Opóźniona dostawa towaru – kiedy klient może żądać rekompensaty?

Czy faktura pro forma i ustalenia mailowe oznaczają zawarcie umowy sprzedaży?

Tak, w wielu przypadkach mogą oznaczać zawarcie skutecznej umowy sprzedaży. Dla zwykłej sprzedaży rzeczy ruchomej Kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej. Jeżeli strony ustaliły, jaki towar ma zostać sprzedany, jaka jest cena, kto jest sprzedawcą i kupującym oraz zaakceptowały zamówienie, umowa może zostać zawarta także przez e-mail, formularz zamówienia, wiadomości albo wymianę dokumentów handlowych.

Sama faktura pro forma nie jest jeszcze klasyczną fakturą sprzedażową i sama w sobie nie zawsze przesądza o zawarciu umowy. Może jednak być ważnym dowodem, zwłaszcza gdy odpowiada wcześniejszym ustaleniom, zawiera cenę, opis towaru i termin realizacji, a klient przyjął ofertę albo zapłacił. Dlatego w opisanej sytuacji nie należy zakładać, że brak podpisanej umowy automatycznie wyłącza odpowiedzialność sprzedawcy.

Zgodnie z art. 535 Kodeksu cywilnego przez umowę sprzedaży sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić cenę. Jeżeli więc strony doszły do porozumienia co do istotnych elementów sprzedaży, sprzedawca powinien wydać towar w uzgodnionym terminie.

Termin „około 40 dni” — czy jest wiążący?

Określenie „około 40 dni” jest mniej precyzyjne niż wskazanie konkretnej daty, ale nie oznacza pełnej dowolności po stronie sprzedawcy. Taki zapis zwykle trzeba interpretować zgodnie z treścią korespondencji, charakterem towaru, praktyką stron i tym, czy klient został wyraźnie poinformowany, że termin ma charakter orientacyjny.

Jeżeli klient zamawia towar typowy, dostępny albo sprowadzany w normalnym trybie, znaczne przekroczenie deklarowanego terminu może zostać uznane za nienależyte wykonanie zobowiązania. Jeżeli natomiast towar jest produkowany indywidualnie, zależy od importu, transportu lub czynników niezależnych, ocena będzie wymagała sprawdzenia, co dokładnie obiecano klientowi i jakie ryzyka ujawniono przed przyjęciem zamówienia.

W praktyce sprzedawca powinien jak najszybciej poinformować klienta o opóźnieniu, wskazać przyczynę, podać realny nowy termin oraz zaproponować rozwiązanie: dalsze oczekiwanie, zmianę zamówienia albo rozliczenie umowy, jeżeli wykonanie w rozsądnym terminie nie jest możliwe.

Zadośćuczynienie czy odszkodowanie — czego może żądać klient?

W języku potocznym klienci często mówią o „zadośćuczynieniu”, mając na myśli każdą rekompensatę pieniężną. W prawie cywilnym trzeba jednak odróżnić zadośćuczynienie od odszkodowania. Zadośćuczynienie dotyczy przede wszystkim krzywdy niemajątkowej, np. naruszenia dóbr osobistych albo szkody na osobie. Samo opóźnienie w dostawie towaru co do zasady nie daje automatycznego prawa do zadośćuczynienia.

Realnym roszczeniem klienta może być natomiast odszkodowanie. Zgodnie z art. 471 K.c. dłużnik ma obowiązek naprawić szkodę wynikłą z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże, iż nastąpiło to z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności. Klient powinien więc wykazać nie tylko opóźnienie, ale także rzeczywistą szkodę, jej wysokość i normalny związek przyczynowy z opóźnieniem.

Przykładowo sama frustracja klienta, utrata komfortu albo ogólne niezadowolenie z opóźnienia zwykle nie wystarczą do uzyskania pieniędzy. Inaczej może być, gdy klient udowodni konkretne koszty, np. konieczność wynajęcia zastępczego sprzętu, opłatę za magazynowanie, koszt dodatkowego transportu albo utracone korzyści, o ile były normalnym następstwem opóźnienia i da się je udowodnić.

Kiedy sprzedawca może odpowiadać za opóźnienie?

Podstawą odpowiedzialności za opóźnioną dostawę jest najczęściej odpowiedzialność kontraktowa. Klient musi wykazać, że umowa była zawarta, termin wykonania minął, towar nie został wydany albo został wydany za późno oraz że z tego powodu powstała szkoda. Sprzedawca może bronić się, wykazując, że opóźnienie wynikło z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Nie każde powołanie się na producenta, importera albo przewoźnika wystarczy. Z art. 474 K.c. wynika, że dłużnik odpowiada jak za własne działanie lub zaniechanie za osoby, z których pomocą wykonuje zobowiązanie, a także za osoby, którym wykonanie zobowiązania powierza. Oznacza to, że typowe problemy podwykonawcy, dostawcy albo przewoźnika mogą obciążać sprzedawcę, jeżeli mieszczą się w normalnym ryzyku prowadzonej działalności.

Sprzedawca ma większe szanse na obronę, gdy wykaże nadzwyczajne, niezależne i niemożliwe do przewidzenia okoliczności, których nie mógł uniknąć mimo dochowania należytej staranności. Mogą to być np. zdarzenia o charakterze siły wyższej, nagłe administracyjne blokady importu, wyjątkowe zdarzenia transportowe albo inne sytuacje, które obiektywnie uniemożliwiły terminowe wykonanie umowy. Każdorazowo potrzebne są jednak dowody: korespondencja z producentem, komunikaty przewoźnika, dokumenty celne, oświadczenia, potwierdzenia awarii albo inne materiały wskazujące rzeczywistą przyczynę opóźnienia.

Co może zrobić konsument, gdy towar nie został wydany w terminie?

Jeżeli kupującym jest konsument, zastosowanie ma szczególna regulacja art. 543¹ K.c. Sprzedawca powinien wydać rzecz niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od zawarcia umowy, chyba że strony uzgodniły inny termin. Jeżeli więc konsument zaakceptował termin około 40 dni, ten uzgodniony termin może zastąpić ustawowe 30 dni.

Po przekroczeniu terminu konsument może wyznaczyć sprzedawcy dodatkowy termin do wydania rzeczy. Jeżeli sprzedawca nadal nie wyda towaru, konsument może odstąpić od umowy. Odstąpienie powoduje konieczność rozliczenia świadczeń, w szczególności zwrotu zapłaconej ceny, zaliczki albo innych kwot pobranych na poczet zamówienia.

Jeżeli klient jest przedsiębiorcą, stosuje się przede wszystkim ogólne zasady z Kodeksu cywilnego i treść umowy. W umowach wzajemnych druga strona może zwykle wyznaczyć odpowiedni dodatkowy termin z zagrożeniem odstąpienia od umowy, a po jego bezskutecznym upływie skorzystać z uprawnień przewidzianych w art. 491 K.c. Znaczenie ma także to, czy termin był zastrzeżony jako istotny i czy strony przewidziały kary umowne.

Jak sprzedawca powinien odpowiedzieć na żądanie klienta?

Najpierw trzeba ustalić, czego klient faktycznie żąda: zadośćuczynienia, odszkodowania, rabatu, odstąpienia od umowy, zwrotu pieniędzy czy tylko nowego terminu dostawy. W odpowiedzi warto unikać automatycznego uznawania odpowiedzialności, dopóki nie sprawdzono dokumentów i przyczyn opóźnienia.

Dobra odpowiedź powinna zawierać: potwierdzenie zamówienia, wskazanie aktualnego stanu realizacji, przyczynę opóźnienia, nowy przewidywany termin, informację o możliwych wariantach rozwiązania sprawy oraz prośbę o wykazanie szkody, jeżeli klient żąda pieniędzy. Jeżeli klient jest konsumentem, komunikacja powinna być szczególnie jasna i nie może wprowadzać w błąd co do jego ustawowych uprawnień.

Jeżeli sprzedawca nie może wykonać umowy w rozsądnym czasie, często bezpieczniejsze jest zaproponowanie zwrotu środków albo ugodowego rozwiązania, zamiast przeciągania realizacji bez realnej daty dostawy. Ugoda może obejmować np. nowy termin, rabat, bezkosztowe odstąpienie od umowy albo inny sposób rozliczenia.

Kiedy warto rozważyć ugodę z klientem?

Ugoda jest szczególnie uzasadniona, gdy opóźnienie jest znaczące, klient zapłacił całość albo znaczną część ceny, a sprzedawca nie ma pewności, kiedy towar będzie dostępny. W takiej sytuacji spór o to, czy klientowi należy się odszkodowanie, może okazać się droższy niż rozsądne porozumienie.

Ugodę warto spisać przynajmniej mailowo. Powinna wskazywać, czy klient czeka na towar, czy odstępuje od umowy, jaka kwota zostanie zwrócona, w jakim terminie, czy strony zrzekają się dalszych roszczeń oraz czy ewentualny rabat kończy sprawę. Przy większych kwotach albo relacji B2B lepiej przygotować krótką ugodę pisemną.

FAQ

Czy klient może żądać zadośćuczynienia za opóźnioną dostawę?

Co do zasady nie za samo opóźnienie. Klient może natomiast żądać odszkodowania, jeżeli wykaże konkretną szkodę majątkową, jej wysokość, związek przyczynowy z opóźnieniem i odpowiedzialność sprzedawcy.

Czy brak podpisanej umowy chroni sprzedawcę?

Nie zawsze. Umowa sprzedaży rzeczy ruchomej może zostać zawarta także mailowo albo przez przyjęcie zamówienia. Jeżeli ustalono towar, cenę i strony transakcji, brak podpisu pod osobną umową nie musi oznaczać, że umowy nie było.

Czy termin „około 40 dni” można przekroczyć bez konsekwencji?

Nie. Taki termin może być orientacyjny, ale sprzedawca powinien działać lojalnie, informować o opóźnieniu i wykonać umowę w rozsądnym czasie. Im większe przekroczenie, tym większe ryzyko roszczeń klienta.

Czy opóźnienie producenta zwalnia sprzedawcę z odpowiedzialności?

Nie automatycznie. Sprzedawca może odpowiadać za osoby, z których pomocą wykonuje umowę. Zwolnienie z odpowiedzialności wymaga wykazania okoliczności, za które sprzedawca rzeczywiście nie ponosi odpowiedzialności.

Co może zrobić konsument, jeżeli towar nie dotarł?

Konsument może wezwać sprzedawcę do wydania rzeczy w dodatkowym terminie, a po jego bezskutecznym upływie odstąpić od umowy. Może też żądać odszkodowania, jeżeli poniósł udowodnioną szkodę.

Jakie dowody powinien zabezpieczyć sprzedawca?

Warto zachować zamówienie, fakturę pro forma, korespondencję z klientem, potwierdzenia od producenta lub przewoźnika, informacje o dostępności towaru, dowody zapłaty oraz wiadomości wskazujące, kiedy i jak klient był informowany o opóźnieniu.

Podsumowanie

Opóźniona dostawa zamówionego towaru może rodzić odpowiedzialność sprzedawcy, ale klient nie ma automatycznego prawa do zadośćuczynienia. Najczęściej w grę wchodzi wykonanie umowy, odstąpienie od niej po spełnieniu określonych warunków albo odszkodowanie za rzeczywistą, udowodnioną szkodę. Kluczowe znaczenie mają: treść ustaleń mailowych, status klienta, charakter terminu, przyczyna opóźnienia oraz dokumenty potwierdzające, czy sprzedawca dochował należytej staranności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 361, art. 471, art. 474, art. 491, art. 535 i art. 543¹.

2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - Dz.U. 2014 poz. 827.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.