykonywaniem jazd lokalnych, czy też odbywa się w ramach podróży służbowych. Ma to również wpływ na rodzaj umowy cywilnoprawnej zawieranej przez pracownika z pracodawcą.

Umowa najmu samochodu

W przypadku bowiem gdy samochód pracownika jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, lepszym rozwiązaniem byłoby zawarcie umowy najmu. W tej sytuacji najemca będzie płacił wynajmującemu czynsz w stałej wysokości (niezależnej od faktycznego wykorzystania przedmiotu najmu), a także we własnym zakresie będzie ponosił koszty eksploatacji pojazdu, a wtedy nie można uznać, aby kwota z tytułu czynszu stanowiła zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego w celach służbowych, który to zwrot stanowiłby dla niego przychód ze stosunku pracy. Otrzymywany przez pracownika czynsz należy zakwalifikować, jako przychód ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. przychód z najmu. W konsekwencji przychód taki może zostać opodatkowany stawką zryczałtowaną w wysokości 8,5%. Natomiast przychody ze stosunku pracy są opodatkowane według skali, tj. 18% lub 32%.

Jeżeli samochód prywatny nie stanowi własności pracownika, ale osoby trzeciej (nikogo z jego krewnych), można zastanowić się nad zawarciem umowy przez spółkę z tą osobą, która jednocześnie nie jest związana stosunkiem pracy ze spółką. W takim razie , gdyby miała to być umowa użyczenia, należy pamiętać o rozliczeniu przychodu w spółce z tytułu nieodpłatnie otrzymanego świadczenia zgodnie z art. 12 ust 6 pkt 4 ustawy CIT.

Niemniej jednak stoję na stanowisku, że wobec wyżej wskazanych wymogów, co do danych zawieranych w umowach cywilnoprawnych zawieranych z pracownikiem a dotyczących używania samochodu prywatnego dla celów Spółki nie jest istotne czy pracownik posiada tytuł własności do używanego przez siebie samochodu osobowego. Może bowiem użyczać go zarówno od osoby bliskiej jak i od osoby trzeciej. Zasadniczo u korzystającego nieodpłatnie ze środka transportu powstaje przychód z tytułu otrzymanego nieodpłatnie świadczenia. Wartość przychodu ustalana jest, jako rynkowa wysokość czynszu z tytułu odpłatnego użyczenia takiego samego środka transportu (z uwzględnieniem w szczególności jego stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia). Niemniej jednak w ustawie o PIT z przychodów zostały wyłączone wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (…) otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn. Zatem jeżeli ojciec, matka, rodzeństwo, teściowie i inne osoby z I lub II grupy podatkowej, użyczyły samochód, nie powstanie u niego z tego tytułu przychód.

W załączniku zamieszczam wzór umowy użyczenia samochodu osobowego zawierany pomiędzy osobami prywatnymi.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼