Zmiana nazwiska a spisanie umowy najmu

Czy po zmianie nazwiska można podpisać umowę najmu?

Tak. Sama zmiana nazwiska nie odbiera właścicielowi prawa do wynajęcia nieruchomości. Jeżeli dana osoba nadal jest właścicielem domu, może zawrzeć umowę najmu także wtedy, gdy w księdze wieczystej figuruje jeszcze poprzednie nazwisko, a nowy dowód osobisty jest dopiero wyrabiany.

Najważniejsze jest to, aby z umowy wynikało, kto jest stroną umowy. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie ujawniające wolę osoby w sposób dostateczny. Umowa najmu nie wymaga więc co do zasady szczególnej formy tylko dlatego, że wynajmujący zmienił nazwisko.

W praktyce przy najmie domu lub mieszkania warto jednak zawsze zawrzeć umowę na piśmie. Pozwala to jasno ustalić strony, wysokość czynszu, termin płatności, czas trwania umowy, zasady wypowiedzenia, kaucję i stan przekazywanej nieruchomości.

Zobacz również: aktualizacja danych w księdze wieczystej po zmianie nazwiska

Jak oznaczyć wynajmującego w umowie?

Najbezpieczniej wpisać w umowie aktualne dane właściciela, czyli nowe imię i nazwisko, numer PESEL oraz adres. Obok nazwiska można dodać informację porządkującą, na przykład: „poprzednio: Kowalski” albo „nazwisko zmienione na podstawie decyzji USC z dnia ...”. Nie trzeba przepisywać całej decyzji, ale warto wskazać dokument, na podstawie którego zmiana nastąpiła.

Dobrym rozwiązaniem jest zapis w rodzaju: „Jan Nowak, poprzednio Jan Kowalski, PESEL ..., zamieszkały ..., legitymujący się dokumentem potwierdzającym zmianę nazwiska wydanym przez USC”. Jeżeli właściciel posiada stary dowód osobisty oraz decyzję lub odpis aktu stanu cywilnego potwierdzający zmianę nazwiska, zestaw tych dokumentów pozwala zwykle wyjaśnić rozbieżność.

Nie należy podpisywać umowy wyłącznie starym nazwiskiem, jeżeli zmiana nazwiska już nastąpiła. Strona powinna posługiwać się aktualnymi danymi, a poprzednie nazwisko podać pomocniczo, aby połączyć dane z księgi wieczystej i dokumentów.

Czy stare nazwisko w księdze wieczystej unieważnia najem?

Co do zasady nie. Księga wieczysta potwierdza stan prawny nieruchomości, natomiast zmiana nazwiska właściciela nie oznacza zmiany osoby właściciela. Jeżeli PESEL, dokumenty z USC i ciągłość danych pozwalają wykazać, że chodzi o tę samą osobę, rozbieżność w nazwisku nie powinna powodować nieważności umowy najmu.

Najemca może jednak oczekiwać wyjaśnień, bo ma prawo upewnić się, że podpisuje umowę z osobą uprawnioną do oddania domu w najem. Dlatego warto przed podpisaniem umowy pokazać najemcy odpis księgi wieczystej oraz dokument potwierdzający zmianę nazwiska. Można też dołączyć kopię dokumentu z USC jako załącznik do umowy, jeżeli strony się na to zgodzą.

Dla porządku właściciel powinien złożyć wniosek o aktualizację danych w księdze wieczystej. Nie trzeba jednak czekać z podpisaniem zwykłej umowy najmu do zakończenia postępowania wieczystoksięgowego, jeżeli tożsamość właściciela nie budzi wątpliwości.

Forma umowy najmu i dokumenty

Zwykła umowa najmu może zostać zawarta nawet ustnie, ale przy wynajmie domu lub mieszkania pisemna forma jest zdecydowanie zalecana. Jeżeli umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia ma być zawarta na czas dłuższy niż rok, brak formy pisemnej powoduje, że poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony.

Do umowy warto przygotować:

• aktualne dane wynajmującego i najemcy, w tym PESEL,
• informację o poprzednim nazwisku właściciela, jeżeli nadal widnieje ono w księdze wieczystej,
• dokument z USC albo inny dokument potwierdzający zmianę nazwiska,
• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• protokół zdawczo-odbiorczy z opisem stanu domu, liczników i wyposażenia.

Nie ma obowiązku, aby w zwykłej umowie najmu szczegółowo opisywać wszystkie dokumenty tożsamości, ale im większa wartość umowy i im dłuższy okres najmu, tym bardziej opłaca się zadbać o precyzyjne oznaczenie stron.

Zobacz również: zmiana miejsca zamieszkania a obowiązujące umowy

Urząd skarbowy i rozliczenie najmu

Zwykłej umowy najmu nie należy mylić z obowiązkiem podatkowego rozliczenia przychodów z najmu. Co do zasady nie chodzi o „rejestrację” każdej umowy w urzędzie skarbowym, lecz o prawidłowe rozliczanie przychodu i przechowywanie dokumentów na wypadek kontroli lub wyjaśnień.

Inaczej może wyglądać sytuacja przy najmie okazjonalnym, gdzie przepisy przewidują dodatkowe wymogi formalne, w tym zgłoszenie umowy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ustawowym terminie. Jeżeli strony rozważają najem okazjonalny domu lub lokalu, trzeba sprawdzić wszystkie warunki tej formy umowy przed jej podpisaniem.

Co wpisać w umowie w opisanej sytuacji?

W opisanym przypadku praktyczny zapis powinien łączyć aktualne dane z wyjaśnieniem poprzedniego nazwiska. Można więc wskazać nowe nazwisko jako podstawowe, a poprzednie nazwisko podać w nawiasie lub w osobnym zdaniu. Warto też wpisać numer PESEL, ponieważ nie zmienia się on wraz ze zmianą nazwiska i pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę.

Przykładowo w komparycji umowy można napisać, że wynajmującym jest osoba o aktualnym imieniu i nazwisku, poprzednio występująca pod dawnym nazwiskiem, będąca właścicielem nieruchomości objętej wskazaną księgą wieczystą. Następnie można dodać, że zmiana nazwiska została potwierdzona dokumentem z USC okazanym najemcy przy podpisaniu umowy.

Tak sporządzona umowa powinna być czytelna dla najemcy, urzędu skarbowego i ewentualnie sądu, jeżeli w przyszłości powstałby spór dotyczący czynszu, kaucji lub wydania nieruchomości.

FAQ

Czy mogę podpisać umowę najmu, jeśli nie mam jeszcze nowego dowodu?

Tak, brak nowego dowodu osobistego nie powoduje automatycznie nieważności umowy najmu. Trzeba jednak zadbać, aby najemca mógł potwierdzić tożsamość wynajmującego na podstawie innych dokumentów, zwłaszcza decyzji lub aktu z USC oraz numeru PESEL.

Czy w umowie wpisać stare czy nowe nazwisko?

Należy wpisać aktualne nazwisko. Poprzednie nazwisko warto dodać pomocniczo, szczególnie gdy widnieje ono jeszcze w księdze wieczystej albo w starszych dokumentach dotyczących nieruchomości.

Czy trzeba czekać na zmianę danych w księdze wieczystej?

Nie ma takiego wymogu dla zawarcia zwykłej umowy najmu. Aktualizacja księgi wieczystej jest jednak wskazana, bo usuwa rozbieżności i ogranicza ryzyko wątpliwości przy kolejnych czynnościach dotyczących nieruchomości.

Czy dokument z USC trzeba dołączyć do umowy?

Nie zawsze jest to konieczne, ale jest to praktyczne rozwiązanie. Można dokument jedynie okazać przy podpisaniu umowy albo wskazać w umowie, że został okazany najemcy. Jeżeli strony dołączają kopię, powinny zadbać o ochronę danych osobowych.

Czy urząd skarbowy może zakwestionować umowę przez zmianę nazwiska?

Sama rozbieżność nazwiska nie powinna być podstawą do kwestionowania umowy, jeżeli wynajmujący potrafi wykazać ciągłość tożsamości. Przy ewentualnych wyjaśnieniach przydatne będą umowa, dokument z USC i numer PESEL.

Podsumowanie

Zmiana nazwiska właściciela nie jest przeszkodą do zawarcia umowy najmu. W umowie należy posługiwać się aktualnym nazwiskiem, a poprzednie nazwisko wskazać dodatkowo, aby wyjaśnić dane widoczne w księdze wieczystej lub starszych dokumentach. Kluczowe znaczenie ma numer PESEL i dokument z USC potwierdzający zmianę nazwiska.

Dla bezpieczeństwa warto zawrzeć umowę na piśmie, wskazać numer księgi wieczystej, sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy i później zaktualizować dane w księdze wieczystej. Taka rozbieżność formalna nie powinna podważać ważności umowy, jeżeli strony potrafią jednoznacznie ustalić, kto jest wynajmującym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.